Os escritórios contábeis costumam ter uma rotina bastante atribulada, já que são inúmeros os processos que precisam resolver no dia a dia. Com isso, é normal que os profissionais dessa área busquem por alternativas que possam organizar a rotina.

Esse é um problema que tende a se agravar conforme a cartela de clientes cresce. E é justamente por isso que deve ser solucionado o quanto antes. Pensando nisso, falaremos no post de hoje sobre algumas dicas que podem ser implementadas para organizar os processos de um escritório de contabilidade. Confira e tire todas as suas dúvidas. Boa leitura!

Por que é importante organizar os processos de um escritório de contabilidade?

Não é preciso ir muito longe para entender o porquê da importância de organizar os processos de um escritório contábil. Isso porque é humanamente impossível conseguir bons resultados em um ambiente desorganizado, e principalmente com processos confusos.

Quando os processos de um escritório de contabilidade são organizados, alguns benefícios podem ser observados tanto a curto quando longo prazo. Tais como:

Melhoria na gestão no tempo

Este é um grande problema enfrentado, principalmente por escritórios de contabilidade. No entanto, quando os gargalos que estão impedindo o fluxo produtivo de funcionar normalmente são identificados, a gestão do tempo melhora sequencialmente.

Aumento da produtividade

Por meio de metodologias efetivas, a carga de trabalho dos colaboradores diminui de forma significativa, o que faz com que a eficiência do trabalho entregue seja amplificada.

Aumento da satisfação do cliente

Com os gargalos de tempo resolvidos e a produtividade dos funcionários amplificada, outro benefício que pode ser contemplado é a satisfação dos clientes, já que serão atendidos de forma mais rápida e eficaz.

Como organizar os processos de um escritório de contabilidade

As atividades exercidas em um escritório contábil costumam ser altamente complexas, e muitas vezes é por conta desse fator que a atenção precisa ser redobrada nesse ramo. Com isso, é possível também desenvolver grandes potenciais competitivos, que serão diferenciais para o seu escritório contábil. Para saber como aplicar a organização dos processos em seu escritório, acompanhe os passos a seguir.

Quais são os processos que compreendem a rotina do seu escritório de contabilidade

O primeiro passo para começar a organizar os processos do seu escritório de contabilidade é entender quais são e como funcionam. Com isso, é possível entender de forma ampla quais são as atividades que a empresa desempenha de forma interna. Bem como quais são as atividades consideradas como essenciais para o escritório, quais são os gargalos e as necessidades mais urgentes.

Para aplicar esse passo de forma efetiva em um escritório contábil, é preciso fazer um desenho dos caminhos de cada um dos processos, e fazer a classificação dos mesmos de acordo com a complexidade que possuem. Você pode fazer essa organização por cores, por exemplo.

Como está a comunicação interna do seu escritório de contabilidade

Você sabia que a comunicação interna da sua empresa é um grande fator que pode contribuir para o sucesso ou fracasso da mesma? Levando isso em consideração, considere a comunicação interna como uma estratégia que pode ser utilizada para ajudar a organizar os processos.

Isso porque, ao garantir que seus colaboradores se comuniquem de forma efetiva, você também contribuirá para que eles colaborem e se ajudem entre si, tudo em prol dos mesmos resultados e objetivos. Para isso, você pode implementar estratégias como:

  • Uso do e-mail corporativo;
  • Aplicativo de mensagens;
  • Diferentes canais de comunicação;
  • Mídias sociais corporativas;
  • Programas de chamadas em vídeos.

Compartilhe informações

Os escritórios contábeis possuem diversas planilhas que contêm informações financeiras importantes para o dia a dia, como listas, tabelas, modelos de documentos entre outros. Além de serem utilizados no desenrolar de muitos processos, esses documentos também podem ser muito úteis na execução das tarefas.

No entanto, em muitos escritórios de contabilidade, não são todos os funcionários que possuem acesso a esses documentos. Por isso, se você deseja organizar os processos do seu escritório de contabilidade, é importante incentivar o compartilhamento dessas informações entre os seus colaboradores.

Para isso, você pode implementar sistemas de gestão que facilitem o compartilhamento de informações. Com isso, elas podem ser acessadas por qualquer colaborador e de qualquer lugar. Além disso, outro benefício do compartilhamento de informações é a padronização dos processos, bem como a melhor organização dos mesmos.

Organizando as tarefas

Outro passo extremamente importante para organizar os processos de um escritório contábil é organizar as tarefas, pois com isso os processos se tornarão mais eficientes. Para isso, você pode aplicar algumas ações no dia a dia de sua empresa, tais como:

  • Especifique quais são as funções e as responsabilidades de cada colaborador, levando em consideração quais são as suas habilidades;
  • Estipule um cronograma de entregas, mas que possua prazos com tempo de sobra para dar conta de eventuais atrasos e/ou empecilhos;
  • Elabore um sequenciamento prático do fluxo de trabalho, pois ele ajudará a evitar o ócio e proporcionará eficiência;
  • Elabore uma lista que contenha as prioridades de tarefas urgentes para serem feitas.

Eliminando gargalos

Eliminar os gargalos processuais é fundamental para organizar os processos de um escritório de contabilidade. Eis alguns exemplos de gargalos processuais: trabalhos manuais, falta de capacitação profissional, ociosidade entre outros.

Para eliminar esses gargalos, comece conversando com os seus colaboradores. Eles ajudarão na identificação dos pontos que precisam de melhorias na rotina de trabalho. Além da identificação, peça também sugestões sobre como podem ser solucionados.

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