Com apoio da internet e da tecnologia, o contador
evita o retrabalho em tarefas braçais, automatiza processos, acelera rotinas, aumenta a segurança dos dados, eleva o controle de suas finanças, investe em marketing e se torna, cada vez mais, um aliado estratégico do empresário. Os processos contábeis estão cada vez mais digitalizados, inclusive por força do
SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital. Portanto, além de representar um esforço de modernização, ser digital também é adequar-se às exigências do fisco. Para que fique mais claro, nada melhor do que conhecer um
caso real, de empresa que deixou a planilha e a folha digital e se tornou, certo? Para falar sobre o assunto, a ContaAzul convidou
Lúcia Garcez, da Diretrizes Contabilidade. Ela nos revela o que a sua empresa fez para digitalizar-se, os benefícios percebidos e as vantagens em investir em processos 100% online. Acompanhe o passo a passo para se transformar em um contador digital e colocar sua empresa contábil em um novo patamar.
Contador digital: passo a passo
A rotina do contador não se torna digital da noite para o dia. É preciso
repensar toda a estruturação da empresa contábil para que a tecnologia facilite, favoreça e acelere o trabalho do escritório. Em primeiro lugar, é fundamental que os líderes da empresa se conscientizem de que investir em sistemas e processos totalmente digitais é algo que aumenta a lucratividade. Para essa transição, Lúcia Garcez enfatiza a importância da
participação do gestor: “É o decisor que precisa ter em primeiro lugar essa concepção de que tudo mudou, e que continua mudando. Ele precisa olhar para onde o mercado de contabilidade está indo e buscar implementar um projeto para digitalizar a contabilidade”. A partir dessa diretriz,viabiliza-se a digitalização dos serviços contábeis ao longo de três etapas distintas. Vamos nos aprofundar em cada uma delas:
Projeto
Como em todo novo desafio, não se pode começar sem que estejam respondidas as
questões básicas. O quê, quem, onde, quando e como fazer são aspectos que devem ser priorizados, servindo como um mapa para orientar as ações seguintes. É também na etapa do
projeto que é definido um cronograma, o qual, segundo Lúcia, deve ser seguido à risca. Outro ponto muito importante, de acordo com a gestora da Diretrizes Contabilidade, é que a empresa já tenha uma mentalidade voltada para o universo tecnológico. “Ser digital é uma mudança de filosofia”, diz a contadora, que também destaca a participação de todos para acelerar a implementação do projeto. “
Trabalho em equipe é essencial. A participação de todos é decisiva”, enfatiza.
Operacionalização
A contabilidade digital está fortemente ligada ao modelo americano de gestão, em que prevalece o “do yourself”, o “faça você mesmo”. Esse é um ponto muito importante a ser observado. Para a transição, é preciso saber colocar a casa em ordem. Erros elementares, como desconhecer o valor do
ticket médio, qual o produto mais vendido e outros encarecem e retardam a migração para o digital. Na Diretrizes Contabilidade,
um dos critérios para que um novo cliente seja aceito é justamente ter suas finanças já organizadas. Essa exigência se explica em função de uma característica da contabilidade digital, que é a menor demanda por mão de obra. Tarefas repetitivas, antes delegadas a um funcionário, passam a ser executadas por sistemas online, liberando as pessoas para focar em novos projetos. Assim, quem não estiver preparado para desenvolver suas próprias ideias terá mais dificuldade. Uma das vantagens em se ajustar ao cenário digital é percebida em
custos menores. “Reduzimos nossos honorários em até 60% em alguns casos. Depois de digitalizar, percebemos que o tempo exigido para atender certos clientes caiu drasticamente, então nos reunimos e decidimos que o valor cobrado deveria se ajustar à nova realidade”.
Crescimento
Uma vez que o projeto seja implementado e a parte operacional esteja em atividade, é hora de aumentar o portfólio de clientes. Sobre essa ampliação da cartela de clientes, Lúcia dá mais uma dica: “Na Diretrizes, nós segmentamos nossos clientes não por porte da empresa ou por faturamento, mas por nível de organização. Se não estiver com as finanças organizadas, não é interessante para nós”. É importante destacar que não se trata de exigir que o cliente faça o trabalho da contabilidade. Na verdade, a exigência por organização financeira é um
elemento básico, sem o qual nenhuma empresa poderá projetar o
crescimento.
Contador digital otimiza processos
Entre os muitos benefícios advindos da digitalização, certamente o que mais se destaca é a otimização de processos. “Me chamou muito a atenção que, no final, as funcionárias estavam maravilhadas. Elas passaram a chegar à empresa sorrindo, dizendo que passaram a fazer em dez minutos o que antes levava um ou dois dias”. Economia de tempo é um ativo que deve ser valorizado, até porque, no Brasil, as empresas gastam, em média,
1958 horas por ano só para dar conta de obrigações acessórias e outros procedimentos. Empresas contábeis lidam o tempo todo com o recebimento de arquivos por parte de clientes. Notas fiscais, extratos bancários e
controle de estoque são alguns dos muitos documentos recebidos todos os dias. Reorganizar um volume tão grande de material seria
desperdiçar tempo. Por isso, a contabilidade digital responde a esse desafio por meio da integração de sistemas, o que em última análise resulta em processos mais ágeis. Menos trabalho também torna a demanda por mão de obra menor, pelo menos para as tarefas repetitivas. “Reduzimos o quadro de funcionários de 25 para 12, apenas porque as tarefas passaram a ser automatizadas”, diz Lúcia.
Mais tecnologia e menos papel
Fazer mais com menos. Essa é outra característica que faz da
digitalização um avanço para empresas contábeis. Uma prova do enxugamento provocado pela implementação de processos digitais é a redução drástica no volume de papel. “Depois de concluir nossa digitalização, reciclamos meia tonelada de papel. Esse corte, inclusive, representou nossa virada, ou seja, simboliza o dia em que deixamos de ser analógicos para nos tornarmos digitais. Em seguida, devolvemos para nossos clientes mais uns 500 quilos de papel em documentos. Desde então, não existe mais papel na Diretrizes. Hoje, tudo é importado digitalmente, salvo no Dropbox ou em nossos sistemas eletrônicos”.
Contabilidade consultiva
Uma vez que
deixa de perder tempo com processos repetitivos, o contador digital ganha espaço para atuar junto ao cliente de forma
estratégica. É a contabilidade consultiva, na qual o profissional ganha muito mais relevância, já que se coloca em condição de apontar para o seu cliente possíveis oportunidades de redução de custos, de expansão de negócios e gargalos da gestão. Ninguém melhor do que o contador para avaliar os resultados financeiros, interpretá-los e devolver ao cliente análises preditivas sobre a performance de seu negócio. Assim, é possível
agregar valor sem aumentar os custos. Na verdade, como vimos, é possível até mesmo reduzi-los, já que a contabilidade digital permite fazer mais em menos tempo e com diminuição de despesas. É assim que a empresa contábil mostra ainda mais valor para o empresário. Em vez de cumprir o que parece ser apenas uma obrigação, o contador digital se torna essencial na tomada de decisões. Dessa forma, a contabilidade vai além do registro de dados, do cumprimento de exigências fiscais e da resposta a questões tributárias do cliente. É possível auxiliar ainda mais o empreendedor a aumentar suas vendas, expandir o negócio e a evitar problemas oriundos do
tempo escasso para lidar com as finanças e com os números da empresa.
A segurança das informações
Aprofundar a dependência da internet pode suscitar dúvidas. Afinal, o que aconteceria se a rede caísse ou houvesse algum problema nos servidores? Lucia Garcez esclarece: “Ao longo de três anos em que entramos definitivamente na era digital, jamais tivemos qualquer tipo de problema causado por falhas no sistema”. A
organização de sistemas digitais está ligado ao uso intensivo do
armazenamento na nuvem, o que significa menor sujeição a servidores próprios, sempre expostos a acidentes, aquecimento ou falhas na operação. Com a cloud computing, o tráfego de informações e arquivos pode migrar de um equipamento para o outro, caso seja detectada pane ou mal funcionamento. Backups periódicos também garantem a integridade dos dados, minimizando ainda mais os riscos de perda de informação.
ContaAzul para o contador digital
Talvez você tenha percebido, ao longo do artigo, que a operacionalização da contabilidade digital é
muito simples. Na verdade, tudo vai depender do sistema que for utilizado para importar arquivos, envio de informações, integração de dados com o financeiro e outras tarefas. Nesse sentido, a gestora da Diretrizes Contabilidade ressalta a importância de um sistema de gestão. “Em nossa empresa, além da organização financeira, determinamos como critério para aceitação de clientes a aquisição de um sistema de gestão financeira e contábil”. Já que o sistema é tão importante, contar com um que seja simples de utilizar garante ainda maior
agilidade na gestão dos processos. A ContaAzul é hoje a plataforma mais fácil e amigável de ser implementada. Sua interface intuitiva já deixa claro para o contador o que precisa ser feito e como fazer, não deixando dúvidas quanto aos processos fundamentais. “Em qualquer outro sistema, para fazer uma Nota Fiscal Eletrônica, você precisa realizar uma série de cadastros. Já no ContaAzul é tudo muito mais simples, e é isso que nos encanta e aos clientes a quem indicamos o software”, atesta Lúcia Garcez. Seja com a ContaAzul ou outras soluções da área, o contador precisa se tornar digital cedo ou tarde. É isso que mostra a
experiência de clientes como a Diretrizes Contabilidade. Não se trata apenas de redução de custos, mas do aumento da competitividade, da diminuição dos processos operacionais, da possibilidade de captação de novos clientes e do
reposicionamento estratégico para fazer o cliente crescer. E para que tudo isso seja possível, é imprescindível contar com as parcerias certas. Você já escolheu a sua?
