Como registrar funcionários: O guia definitivo

Normalmente, duvidas de como registrar funcionários permeiam no dia-a-dia das empresas como: Quais os documentos necessários para registro? Qual o tipo de contrato de trabalho? Como efetuar o cadastro?

Enfim, estas e outras duvidas serão abordadas neste artigo. Lembrando que, advertimos a necessidade de sempre consultar seu contador na hora de contratar e registrar funcionários.

1 – Escolha qual o tipo de contrato de trabalho:

 Contrato de experiência:

A CLT, em seu artigo 29, determina que ao empregador é dado o prazo de 48 horas para anotar a CTPS do empregado e devolvê-la. O desrespeito a esse prazo pode resultar em dano moral a ser reparado.

Com o contrato de experiência não é diferente. Ele deve ser registrado na Carteira de Trabalho e Previdência Social no mesmo prazo, 48 (quarenta e oito) horas.

Neste sentido, cabe mencionar que não há contrato de experiência verbal. Este contrato deve ser escrito e anotado na CTPS.

Prazo do contrato de experiência:

O contrato de experiência é bastante flexível quando ao prazo mínimo do contrato. A CLT nada fala acerca do prazo mínimo de contratação por experiência, sendo que pode ser de 1 dia, 10 dias, 20 dias, enfim, as partes é que decidirão de quantos dias serão o contrato.

A limitação que a lei impõe é quanto ao prazo máximo que, como adiantado no título deste artigo, não poderá exceder 90 (noventa) dias (art. 445, parágrafo único da CLT).

Importante mencionar que o prazo do contrato de experiência deve ser contado em dias, e não em meses. Portanto, não se pode dizer que são 3 meses o prazo máximo, mas sim 90 dias. E a contagem em dias garantirá uma melhor contabilização, tendo em vista que existem meses com menos de 30 dias (fevereiro), 30 dias (abril, junho, setembro e novembro) e mais de 30 dias (janeiro, março, maio, julho, agosto, outubro e dezembro).

Prorrogação do contrato de experiência:

A legislação trabalhista permite a prorrogação do contrato de experiência por uma única vez, a teor do artigo 451 da CLT.

Significa dizer que, em acordo com as disposições acerca do prazo do contrato de experiência, as partes podem firmar um contrato de 30 dias e prorrogá-lo, posteriormente, por até 60 dias, desde que respeite o limite de 90 dias totais.

Se o contrato for de 45 dias inicialmente, poderá ser prorrogado por até 45 dias (total de 90 dias).

 Contrato de trabalho: 

Passado-se o período de experiencia, automaticamente ele se torna um contrato de trabalho. É preciso ficar atento após o encerramento do contrato de experiência. Via de regra, o empregador tem 48 horas, ou dois dias úteis, improrrogáveis, para fazer as anotações na carteira de trabalho do novo funcionário.

2-Documentos necessários para registro de funcionários

  •  Ficha de Solicitação de Emprego ou Currículo: tal documento não é de caráter obrigatório, porém extremamente útil, servindo como declaração das veracidades das informações dadas pelo empregado, sendo importante que esteja assinada;
  •  Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas através de protocolo de recebimento e devolução da CTPS;
  •  Certidão de Casamento e de Nascimento dos filhos: Cópia dos documentos que servirão para a verificação de dados, concessão do salário-família e abatimento dos dependentes para efeito do Imposto de Renda;
  •  Cópia da Carteira de Vacinação dos filhos menores de 7 anos;
  •  Atestado Médico Admissional: Na admissão é requisito imprescindível e deve ser feito por conta do empregador, uma vez que através dele se verifica a capacidade física ou mental do empregado, conforme dispõe o art. 168, I, da CLT.
  •  Comprovante de escolaridade: Cópia do Atestado de escolaridade e ou capacitação;
  •  Comprovante de endereço residencial atualizado (xerox);
  •  Outros documentos (Xerox): Cédula de Identidade, CPF, Título de Eleitor, Certificado de Reservista, Cartão PIS (Programa de Integração Social);
  •  Foto 3×4 (para identificação no livro de registro de empregado)

3- Registrar o Funcionário:

  • Registrar na Carteira de Trabalho o vínculo empregatício anotando as seguintes informações: Dados do empregador, cargo, admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver;
  • Preencher a Ficha ou Livro Registro de Empregado com os dados do empregado é uma exigência legal imposta ao empregador (Artigos 41 a 48 da CLT).
  • Devolver ao empregado a sua CTPS em 48 horas;
  • Elaborar o Contrato Individual de Trabalho estabeleça um contrato de trabalho por escrito com seu empregado contendo expressamente: a data de início do contrato, a jornada de trabalho, horário de trabalho com intervalo para almoço ou jantar, o valor do salário, entre outras condições essenciais do contrato de emprego. Paralelamente a assinatura da CTPS é preciso assinar o contrato de trabalho.
  • Elaboração de Acordo de Prorrogação e Compensação de horas.
  • Preencher a ficha de salário-família: Documento utilizado para preenchimento do pagamento de salário família, a qual acompanha a certidão de nascimento e carteira de vacinação, deve ser preenchida sempre que o empregado tiver dependente menor de 14 (quatorze) anos de idade ou nos casos específicos determinados pela previdência social.
  • Preencher o Termo Responsabilidade de Salário Família: É parte integrante da ficha de salário família, servindo como declaração de responsabilidade pelas informações fornecidas pelo empregado.
  • Preencher a Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte: É utilizada sempre que o empregado possuir dependentes para imposto de renda, devendo ser também assinada pelo cônjuge.
  • Preencher o Termo de Opção do Vale Transporte: É previsão legal que o empregador deva conceder meios de transporte para que o empregado possa se descolar da residência ao local de trabalho. Pode o empregado também declarar que não precisa do vale transporte por usar outros meios para o deslocamento.

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