Conheça o funcionamento do livro diário

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O livro diário é apenas um dos diversos documentos contábeis que uma empresa precisa elaborar para organizar as movimentações financeiras.

Este modelo requer lançamentos diários sobre fatores do setor contábil como os créditos e débitos, tendo em vista que, é usual que as contas equivalentes aos débitos sejam priorizadas para, depois apresentar os créditos, mesmo se tratando de lançamentos múltiplos. 

As projeções podem ser feitas digital ou manualmente, desde que sigam um padrão cronológico desde o primeiro, até o último dia de cada ano, independentemente do modelo de escolhido.

Recomenda-se o auxílio de um contador para exercer esta atividade, no intuito de evitar erros nos registros. 

Obrigatoriedade do livro diário

A escrituração do livro diário é uma obrigatoriedade regida pelo Decreto de Lei nº 486, posteriormente regulamentado pelo Decreto de Lei nº 64.567.

O código civil também prevê que os empreendimentos brasileiros adotem algum sistema de contabilidade e elaborem o livro diário junto às demais responsabilidades contábeis.

Este documento é direcionado a todos os tipos de empresa, independentemente do tipo societário ou porte, devendo ser entregue de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade. 

Modelo impresso ou digital

Ambas as versões possuem o mesmo propósito, sendo que, a única diferença está no modelo mais cômodo a ser realizado pelo responsável.

Independentemente da versão, é preciso que as informações sejam apresentadas perante a moeda e idioma locais.

Os registros ainda devem ser dispostos da maneira mais transparente possível, mediante uma linguagem mercantil de acordo com a ordem cronológica. 

Se tratando do modelo impresso, é preciso que este seja encadernado com folhas numeradas tipograficamente, possua uma numeração única, apresentar os devidos termos de abertura e encerramento na primeira e última página respectivamente, além de ser devidamente autenticado pelas Juntas Comerciais competentes. 

Também há a possibilidade de o formato tradicional ser substituído por fichas contínuas.

Ainda assim, a utilização deste recurso não descaracteriza a obrigatoriedade de todos os aspectos previstos na lei para o livro diário.

Sendo assim, os empreendimentos que utilizam as fichas também devem adotar o livro próprio visando a inscrição e demonstrações financeiras. 

O formato digital também a apresentação dos termos de apresentação inicial e final diante da sequência cronológica.

A distinção está no modelo de elaboração e assinatura que ocorrerão digitalmente pelo representante da empresa ou contador responsável pela escrituração.

O envio do arquivo pode ser feito através do Sistema Público de Escrituração Fiscal (Sped), possibilitando que as Juntas Comerciais validem e autentiquem o documento.

A vantagem do livro digital é que qualquer um pode visualizá-lo e imprimi-lo sem que seja necessário solicitar o livro físico. 

Se as normas não forem respeitadas, o livro poderá ser invalidado e, se tornará uma prova de irregularidade fiscal contra a empresa.

Hoje, somente os empreendimentos enquadrados nos regimes do Lucro Real, Lucro Presumido, Terceiro Setor e Sociedades em Conta de Participação (SPC), são obrigadas a entregar o livro digital através do Sped, conforme exigido pela Receita Federal.

Contudo, a expectativa é para que os empreendimentos de todas as modalidades possam se adequar a este formado. 

Conteúdo do livro digital

A composição do livro diário precisa integrar algumas exigências e formalidades, como:

Termo de abertura

Apresentação responsável por notificar a finalidade do livro, mencionar a empresa responsável, endereço da sede, número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), número da ordem, quantidade de folhas, número e data do arquivamento dos atos constitutivos no Órgão de Registro determinado.

Escrituração

Ato de relatar os aspectos contábeis, destacando a data da operação, títulos das contas de débito e crédito, bem como, as respectivas quantias e histórico de determinados dados sobre o registro, como o número da nota fiscal.

DRE

A demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é responsável por retratar as operações contábeis perante um período específico, averiguando se o empreendimento obteve lucro ou prejuízo mediante as contas de resultado. 

Balanço patrimonial

Esta característica corresponde à notificação sobre os dados patrimoniais da empresa logo no fim do exercício da mesma.

É nesta etapa que acontece a disposição de todos os bens, direitos e obrigações do negócio.

Demonstração dos Fluxos de Caixa

A Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC), tem o intuito de controlar as entradas e saídas de dinheiro no caixa durante determinado período, bem como, o respectivo resultado.

Tal qual a Demonstração de Resultados de Exercícios, a DFC é tratada em um formato mais dinâmica, apesar de precisar ser incluída no livro diário. 

Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido

É a apresentação responsável por substituir a Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados (DLPA).

Agora, todas as informações correspondem à Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL).

Por sua vez, esta, dispõe e todos os procedimentos realizados no patrimônio líquido do empreendimento em um período específico, além de reunir todas as reservas.

Antes da vigência da Resolução nº 1.185, de 2009, não havia a obrigatoriedade da entrega da DMPL.

Entretanto, ela passou a integrar o quadro de demonstrações de publicação indispensável.

Demonstração do Resultado Abrangente

Esta se trata de uma ferramenta de verificação a caráter gerencial.

É nesta fase que acontece a atualização do capital próprio dos sócios, perante o registro no patrimônio líquido das despesas e receitas.

No entanto, há a incerteza sobre a sequências dos investimentos a longo prazo, sem nenhuma previsão de resgate ou outro meio de alienação.

Além disso, a demonstração do resultado abrangente tornou-se obrigatória perante a Resolução CFC nº 6.404/76.

Notas explicativas

Nesta etapa, é essencial informar quais foram os requisitos impostos na apuração do patrimônio da empresa, especialmente no que se refere aos estoques, cálculos de depreciação, amortização/exaustão, além de previsões de encargos ou riscos, entre outros.

É necessário que haja a apresentação dos investimentos, aumento dos valores ativos, ônus reais, taxas de juros, além das datas de vencimentos de obrigações e compras em ações.

Por fim, é preciso detalhar os ajustes de cada exercício anterior, bem como, os eventos que sucederam a data de encerramento do respectivo período, podendo afetar o quadro financeiro da empresa.

Termo de encerramento 

É a fase que informa qual o objetivo do livro, além de conter o número de ordem, de folhas, tal qual, o nome da empresa responsável. 

Como elaborar o Livro Diário

O lançamento corresponde à técnica de escrituração contábil é responsável por detalhar todos os aspectos contábeis como o histórico, balanços financeiros mediante crédito e débito, formato de pagamento, bem como, as datas em que as transações aconteceram. 

Normalmente, os lançamentos se baseiam nas normas a seguir:

+ A: Mais bens e direitos (Mais Ativo)

– A: Menos bens e direitos (Menos Ativo)

+ P: Aumenta dívida, mais obrigações (Mais Passivo)

– P: Diminui dívida, menos obrigações (Menos Passivo)

+ PL: Mais receita (Mais Patrimônio Líquido)

– PL: Menos receita, mais despesa, mais custo (Menos Patrimônio Líquido)

Exemplos de lançamentos no Livro Diário

Exemplo 1

10/03/2018

Débito: Caixa (+A) $ 10.000,00

Crédito: Capital subscrito (+PL) $ 10.000,00

Histórico: Constituição da empresa ABC, com um capital integralizado em dinheiro de R$ 10.000,00.

Explicação: Como os sócios investiram dinheiro na empresa, aumentou o caixa (+A) e também há mais receita no negócio (+PL).

Exemplo 2

25/04/2018

Débito: Veículos (+A) $ 30.000,00

Crédito: Caixa (-A) $ 30.000,00

Histórico: Compra de um automóvel, conforme Nota Fiscal n° 10, da empresa Comércio de Veículos ME, por R$ 30.000,00.

Explicação: Com a compra desse veículo, a empresa reforçou os seus ativos (+A) e reduziu a quantidade de recursos no banco (-A).

Exemplo 3

02/06/2018

Débito: Fornecedor (-P) $ 1.000,00

Crédito: Banco (-A) $ 1.000,00

Histórico:  Pagamento de um fornecedor, conforme Nota Fiscal nº 50, da empresa Restaurante Bom Prato, no valor de R$ 1.000,00

Explicação: A conta de fornecedores teve sua dívida reduzida em R$ 1.000,00 e diminuiu a quantidade de recursos no banco (-A).

Exemplo 4

30/06/2018

Débito: Caixa (+A) $ 5.000,00

Crédito: Clientes (-A) $ 5.000,00

Histórico: Recebimento de R$ 5.000,00 em dinheiro do Cliente João da Silva.

Explicação: A empresa recebeu dinheiro em caixa (+A) e diminuiu sua conta de bens a receber (-A).

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Por Laura Alvarenga