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Quando o assunto é financeiro, qualquer erro nas contas da empresa, por menor que seja, pode gerar uma bela dor de cabeça, não é mesmo? E por consequência, o retrabalho é inevitável para corrigir o problema.
E nem sempre é uma tarefa rápida ou fácil, afinal ainda será preciso identificar a fonte do problema. Por isso, nada mais inteligente do que desenvolver uma conciliação contábil para garantir que isso não aconteça.
Conciliação contábil é a ação de comparar os valores debitados e creditados nas contas de uma organização, para verificar a ocorrência de divergências tributárias e assegurar a precisão contábil. O processo pode ser realizado da maneira mais conveniente para a empresa, seja mensal, trimestral, semestral ou anualmente.
A contabilidade é um setor que exige muita cautela e atenção, uma vez que administra um volume de dados essenciais para o funcionamento da empresa. Se você quiser saber mais sobre a sua importância e atuação, recomendamos a leitura deste material a cerca de contabilidade integrada.
E para te ajudar a entender melhor essa prática comparativa, preparamos este post com o passo a passo para fazer uma conciliação contábil eficiente na sua empresa. Boa leitura!
Assim como já dissemos, conciliação contábil é a análise comparativa do saldo das contas de uma empresa e sua respectiva movimentação. Por meio da conferência do que entra e do que sai, a empresa é capaz de verificar a existência de erros que possam comprometer os valores finais do balanço patrimonial e corrigi-los.
As informações contidas internamente, tais como relatórios financeiros, demonstrativos, controles de empréstimos e investimentos, fluxo de caixa, folha de pagamento, dentre outros, são usados como referência para essa análise.
A conciliação contábil traz a garantia de que os valores trabalhados estão em perfeita harmonia e que nenhum saldo está sendo negligenciado diante das tributações.
A conciliação contábil cuida da saúde financeira da organização; por meio dela, erros, divergências e até fraudes podem ser solucionados. Em outras palavras, a análise comparativa ajuda a empresa a se prevenir de problemas financeiros e judiciais, reforçando a necessidade de executá-la Independentemente da frequência.
Grosso modo, a conciliação contábil é importante para:
Confira o passo a passo de como fazer uma conciliação contábil apropriada para a sua empresa.
O primeiro passo é trabalhar o controle financeiro. Antes de partir para a conciliação contábil em si, você deve assegurar que a gestão financeira da sua empresa esteja funcionando perfeitamente.
Ou seja, o fluxo de caixa, as planilhas de acompanhamento de juros, as atualizações sobre empréstimos ou pagamentos bancários, os boletins de caixa, dentre outros, devem estar circulando conforme registro.
É de extrema importância que eles estejam sob controle, até mesmo para evitar erros como a duplicação de lançamentos, a apuração indevida de impostos ou outros problemas que gerem autuações fiscais.
O segundo passo é elencar todas as contas bancárias da organização. É uma tarefa simples, mas que deve ser feita com atenção. O esquecimento de qualquer uma delas pode destruir toda análise. Portanto, dedique um tempo para listar as contas que a empresa possui, identificando-as por tipo, agência, número da conta, dados cadastrais, saldos, etc.
É um erro usar contas pessoais para fins profissionais, então jamais faça uso compartilhado. Além de dificultar a conciliação contábil, essa repartição ainda pode variar as taxas de juros, bagunçar extratos bancários, confundir as formas de investimento, e assim por diante.
Com o controle financeiro em dia e as contas bancárias elencadas, agora é preciso definir o período em que a conciliação contábil será feita. O tempo de análise pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual, cada empresa definirá a sua demanda.
Se for a primeira conciliação contábil da sua empresa, a análise anual é um erro. O volume de dados a serem comparados e o tempo dedicado para a atividade podem desanimar a equipe, comprometendo a qualidade da conciliação. Portanto, comece pela mensal.
Assim, todos as etapas serão executadas de forma eficiente, exibindo os resultados com segurança.
O quarto passo é começar a comparação de dados, e todas as informações devem ser compatíveis. Esteja atento para possíveis armadilhas: mesmo que um valor não seja debitado no dia do pagamento, o fluxo de caixa deve contabilizar esse valor no dia de entrada. Detalhes como esse fazem toda diferença, por isso é preciso muita atenção.
Vale ressaltar também que erros no lançamento de dados podem acontecer tanto por parte da instituição financeira quanto pelo controle interno da empresa, seja uma falha de digitação ou pagamento indevido. Por isso, use sempre o documento original como referência para a comparação.
Identificados os erros entre as contas e os controles internos da empresa, é hora de corrigi-los. Faça os devidos ajustes e assegure a veracidade dos documentos financeiros da sua empresa.
Outro ponto importante é entender a raiz do problema, compreender por que tal erro existiu. Só assim você será capaz de evitar que ele volte a acontecer. Para facilitar a gestão do conhecimento, documente essa experiência com todos os detalhes, da identificação a correção do problema.
Feito tudo isso, basta enviar o documento para a contabilidade, onde as medidas serão registradas.
A conciliação contábil é uma medida inteligente de precaução que garante um controle adequado das tramitações tributárias e a saúde financeira da organização. A ação comparativa assegura a efetividade das operações, conformidade legal e balanço patrimonial fidedigno.
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