A ato rotineiro de fazer uma conciliação bancária é a melhor maneira de evitar surpresas financeiras em uma empresa.

O processo consiste na comparação entre o saldo presente nos dados bancários e aqueles informados nas anotações internas do estabelecimento.

Através da análise e cruzamento dessas informações, é possível identificar todas as entradas e saídas de caixa, bem como, possíveis falhas, fraudes, valores não compensados e até mesmo, compras que foram canceladas.

Resumidamente, o procedimento consiste na comparação entre o saldo existente na conta bancária e o balanço interno de um empreendimento.

Apesar de se tratar de uma atividade simples, é uma prática essencial para a saúde financeira de qualquer tipo de negócio.

Essa importância pode ser ressaltada por meio de uma pesquisa realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), na qual foi possível perceber que 25% das empresas no Brasil fecham por falta de planejamento.

Em outras palavras, o entendimento apenas sobre o processo de abertura de uma empresa não é o único passo necessário, muito menos a garantia de geração de lucros.

Apesar disso, muitas pessoas inseridas neste universo continuam com o pensamento de que valores baixos como as tarifas bancárias, não causam um grande impacto nas contas, logo, no comparativo de despesas e lucros.

O cuidado e atenção em saber minunciosamente os detalhes dessas informações, ajudam em investimentos extras no próprio negócio.

O que é a conciliação bancária?

Como dito anteriormente, este se trata de um processo de gestão financeira que visa fazer um comparativo de dados referentes às entradas e saídas de uma empresa, tanto daquelas dispostas no extrato bancário, quanto nas informações de controle interno.

Para se ter um exemplo mais claro, imagina que você seja o proprietário de um restaurante.

Na quinta-feira teve vendas no valor de R$ 500,00 pelo cartão de débito, na sexta-feira vendeu R$ 300,00, e no sábado R$ 400,00.

Não imposta qual o sistema utilizado na sua empresa para fazer o controle interno desses dados, seja ele por uma planilha de Excel, um software de controle de caixa, ou até mesmo, manuscrito.

Ao final da semana é necessário confirmar se estas quantias pagas pelos clientes, realmente entraram na conta corrente da empresa.

Para analisar cada informação, você emite o extrato da conta bancária e compara todos os dados nele dispostos, com as entradas e saídas anotadas no gerenciamento interno.

Isto é a conciliação bancária! Vale ressaltar que a análise também se adequada às demais formas de pagamento como aquelas feitas por boleto bancário e cartão crédito, além dos valores pagos pela empresa como a emissão de cheques a fornecedores, débito automático em conta, prestações, empréstimos, entre outros.

Para que serve?

O objetivo principal da conciliação bancária é verificar possíveis inconsistências de dados presentes no controle financeiro de uma empresa, método que é confirmado ao verificar o saldo disponível em conta em contrapartida com as informações do registro interno.

A fim de evitar que muitos empreendedores negligenciem esta importante parte da gestão empresarial, os principais pontos da conciliação bancária podem ser identificados pela:

– Identificação de fraudes internas;

– Controle efetivo das movimentações financeiras;

– Garantia de um saldo bancário confiável;

– Melhorias no planejamento orçamentário;

– Melhorias na previsão de fluxo de caixa.

Identificação de fraudes internas

Grandes problemas em uma empresa podem ser evitados através de uma simples planilha bancária.

Um exemplo que se sobressai são as possíveis fraudes internas ocasionadas por depósitos em dinheiro feitos com valores que não condizem com a realidade, até mesmo em casos de cheques não compensados ou não depositados na conta.

Controle efetivo das movimentações financeiras

Somente através da conciliação bancária, será possível ter uma visão nítida sobre a real movimentação financeira de um negócio, podendo identificar se a empresa trabalha com saldo positivo ou negativo.

O primeiro passo e o mais importante é fazer o monitoramento constante do fluxo de caixa, fortalecendo ainda mais este controle caso possa ser feito diariamente ou semanalmente.

Para isso, além das simples planilhas bancárias, o empreendedor ainda pode buscar pela ferramenta mais adequada a auxiliá-lo neste processo.

De acordo com um estudo da Folha de S. Paulo, algumas ferramentas que podem facilitar a conciliação bancária, são: Quick Books (Zero Papes), Conta Azul, Nibo e Bling.

Garantia de um saldo bancário confiável

Ter plena certeza do valor presente em caixa, evita os famosos ‘achismos’ que podem influenciar na tomada de decisões precipitadas e errados, como, o investimento em novos equipamentos, ampliação de espaço, quitação de empréstimos, entre outros pontos.

O planejamento orçamentário permitirá fazer previsões sobre o futuro da empresa, no intuito de aproveitar ao máximo as informações obtidas e usar os lucros com sabedoria.

Melhorias no planejamento orçamentário

Consistido em planejar receitas, despesas, custos e investimentos de uma empresa, estar ciente do valor em caixa contribui da execução de um planejamento a longo prazo.

Quanto mais controle o empresário tiver sobre o saldo bancário, bem como, as movimentações, melhor será para a projeção de um orçamento estável e finanças capazes de se alinha às metas do estabelecimento.

Melhorias na previsão de fluxo de caixa

Mais um ponto positivo da conciliação bancária pode ser percebido através da colaboração para um caixa saudável que transmita a real situação financeira da empresa.

Além disso, permite que gastos excessivos sejam evitados e contribui com o cumprimento das obrigações fiscais.

O procedimento também facilita mediante a integração do processamento dos dados, uma vez que, quando feitos de forma separada, pode haver a perda de informações importantes.

Deste modo, as chances de divergências entre um registro e outro, são mínimas.

Diferença entre conciliação financeira e fluxo de caixa

As dúvidas sobre estes dois processos permeiam a mente de muitos empresários.

Assim, faz-se necessário destacar que, o fluxo de caixa se trata de todos os registros sobre o que a empresa paga e recebe.

Este controle é necessário para identificar se o negócio está sendo prejudicial ou benéfico ao proporcionar lucros.

Conciliação Bancária

A rotina em registrar toda a movimentação financeira é importante para evitar que algum valor seja esquecido no meio do caminho.

Um exemplo simples pode ser notado ao fazer uma venda no valor de R$ 200,00, e no mesmo dia, pagar R$ 100,00 para um fornecedor.

Ainda que a conta sobre o saldo positivo de R$ 100,00 seja simples e pareça fácil de grava mentalmente, ela pode ser facilmente esquecida ao longo dos dias.

Como monitorar o fluxo de caixa

– Manter os registros organizados: o simples ato de separar as contas pagas daquelas a receber, agrupando por categorias como: impostos, despesas fixas, entre outras, economiza muito tempo durante a análise.

– Estabelecer uma rotina: esta pode ser determinada ao estabelecer dias e horários para fazer a verificação dos dados, seja diariamente, semanalmente ou mensalmente.

– Criar relatórios: eles podem ajudar na visualização e percepção das entradas e saídas da empresa.

– Auxílio de softwares: a utilização de sistemas específicos para este procedimento pode facilitar e contribuir com a demanda.

Como fazer uma conciliação contábil

Este é o termo específico utilizado pelas empresas ao se referir à conciliação bancária.

Por outro lado, ainda que tenham o mesmo objetivo para comparar os dados lançados, podem ser usadas para diferentes funções.

Neste caso, a conciliação contábil pode se aplicar na comparação específica da contabilidade de uma empresa, por exemplo: tributos, impostos e folhas de pagamentos, e não apenas sobre as movimentações diárias.

Através da conciliação contábil é possível:

– Evitar problemas tributários;

– Contribuir para o balanço patrimonial;

– Assegurar que os valores declarados estão corretos.

Entretanto, existe a maneira mais indicada para realizar este procedimento, que pode ser pelo:

– Bom controle financeiro alinhado aos relatórios e planilhas;

– Listar todas as contas bancárias utilizadas pela empresa;

– Ter um período de análise definido e cumpri-lo, seja a cada mês, trimestre, semestre ou anualmente;

– Corrigir divergências apresentadas na conciliação, seja ao entrar em contato com o banco, ou solicitando a ajuda de um contador;

– Enviar a análise ao contador para que possa ser utilizada no futuro se necessário, como em ações judiciais, por exemplo.

Planilha de conciliação bancária

Ainda que todo procedimento novo parece difícil e assustador, nada como a prática diária para mostrar o quão simples pode se tornar todo o processo.

A planilha feita pelo Excel ainda é o modo mais simples de dispor todas as informações financeiras de uma empresa, por permitir a criação de diferentes fórmulas matemáticas que, quando aplicadas, informam o resultado automaticamente.

Outro simples modelo de conciliação bancária, se trata do documento sugerido pela Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) do Espírito Santo.

Este método pode ser elaborado pelo até mesmo pelo Word, distribuindo os dados em campos específicos sobre as despesas e faturamento da empresa.

Conciliação bancária automática

O exemplo citado acima se trata da conciliação bancária manual, que pode ser feito pelo próprio empreendedor ou por algum funcionário da empresa.

Contudo, dependendo do intenso fluxo de caixa, este processo se torna mais difícil, uma vez que os dados não incluem apenas os recebimentos e pagamentos.

Ao contemplar tarifas e impostos bancários, multas, juros, descontos, lançamentos não identificados, pagamento de salários e comissões, a contabilização pode ser feita através de um sistema automático.

O software permite que o extrato bancário seja gerado e integrado ao sistema, além de fazer um comparativo de todos os dados lançados a longo prazo, e fornecer o resultado sobre a análise desses valores.

Além de evitar possíveis falhas, o software contribui na:

– Otimização do tempo de execução da referida tarefa;

– Aumento da produtividade da equipe;

– Controle sobre a movimentação financeira da empresa;

– Geração de relatórios financeiros precisos e automatizados;

– Controle de chargebacks (cancelamento de vendas);

– Segurança financeira.

Benefícios do auxílio contábil neste processo

Uma empresa financeira é o braço direito de toda gestão de negócios, sendo essencial desde o momento inicial de abertura da empresa.

Ainda que essa parceria seja obrigatória para todas as empresas, com exceção do MEI, o contador é o profissional que irá auxiliar em questões sobre:

– Escrituração contábil e tributária: Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE), registro de apuração dos impostos, balancete, balanço patrimonial, conciliação bancária;

– Entrega das obrigações acessórias: Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF), Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), entre outros.

– Assuntos trabalhistas: através da emissão de guias do INSS, FGTS e do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRF), processamento da folha de pagamento, preenchimento do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), etc.

– Emissão de certidão negativa de débitos;

– Planejamento tributário;

– Assessoria em gestão financeira.

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