A maioria dos profissionais de contabilidade não sabem mas poderiam evitar uma série de problemas com o fisco se dessem mais atenção aos livros contábeis, até porque essa obrigatoriedade é exigida por lei, pois, a escrituração dos livros possibilita que os gestores utilizem seus dados financeiros e econômicos como um diferencial estratégico para estarem à frente da concorrência. 

Na matéria de hoje vamos explicar quais e o que são os livros contábeis

O que é livro contábil? 

São registros de caráter econômico e financeiro utilizados por uma empresa, o seu principal objetivo é registrar todos os fatos contábeis que ocorreram em seu negócio durante o ano. 

Este livro é obrigatório para todas as pessoas jurídicas, com exceção dos microempreendedor individual,  portanto as pessoas jurídicas estão obrigadas a seguir um sistema uniforme de escrituração contábil.

Se você tem dúvidas sobre este assunto, listamos 5 principais livros obrigatórios da contabilidade. 

Livro Diário 

Este livro registra todas as movimentações contábeis que existe em uma empresa, nele é descrito tudo o que altera a situação patrimonial de uma organização. 

Estes registros são feitos em ordem cronológica, respeitando a natureza de suas ocorrências, desde o primeiro até o último dia de cada exercício contábil.

Quais são as formalidades exigidas para sua escrituração? 

  • Todos os lançamentos realizados deverão estar registrados em ordem cronológica;
  • Cada lançamento deve conter os seguintes componentes: data e local, conta a ser debitada, conta a ser creditada, histórico e valor.
  • O livro deverá estar encadernado, ter todas páginas numeradas, e não poderá conter rasuras, emendas ou borrões;
  • O livro deverá estar escriturado em língua portuguesa e moeda nacional e não poderá conter espaços ou linhas em branco;
  • O livro deverá conter os termos de abertura e de fechamento, sendo obrigatório o seu registro no órgão competente, seja junta comercial ou cartório.

Logo após essa elaboração, todos os registros servirão de base para ser feito o balanço patrimonial de sua empresa. 

Livro Razão 

Este livro também é obrigatório e controla de maneira individual o saldo de todas as contas patrimoniais que foram descritas no Livro Diário. 

Sendo assim é possível conhecer todos os registros contábeis que possam estar em aberto. 

Como todos os documentos importantes da contabilidade, a atual legislação exige que esse livro contábil esteja disponível para consulta pelo período mínimo de cinco anos após o fim do exercício, para realização de eventuais consultas posteriores, caso for necessário. 

Qual a sua estrutura ? 

O Livro Razão é um livro que controla contas  patrimoniais de forma individual, sua estrutura contém as seguintes características: 

  • cada uma das contas registradas no Livro Diário terá uma folha de controle exclusiva no Livro Razão;
  • todos os lançamentos deverão conter as seguintes colunas: data e histórico para os lançamentos a débito e, igualmente, data e histórico para os lançamentos a crédito.

O princípio de operacionalização do Livro Razão é muito semelhante aos calculados elaborados via razonetes. 

A importância deste livro se dá pelo fato que é por meio da apuração do saldo final de suas contas que obtém-se o resultado final do exercício. 

Livro Caixa 

Este documento registra todas as operações que envolvam bens numerários, estes registros são feitos em ordem cronológica, ou seja, de acordo com as movimentações decorrentes de suas atividades. 

Diferente dos demais que citamos acima, este tem caráter facultativo, mas ainda é muito utilizado entre as empresas, pois, além de sua exigência ser obrigatória durante muitos anos aos optantes do Simples, ele também serve na maioria das vezes como um aliado para elaboração da obrigatória Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC).

Sua estrutura simplificada contém data, histórico, entradas, saídas e saldo. 

Livros Contábeis

Livro de Registro de Inventário 

O Livro Registro de Inventário é obrigatório para todas as empresas, de acordo com o Regulamento de Imposto de Renda (RIR). 

Este documento tem por objetivo registrar a quantidade e o valor dos produtos, mercadorias, matérias-primas e demais bens em almoxarifado que estejam disponíveis na data do balanço patrimonial elaborado no período. 

O Livro de Registro de inventário é importante para evitar divergências durante os procedimentos de apuração de omissão de receitas. 

Mesmo que seja obrigatório a especificidade da elaboração deste documento pode variar de acordo com a legislação de cada estado da federação. 

Livro de Registro de Prestação de Serviços

Este livro também é de elaboração obrigatória e tem o objetivo de registrar os documentos fiscais relacionados a empresas que exerçam atividades sujeitas à apuração do ISS ( Imposto Sobre Serviço). 

A apuração desse imposto é de competência dos municípios, sendo assim as especificidades obedecem a legislação local. 

Qual a obrigatoriedade da Escrituração Contábil Digital?

É necessário estar sempre atento sobre este assunto para que seja possível atender a todas as exigências do fisco,  até mesmo as mais abrangentes.

Com a migração da escritura contábil convencional para o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED),  todas as empresas que estão obrigadas a manter a escrituração contábil, conforme legislação comercial, deverão realizar sua transmissão por meio da Escrituração Contábil Digital 

Qual a sua importância a importância para as empresas? 

Muitos empresários se perguntam qual a necessidade dos livros contábeis  em sua empresa, será apenas uma obrigatoriedade ou, de fato a descrição dos livros contábeis oferece vantagens essenciais aos negócios? 

Esclarecendo esta dúvida, por meio desse recurso é possível ter as melhores garantias de gestão no mundo corporativo, tais como: 

  • controle financeiro e econômico detalhadamente apurado;
  • redução dos riscos de aplicação de multas por parte do fisco, com a certeza de que tudo está sendo feito conforme a legislação vigente;
  • melhoria da gestão e tomada de decisão quando aliado a um bom software ERP, propiciando vantagens sobre os concorrentes.

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Por Laís Oliveira