Conheça formas simples para recuperar notas fiscais que foram perdidas ou extraviadas

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Se você chegou a este conteúdo enquanto procurava por soluções para recuperar uma nota fiscal perdida, é provável que já entenda quais os tipos de riscos aos quais o seu negócio fica exposto quando acontece esse tipo de problema.

Afinal, a Receita Federal é bastante rígida em seus processos de fiscalização de questões tributárias e identificação de sonegação de impostos.

Nenhuma empresa está isenta, porém as organizações de pequeno porte podem sofrer danos mais significativos ao serem multadas e penalizadas pelo Fisco.

Por isso, preparamos este conteúdo para que você saiba como funciona o processo para recuperar nota fiscal. Prossiga com a leitura do artigo para ver como manter o seu negócio protegido!

Como recuperar nota fiscal?

A recuperação de faturas é um processo muito comum em empresas que recebem ou emitem documentos como este. Afinal, o volume da NF-e pode ser muito grande e, portanto, não é difícil para algumas delas perderem. 

Obviamente, o ideal é que você tenha uma metodologia de gerenciamento de notas fiscais para que elas não se percam ou se percam quando passam por processos administrativos ou mesmo quando são arquivadas. 

Veja a seguir algumas formas simples para recuperar as notas fiscais que foram perdidas ou extraviadas.

Consulte o site da SEFAZ

portal da NF-e da SEFAZoferece uma grande variedade de recursos úteis para organização contábil, inclusive a recuperação de notas fiscais perdidas. Isso porque o site disponibiliza um recurso para consulta de documentos dessa natureza, permitindo o download de nota por nota manualmente.

Lembrando que é preciso ter uma chave de acesso correspondente a um código de 44 dígitos. Com esse recurso em mãos, siga os seguintes passos:

  • Entre no site da nota fiscal eletrônica com o DANFE em mãos;
  • Preencha o campo com a chave de acesso que consta no DANFE;
  • Faça o download do XML.

Assim, você poderá recuperar a nota fiscal e obter informações importantes como o destinatário do documento fiscal, a data de emissão, situação da nota, entre outros dados sobre a tributação diante da SEFAZ.

Utilize softwares especializados

Outra forma ainda mais simples de recuperar nota fiscal é por meio de plataformas ou aplicativos de gestão contábil.

O procedimento para recuperar nota em softwares contábeis varia de um fornecedor para outro. Mas, basta ter uma chave de acesso, o certificado digital e o CNPJ das empresas que você deseja solicitar o documento em questão para acessar o sistema e localizar a nota fiscal.

Como emitir a segunda via pela internet

As duplicatas de notas fiscais podem ser emitidas pela internet no site da Secretaria Financeira (Sefaz). Você deve ter em mãos a chave de acesso à nota fiscal eletrônica (NF-e).

Após inserir o código de 44 dígitos, o sistema recupera as informações do documento e pode gerar um arquivo XML legalmente válido, bem como a versão física da fatura. 

Caso não possua a chave de acesso, o usuário pode tentar obtê-la diretamente com o vendedor, pesquisar os registros de compra em seu e-mail ou utilizar o DANFE (documento adicional da nota fiscal eletrônica). O documento acompanha os produtos adquiridos na Internet e é uma versão simplificada da NF-e, mas sem valor tributário. 

Vale ressaltar que o DANFE não o substitui, embora contenha as informações mais importantes da nota fiscal eletrônica.

É apenas uma representação gráfica da NF-e, ou seja, um documento impresso que não é uma versão física da NF-e, mas chega muito perto dela, pois contém as informações de compra mais importantes. O tutorial a seguir mostrará como obter uma fatura duplicada na Internet. 

Obter a duplicata da fatura

A resposta é simples: com quem você emitiu a fatura? Sim, por muito que o estabelecimento onde adquiriu determinado produto não seja obrigado a efetuar este novo número, legalmente falando, porque não existe lei que o diga, contacte-nos. 

A empresa não cobra taxas com a nova emissão. Se cobrarem de você, fique atento: O Código de Defesa do Consumidor (CDC) está do seu lado, dada a prática abusiva em seu artigo 39. 

O tema é fundamental para manter um bom relacionamento com o cliente. Então sim, pergunte sem medo: você não terá dificuldades em muitos casos. 

Designed by @pressfoto / freepik
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Observe que os comerciantes devem guardar as faturas por cinco anos após a emissão do documento. Portanto, se você precisar de uma duplicata nesse período, tudo ficará mais fácil. 

Como evitar a perda de notas fiscais?

Por fim, mas não menos importante, existem algumas medidas que você pode tomar para evitar a perda de notas fiscais e não ter que se preocupar em recuperá-las. Mais uma vez, o uso de uma ferramenta de automação de questões tributárias aumenta a segurança e ocontrole de notas fiscais do negócio.

Nesse tipo de sistema o banco de dados é totalmente integrado à Cloud Computing. Isto é, o armazenamento das notas é realizado na nuvem, o que garante que os arquivos fiquem acessíveis sempre que necessários e não corram o risco de perda ou extravio.

Para melhorar a organização dos documentos fiscais da sua empresa, é mais adequado utilizar um sistema específico que gere este tipo de atividade. No entanto, não é uma ferramenta que vai resolver este problema do seu negócio. 

Para ter certeza do sucesso neste tipo de investimento, o software ideal deve gerenciar todas as notas fiscais de forma prática e segura, baixando documentos, como NF-e XML, e armazenamento em nuvem, que permite a emissão do DANFE de cada baixado e também permite que você tenha um acompanhamento atualizado em relação ao andamento dos documentos. 

Guarde as notas em local seguro

Além disso, é imprescindível guardar as notas fiscais eletrônicas em local seguro, pelo prazo estabelecido na lei. Por isso, mantenha um backup eletrônico de seus documentos em local adequado. Desta forma, você saberá onde as notas estão guardadas e terá fácil acesso caso seja solicitado pelo fisco. 

Quando você consegue realizar uma boa gestão das notas fiscais eletrônicas, automaticamente, você pode evitar que os documentos sejam perdidos ou extraviados, e mesmo que isso aconteça, você pode recuperá-los facilmente, especialmente quando você tem um sistema que integra este tipo de instrumento com SEFAZ. 

Ou seja, o mais adequado é que as suas faturas sejam muito bem geridas e organizadas para evitar o trabalho de as procurar através das opções já mencionadas e para evitar a perda de tempo importante, que poderia ser gasto na preparação de medidas estratégicas visando o crescimento do negócio. 

Guarde a nota fiscal por 5 anos

nota fiscal é o documento que certifica a compra (e venda) de um produto ou serviço. 

Fazer anotações é essencial para as empresas. Para eles, é uma empresa que atesta a entrada e saída de produtos, mesmo que alguns impostos tenham sido pagos. 

Por este motivo, cada empresa deve conservar cada fatura por pelo menos cinco anos, independentemente de ter sido emitida ou recebida, de acordo com a legislação tributária nacional. 

É importante que o consumidor também tenha essa prática com ele. A fatura mais uma vez atesta a cobrança de taxas e serve como documento essencial para solicitar a garantia de um produto.

Nesse cenário, também é mais sensato ter uma NF-e há cinco anos, independentemente da natureza do problema. 

Existe outra alternativa para recuperar a nota fiscal?

A fatura é o documento prioritário para comprovar uma compra, mas também para solicitar o reembolso ou mesmo a troca da mercadoria. 

Mas esta não é a única alternativa. Existem outros dispositivos que servem aos mesmos propósitos e muitas vezes são uma forma mais viável até do que a duplicata. 

Com efeito, de acordo com a lei, a NF-e não é tão decisiva quanto a tradição, basta, em qualquer caso, comprovar a posse do produto. 

Um destes meios alternativos é o certificado de garantia, que garante a posse da mercadoria e substitui o duplicado da fatura em caso de troca ou devolução. 

Outro meio muito eficaz é a fatura do cartão de crédito, que garante a transferência de valores de uma pessoa para outra. Como outras marcas de cartões e até etiquetas.

Qual a importância da nota fiscal?

Para as empresas, a emissão da nota fiscal garante que os impostos sejam cobrados corretamente. O documento deve ser emitido em todas as transações de venda de produtos ou serviços, quando isso não acontecer, é considerado crime de sonegação fiscal. 

Para o consumidor, a fatura atesta a garantia do serviço prestado ou do produto adquirido, nomeadamente quando necessita de se deslocar à assistência técnica. O documento também é válido para declaração de devolução, câmbio e imposto de renda. 

Por fim

E se nada disso for suficiente para você, faça com que uma testemunha atesta que você comprou um produto de uma determinada loja. 

Em todos esses casos alternativos, é importante que você consulte um contador ou advogado especializado para tirar dúvidas e saber como sair de certas dores de cabeça. 

Mas, para evitar até aquelas situações que podem esgotar a relação negócio/cliente, guarde todas as faturas!

Como você pôde contemplar neste artigo, recuperar uma nota fiscal não é uma tarefa complicada quando você pode contar com ferramentas modernas para gerenciar as questões financeiras, contábeis e tributárias da empresa.

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Original por emitte

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