Época de declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF); se por um lado existe uma correria gigante para atender com qualidade todas as demandas que chegam juntas “aos 45 do segundo tempo”, de outro não se pode negar que é um excelente momento para ampliar a receita do escritório contábil.

Muito trabalho e estresse são esperados pelos profissionais contábeis para o período de Declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física – IRPF. A demanda de trabalho é muito grande e torna-se muito comum o contador não ter tempo para mais nada. Ao se aproximar ao prazo final para os contribuintes declararem isso tende a se tornar mais desafiador: é uma tendência para muita gente deixar para procurar o contador na última hora.

A ContaAzul para Contadores recomenda três ações práticas que os escritórios podem adotar para aproveitar ao máximo as oportunidades que esse momento trás, e que podem ficar escondidas debaixo da pilha de trabalho.

1. Firme um prazo para o receber os documentos do IR e comunique claramente

Os contribuintes podem entregar o IRPF a partir de 1° de março até 29 de abril de 2016 e o escritório precisa se organizar para atender todos os clientes até essa data. É altamente recomendável estabelecer e comunicar um prazo limite para o recebimento de todos os documentos. Pode-se inclusive adotar medidas para garantir que a informação não passe batida, como enviar por SMS, Whatsapp e principalmente por email acionando a função “aviso de leitura” (para garantir que o e-mail foi recebido e aberto pelo cliente). Além disso, reforce a mensagem em todos os meios de comunicação da empresa, incluindo um aviso em destaque no site do escritório, um post no blog (caso tenha) e adicionando um texto no perfil do Skype, por exemplo.

Também é importante deixar bem claro que os documentos enviados fora do prazo resultarão em taxa extra, como forma de encorajar atendimento dos prazos. E não deixe de citar as penalidades para os clientes que perderem o prazo oficial da Receita Federal:

A entrega da declaração fora do prazo ou a não apresentação do documento submete o contribuinte (pessoa física) à multa de 1% ao mês-calendário ou fração de atraso, calculada sobre o total do imposto devido, ainda que pago integralmente. O valor mínimo da multa é de R$ 165,74 e o valor máximo será de 20% do IR devido.

Fonte: Jornal O Estado de S. Paulo

2. Seja proativo em sua comunicação e use-a para educar e informar

O contador não precisa ser aquele quem só cobra e dá notícias sobre burocracias e obrigações. Pode ser também o parceiro que informa e educa as pessoas sobre como lidar com o fisco e as responsabilidades como contribuinte, oportunidades de ser mais eficiente, como evitar pagar mais imposto do que o necessário etc.

Que tal aproveitar suas comunicações para, além de solicitar os documentos com antecedência, oferecer uma sequência de materiais que orientem os clientes sobre a possibilidade de fazer um rascunho da declaração antecipadamente e informem as principais mudanças em relação ao IR do ano anterior, quais as diferenças entre os tipos de declaração, dicas de como poupar e o que fazer com a restituição

Que tal modernizar a maneira de se reunir com seus clientes? Uma boa ideia é utilizar recursos como Google Hangouts e GoToMeeting (versão de teste gratuita por 30 dias) e também opções pagas, como TreinaTom e Webex, para fazer reuniões pela internet.

Uma forma muito moderna e interessante de se comunicar é o Periscope, que permite transmitir um vídeo ao vivo para seus seguidores de forma integrada ao twitter. Muitos consultores têm utilizado esse recurso para comunicar tendências, dar dicas e se aproximar dos clientes de forma interativa.

Depois que o prazo de entrega da declaração chegar ao fim, não deixe o assunto esfriar: a partir do dia 2 de maio de 2016 já estará disponível a versão para rascunho da declaração de 2017 (pessoa física) no site da Receita Federal. Estimule o hábito de preencher o rascunho entre seus clientes já pensando no próximo ano.

Um tema interessante para comunicar com seus clientes, por exemplo, é que desde o dia 25 de fevereiro de 2016, o formato de rascunho da declaração só permite a importação dos dados. O preenchimento de novas informações só será possível a partir da liberação do rascunho 2017, em 2 de maio de 2016.

3. Seja diferente e criativo com seu plano de trabalho

Utilizando técnicas de gestão do tempo e ferramentas para o controle das tarefas o contador pode aproveitar todo o potencial de um bom planejamento e meticulosa organização, é possível organizar a rotina da sua equipe de modo a antecipar tudo o que for possível em relação à rotina de fechamento contábil e encerramento do exercício das MPEs. Assim, todo o tempo que ficar livre deve ser direcionado ao IR nos meses de março e abril.

Se o volume de declarações que seu escritório de contabilidade processa é muito alto, uma boa opção é montar um time focado no IR, mesmo que seja necessário contratar profissionais temporários para essa função. Nesse caso, você pode pensar no seu escritório como uma linha de produção: uma pessoa para receber e organizar os documentos e checar se não faltou nada, outra pessoa para digitar no sistema e outra para finalizar e transmitir a declaração. Será possível gerar mais receita para o escritório de contabilidade, dessa forma, pois será ampliada a capacidade de atendimento das declarações sem prejudicar demais o trabalho do dia a dia.

Uma boa prática que você certamente adota é resgatar as declarações feitas no passado e deixar as novas declarações pré-prontas no sistema, apenas importando os dados antigos e atualizando com os dados deste ano – é provável que os clientes do ano passado requisitem o serviço novamente. Com isso, sua equipe vai ganhar tempo para atender novos clientes e gerar mais receita.

Para o IRPF de 2016, onde os contribuintes declaram o ano-calendário 2015, há algumas mudanças. Uma delas é que a tecnologia foi aprimorada: será possível gravar e enviar as informações usando um único botão (e não mais um para salvar e outro para enviar). Para quem faz a Declaração Simplificada de Pessoa Jurídica (DSPJ), é importante destacar que as empresas inativas durante o ano-calendário 2015 também deverão apresentar sua declaração entre os dias 2 de janeiro e 31 de março de 2016, mas isso não inclui as empresas do Simples Nacional.

Além disso, agora é obrigatório incluir o CPF dos dependentes com mais de 14 anos (ao invés dos 16 anos, como era antes). O mesmo para os profissionais liberais como médicos, dentistas e advogados que prestaram serviços com despesa declarada. Tanto o profissional quanto seu cliente devem incluir os respectivos CPFs em suas declarações.

De forma planejada, esse período pode ser extremamente positivo para a saúde financeira do seu negócio! Organize-se e faça diferente neste ano!

Matéria inspirada em: https://contaazul.com/contabilidade/blog/imposto-renda-oportunidade-contabil/

Postagem:
retrato de Marcelo dos Santos, colunista ContaAzul

Formado em Ciência Contábeis, Marcelo dos Santos tem MBA em Administração Global pela Universidade Independente de Lisboa e MBA pela Fundação Getúlio Vargas. Ganhou diversos prêmios como o Marketing Company on Technology Marketing e Grandes Sacadas de Marketing. Atualmente, é Sócio & Head do ContaAzul para Contadores.

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