Conheça as declarações obrigatórias do Simples Nacional

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Muitas pessoas pensam que a etapa inicial de abertura de uma empresa é o único processo burocrático que irão enfrentar no decorrer da vida empresarial, no entanto, não sabem que, toda empresa precisa seguir algumas regras relacionadas à entrega mensal de declarações obrigatórias direcionadas aos mais diversos órgãos públicos e de fiscalização do país. 

Esta tarefa também é uma obrigação das empresas enquadradas no Simples Nacional, ainda que este seja conhecido por ser o regime tributário mais simplificado em comparação aos demais, o Lucro Real e o Lucro Presumido. 

Porém, é essencial que o empreendedor saiba quais são essas declarações e, quais são as informações exigidas por cada uma delas, pois, erros, atrasos e omissão de dados podem resultar em sérias penalizações.

Observe as sete declarações que devem ser cumpridas regularmente: 

DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) se trata de uma das declarações que estão diretamente ligadas ao Simples Nacional, isso porque, as demais também são exigidas pelos outros regimes. 

Em resumo, a DEFIS tem o intuito de informar aos órgãos fiscalizadores tudo o que aconteceu na empresa no decorrer do ano-calendário, além de apresentar receitas e impostos apurados e pagos.

A entrega anual deste documento, requer a apresentação dos seguintes dados: 

  • quantidade inicial e final de empregados no ano anterior;
  • identificação de sócios e participação na empresa;
  • rendimentos dos pró-labores de sócios;
  • saldo inicial e final em caixa e contas bancárias no ano anterior;
  • despesas do ano anterior.

Boa parte das informações solicitadas são preenchidas manualmente no portal do Simples Nacional, no site da Receita Federal.

Já no que se refere ao faturamento e aos dados equivalentes a impostos pagos e calculados, estes são lançados automaticamente pelo sistema ao longo do ano.

Com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), todas os outros modelos empresariais optantes pelo Simples Nacional devem enviar esta declaração pelo portal do respectivo regime, até o dia 31 de março.

Do contrário, não será possível apurar as gerações do Documento de Arrecadação do Simples (DAS), levando essas empresas a ficarem inadimplentes perante o Simples Nacional, tendo em vista que, sem as apurações, não será possível emitir as guias referentes ao pagamento dos impostos. 

É importante mencionar que, os boletos do DAS serão apurados novamente, somente a parte do momento em que a DEFIS for entregue.

Declaração mensal no site do Simples Nacional 

Esta é a segunda e última declaração obrigatória exclusiva do Simples Nacional, a qual consiste na contabilização dos impostos de uma empresa, atividade em que o responsável precisa informar o faturamento gerado durante o mês anterior, bem como, a natureza das atividades e a maneira como são tributadas dentro do Simples com base nos anexos. 

Após o preenchimento das informações, o cálculo finalmente pode se feito e, por fim, a transmissão do Documento de Arrecadação do Simples (DAS) é emitido para pagamento. 

O Das é o documento que unifica o recolhimento e pagamento de todos os tributos devidos pelas empresas optantes pelo Simples Nacional, o qual também registra uma série de informações relacionadas às movimentações da empresa durante o ano-calendário anterior. 

RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) reúne todos os dados gerados pelos funcionários na folha de pagamento do ano anterior, sendo uma declaração obrigatória mesmo se o empreendimento não possui nenhum colaborador contratado, neste caso, deve-se entregar a RAIS Negativa. 

CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), como o próprio nome indica, é o balanço responsável por fazer o registro e o envio mensal aos órgãos federais sobre todos os colaboradores contratados e dispensados das empresas mensalmente. 

DIRF

A Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF) é uma das obrigações na empresa optante pelo Simples Nacional e que deve ser entregue anualmente. 

Neste documento, é necessário apresentar todas as retenções de Imposto de Renda que ocorreram tanto em pagamentos quanto em recebimentos, além de considerar as pessoas físicas e as jurídicas. 

GFIP

A Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), também se trata de uma das obrigações que devem ser entregues mensalmente, esta, contendo dados referentes aos vínculos empregatícios mantidos, bem como, as respectivas remunerações, contribuições previdenciárias e recolhimento ao Fundo de Garantia.

Como se trata de uma obrigação, o envio desta declaração deve ser feito mesmo quando não houver mais nenhum vínculo da empresa com colaboradores, caracterizando a GFIP Declaratória. 

eSocial 

O eSocial é um sistema eletrônico elaborado pelo Governo Federal a partir de um desdobramento do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o qual tem o intuito de integrar todas as obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhista em um único documento declaratório. 

EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf), também se trata de uma declaração agregada ao Sped como um complemento ao eSocial.

Esta obrigação abrange todas as retenções do contribuinte em relação ao trabalho e os dados correspondentes à receita bruta que possibilita a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.

No que se refere à entrega dessa declaração, ela foi distribuída em grupos, cada um deles com datas distintas, observe quais são:

  • 1º grupo: empresas com receita bruta superior a R$ 78 milhões em 2016;
  • 2º grupo: demais entidades empresariais;
  • 3º grupo: empregadores de pessoa física, empresas optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos;
  • 4ª grupo: órgãos públicos e organizações internacionais.

É importante mencionar que, a EFD-Reinf deve ser entregue mensalmente, agora, veja quais os prazos estipulados para cada grupo mencionado: 

  • 1º grupo: começa a transmitir dia 1 de maio de 2018;
  • 2º grupo: começa a transmitir dia 10 de janeiro de 2019;
  • 3º grupo: começa a transmitir dia 10 de julho de 2019.
  • 4º grupo: em data a ser fixada em ato da RFB.

Por fim, para preencher a EFD-Reinf, é necessário apresentar uma série de informações, as quais deverão ser tratadas como eventos, em formato XML.

Veja alguns dos eventos obrigatórios que devem ser informados:

  • Registro R-1000 – informações do contribuinte: informações cadastrais do contribuinte, apuração de retenções e contribuições devidas, regime tributário a que se encontra a empresa, etc;
  • Registro R-1070 – Tabela de processos administrativos judiciais: no caso de processos judiciais e administrativos que influenciam a escrituração das notas fiscais e no cumprimento das principais obrigações tributárias principais e acessórias.  Entre os dados se destacam estão o tipo e número do processo, validade e outras informações complementares.
  • Registro R-2010 – Retenção Contribuição Previdenciária – Tomadores de Serviço: informações referentes às notas fiscais de serviços tomados na data de sua competência. Caso haja notas perdidas ou esquecidas na gaveta, é preciso que sejam enviadas como arquivo de retificação. Isso porque o Fisco não aceita eventos com data de emissão diferente do mês corrente.

DCTFWeb

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTFWeb), é a declaração que reúne os dados referentes às contribuições previdenciárias (INSS) e para demais entidades a fundos terceiros. 

A DCTFWeb irá receber informações diretamente do eSocial e da EFD-Reinf, devendo ser entregue mensalmente.

Importância em entregar as declarações obrigatórias

Antes de mais nada, qualquer empresa precisa sempre estar em dia com todas as obrigações, além de manter válidas as Certidões Negativas de Débitos (CNDs) dos mais diversos órgãos e públicos.

No entanto, é importante mencionar que, também há um risco iminente de autuações do Fisco caso ocorra algum deslize, pois, se alguma das declarações mencionadas for omitida ou não for entregue dentro do prazo, o empreendimento será multado. 

Porém, se a declaração consistir em uma geradora de tributos ou encargos, como a mensal ou a GFIP, o valor a ser pago em impostos e FGTS é gerado junto a multa e juros, elevando a dívida tributária. 

Por essa e outras razões que a empresa enquadrada no Simples Nacional deve se atentar quanto ao envio das obrigações, para isso, é importante contar com o conhecimento e auxílio de um contador especializado nessas tarefas, o que pode eliminar ou até mesmo, reduzir o risco do negócio obter problemas na legislação.

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Por Laura Alvarenga