Conheça a importância do Sped e dos livros contábeis

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Todos os dados referentes aos mais diversos aspectos da rotina empresarial precisam ser registrados nos livros de escrituração contábil, os quais devem ser transmitidos para a Receita Federal através do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). 

Estes livros se tratam de documentos responsáveis por guardar informações desde a venda de produtos ao controle de estoque, bem como os lucros e eventuais prejuízos sofridos pelo empreendedor. 

Obrigação 

De acordo com a legislação brasileira, todos os comerciantes estão obrigados a seguir algum registro de escrituração contábil, o que resulta na manutenção destes livros que são essenciais para a saúde financeira da empresa dentro da legalidade, por isso que alguns documentos contábeis são obrigatórios. 

No entanto, ainda que o envio de alguns livros contábeis não seja obrigatório, é importante não negligenciar a manutenção dos mesmos, uma vez que, eles podem ser relevantes para o auxílio da gestão e controle das entradas e saídas. 

Neste sentido, há a obrigatoriedade de exercer a Escrituração Contábil Digital (ECD), que deve ser enviada pelo Sped e consiste na compilação de todos os documentos eletrônicos no formato digital, tais como: 

  • Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Diário Geral 

Este é integrado pelo termo de abertura, diário, balancete, demonstrações (Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados – DLPA, Demonstração do Fluxo de Caixa – DFC, Demonstração do Valor Adicionado – DVA, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido – DMPL, Demonstração de Resultado Abrangente – DRA, Demonstração do Resultado no Exercício – DRE), balanço patrimonial, notas explicativas e termo de encerramento. 

Diário de escrituração resumida 

É importante ressaltar que o livro diário se trata de uma obrigatoriedade pela legislação comercial e, é responsável por registrar todas as operações diárias da empresa em conformidade com as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC).

No entanto, como o próprio nome sugere, o diário de escrituração resumida consiste na compilação de somente as principais movimentações da empresa.

Diário auxiliar 

Este documento contém os lançamentos individuais de todas as operações registradas no diário de escrituração resumida, previsto no § 1º do art. 1.184 da Lei nº 10.406/2002 (Código Civil).

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Razão auxiliar 

Também conhecida como livro razão, este documento consiste em uma obrigatoriedade perante a legislação comercial, e é escriturado com o intuito de assegurar o fluxo analítico das contas apresentadas no livro diário e constantes do balanço. 

Na prática, este livro compila todos os registros contábeis da empresa ao utilizar o método de partidas dobradas, que certa vez, foi descrito por Luca Pacioli no livro “Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalitá”, em 1994, o qual se tornou em um sistema padrão bastante utilizado pelas empresas para efetuar um registro eficaz das transações financeiras, uma vez que, o livro possui um “índice” direcionado para todas as transações realizadas dentro da companhia. 

Livro de balancetes, diários e balanços 

É neste documento que devem ser escriturados todos os fatos contábeis responsáveis por fatores que possam resultar em alguma alteração no patrimônio da entidade, o qual se refere ao documento que comprova a sua existência. 

Quem é obrigado a enviar a ECD?

As empresas optantes pelo lucro real, lucro presumido, sociedade em conta de participação (SPC), bem como aquelas que precisam entregar os livros auxiliares do sócio ostensivo e demais pessoas jurídicas diante de determinadas situações são obrigadas a declarar a Escrituração Contábil Digital (ECD), conforme disposto na Instrução Normativa RFB 1.252/2012. 

Quando enviar a ECD?

Normalmente, a ECD precisa ser entregue todo mês de maio, no entanto, recomenda-se que as empresas mantenham os livros do Sped atualizados a cada mês.

Assim, é possível observar uma vantagem bastante relevante no envio da ECD e que pode ajudar a evitar riscos no sentido de que as empresas obtenham um bom certificado digital, isso inclui o planejamento das ações futuras, uma vez que o documento é responsável pela manutenção de maneira prática e segura de todos os dados armazenados, os quais podem ser acessados mediante um único clique em qualquer dispositivo com acesso à internet. 

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Por Laura Alvarenga