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Muitos acreditam que a gestão de contratos se limita ao arquivamento do documento em um armário ou no disco rígido de um computador.
Entretanto, ela vai muito além do armazenamento e acompanha o documento desde a sua criação até seu encerramento com o objetivo de torná-lo mais vantajoso para seu negócio.
O profissional que preza pela boa gestão contratual conquista um relacionamento mais saudável, transparente e confiável com seus clientes, parceiros e fornecedores.
Daí a importância de saber gerir contratos.
Neste artigo, trazemos as 8 melhores estratégias para aproveitar os benefícios da gestão de contratos e evitar que erros sejam cometidos, de forma a proporcionar mais segurança ao seu cumprimento e diminuir o risco de cláusulas ambíguas, abusivas ou prejudiciais.
Boa leitura!
O teor dos contratos é o primeiro fator a ser analisado pelas partes, já que quaisquer erros podem trazer dores de cabeça futuras ou prejudicar seu negócio.
Para evitar esse problema você deve:
Caso o acordo tenha termos técnicos, solicite apoio de especialistas na área para esclarecê-los e até mesmo inclua um glossário para eliminar dúvidas.
Outra questão relevante consiste no equilíbrio entre as partes.
Há pessoas que acreditam que um bom contrato é vantajoso apenas para elas, porém, isso prejudica a confiança e impede a criação de uma parceria duradoura.
Por fim, tenha certeza de que seu negócio é capaz de cumprir com tudo que foi acordado.
Também, discrimine claramente as penalidades e multas que serão aplicadas caso alguma cláusula seja quebrada, a fim de que o contrato seja uma garantia ao seu negócio.
É possível que contratos sofram alterações durante a sua vigência, como correção das tarifas depois de transcorrido um determinado período de tempo.
Para que você não seja surpreendido com modificações repentinas, é importante monitorar o acordo para saber exatamente quando e como as condições mudarão.
Mesmo que as alterações estejam previamente acordadas, elas não podem ser esquecidas, caso contrário seu negócio poderá ter as contas desequilibradas.
Por exemplo, é possível que você tenha contratado um serviço contábil pelo preço X nos primeiros seis meses, mas esse valor mudará após o prazo.
Nesse caso, inclua a mudança no seu planejamento financeiro e garanta que terá o capital necessário para arcar com o pagamento.
Antecipe renovações quando um contrato estiver próximo do seu prazo de encerramento.
Você poderá conferir se tudo que estava previsto foi cumprido pela outra parte, encontrar pontos de melhoria e fazer alterações para tornar o documento mais vantajoso.
Recomendamos que um contrato seja estudado meses antes de seu encerramento, isso permite a conferência dos seus planejamentos estratégicos ou financeiros e o estudo da viabilidade de renovação.
A organização trata-se da forma como os documentos são arquivados dentro da sua empresa.
Essa é uma questão negligenciada por muitos profissionais, porém, é fundamental para a boa gestão contratual.
Por exemplo, caso seja necessário revisar um contrato e verificar seus prazos, a boa organização é crucial para garantir que você o localize rapidamente.
Os contratos precisam estar em um local de fácil acesso e ser separados de acordo com sua natureza, como os acordos firmados com clientes, fornecedores, parceiros, governo etc.
Após, categorize-os conforme a data de vencimento.
É comum que pequenos empreendedores e autônomos armazenem os contratos em escrivaninhas ou armários.
Entretanto, é recomendável utilizar a tecnologia a seu favor e implementar um sistema de gestão documental.
Um programa especializado permitirá que você encontre mais facilmente as informações em cada contrato, emitirá alertas sobre os prazos, organizará e categorizará os documentos automaticamente, entre outros recursos.
Outra ferramenta tecnológica é o certificado digital, instrumento que permite realizar a assinatura digital com a mesma validade jurídica que as assinaturas físicas.
Isso elimina a necessidade de reconhecer firma em cartório, facilita o seu envio para outras pessoas, minimiza o uso do papel e possibilita que o documento seja armazenado virtualmente.
Durante a gestão contratual, entre em contato com a outra parte para tentar obter receitas antecipadas — como entradas ou parcelas — e renegociar suas dívidas — aumentando seus prazos ou reduzindo o montante a ser pago.
Essas atitudes podem gerar resultados mais positivos para as finanças corporativas e criar diferenciais competitivos para que sua empresa se destaque perante a concorrência.
Um relatório de consulta informa os profissionais sobre os impactos que os contratos têm sobre o resultado final da organização.
Você poderá entender se as cláusulas foram cumpridas ou não, bem como quais foram os ganhos ou as perdas financeiras que a parceria gerou ao negócio.
Para isso, tenha um sistema de gestão que faça o cruzamento de dados entre todos os setores e departamentos e, ainda, permita que seus colaboradores ou sócios gerem os próprios relatórios.
Aliás, o relatório fará com que você tome as decisões mais acertadas em relação às contratações, identifique acordos prejudiciais e assegure os mais benéficos.
A nossa última dica é engajar toda sua equipe para fazer a gestão eficiente dos seus contratos.
Assim, é possível garantir que todas as demais recomendações sejam seguidas e que as vantagens sejam aproveitadas.
Para engajar o pessoal nessa atividade, promova reuniões para explicar o que é a gestão contratual, quais são os seus benefícios para o negócio e como é possível fazê-la no campo prático, expondo as mesmas técnicas listadas neste conteúdo.
Ao seguir as nossas dicas, você conseguirá fazer uma boa gestão de contratos no seu negócio e assegurar que os acordos sejam os mais benéficos possíveis.
Entretanto, lembre-se de que será preciso modernizar o negócio e fazer com que todos os envolvidos adotem as novas tecnologias.
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Fonte: We Cont
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