Conheça os livros contábeis e as respectivas finalidades

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Os livros contábeis consistem em documentos responsáveis por registrar todas as operações realizadas por uma empresa, as denominadas escriturações contábeis. 

Os dados dispostos em cada um dos livros são essenciais para que a empresa entenda qual identidade passa para os clientes e para os concorrentes, tendo em vista que refletem um panorama perante diversos tempos, além do que, a reunião de cada detalhe possibilita a definição de planejamentos concisos. 

É através dos livros contábeis, por exemplo, que o empreendedor compreende os resultados do Balanço Patrimonial, uma vez que os relatórios apresentam todas as transações de crédito e débito.

Existem vários modelos de livros contábeis que devem ser escriturados pela empresa, no entanto, os principais são os livros Diário e Razão, já que, os demais são caracterizados como obrigações facultativas, ainda que exerçam um papel relevante no desempenho contábil. 

É importante destacar que, mesmo sendo facultativos, determinados livros contábeis devem ser enviados em situações específicas, portanto, não estão realmente livres de tal obrigatoriedade. 

Por exemplo, no caso do Livro de Registro e de Duplicatas, há circunstâncias em que a empresa deve entregar a escrituração junto à Receita Federal. 

Obrigatoriedade dos livros contábeis 

Os elementos mais conhecidos na escrituração contábil se tratam do Balanço Patrimonial e dos Demonstrativos do Resultado do Exercício (DRE), obrigações tão importantes quanto os livros contábeis. 

No entanto, é preciso que os livros sejam elaborados, emitidos, assinados e autenticados para concluir o cumprimento das obrigações fiscais, descaracterizando possíveis penalidade caso ocorram fiscalizações realizadas pelos órgãos competentes. 

Influência digital nos processos de escrituração

Diante dos diversos incentivos do Governo Federal que resultaram na implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), a autenticação dos livros contábeis tornou-se um processo muito mais ágil e fácil, desde que também haja a apresentação da Escrituração Contábil Digital (ECD). 

Na oportunidade, a Governo através da Receita Federal já definiu um cronograma para que cada empresa passe a usufruir da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), prevendo que esta obrigação se torne válida para todos os contribuintes até 2021. 

É nítido que o uso de ferramentas de escrituração digital facilita e desburocratiza os procedimentos contábeis. 

No entanto, é responsabilidade do contador, ter o entendimento sobre o manuseio do sistema, bem como, as necessidades que podem viabilizar as transferências de dados, como o uso de um certificado digital, por exemplo. 

Neste sentido, é recomendado que, tanto os empreendedores, mas, principalmente os profissionais da contabilidade aprendam a utilizar os principais sistemas contábeis disponíveis no mercado hoje. 

Este conhecimento é importante tanto para agregar o currículo quanto para estabelecer a formalidade envolvida nas escriturações contábeis. 

Formalidades da escrituração contábil 

A escrituração contábil no Brasil é realizada de acordo com as leis e demais normas em vigência, as Normas Brasileiras de Contabilidade. 

Portanto, o descumprimento de qualquer ponto que seja, torna o relatório suscetível à invalidação, bem como, à incidência de possíveis multas. 

Na oportunidade, as Normas Brasileiras de Contabilidade ainda estabelece que as escriturações contábeis sejam executadas com base nos Princípios de Contabilidade, além de reunir uma série de registros em níveis de detalhamento em conformidade com a complexidade das operações corporativas. 

Portanto, a normativa prevê a apresentação dos seguintes aspectos: 

  • data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
  • conta devedora;
  • conta credora;
  • histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
  • valor do registro contábil; 
  • informação que permita identificar todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.

Além disso, é primordial que o conteúdo de cada escrituração seja elaborado tanto em idioma quanto em moeda corrente nacionais, bem como, no formato contábil, ordem cronológica por meio do dia, mês e ano, sem espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas.

A escrituração também deve se basear em documentos de origem externa, interna ou qualquer outro que possa comprovar os fatos contábeis. 

Conheça quais são os livros contábeis: 

Livro Diário 

É responsável por registrar todas as movimentações de valores da empresa, requerendo que o início e o fim sejam marcados por termos de abertura e encerramento respectivamente assinados, além de serem autenticados pela Junta Comercial. 

Este documento também deve apresentar todos os dados empresariais diante do período compreendido pelo livro. 

Além disso, é preciso que as informações sejam dispostas em ordem cronológica e de lançamento, desde o primeiro até o último dia de cada ano, tendo em vista que a função deste livro realmente é essa, compilar toda a movimentação da escrituração. 

Livro Razão 

Ainda que seja um dos livros contábeis obrigatórios, a autenticação na Junta Comercial não se trata de uma exigência neste caso. 

Este documento visa controlar os recursos de contas que foram registradas no livro diário separadamente, no intuito de resumi-las e promover o devido fechamento. 

Livro Caixa 

Esta se trata de uma obrigação facultativa, mas que, é bastante válida para promover a gestão do fluxo de caixa. 

Isso porque, é este livro que registra de maneira simples as entradas e saídas na ordem cronológica sem considerar as parcelas, débito ou crédito, podendo atuar como um documento auxiliar para o livro diário. 

Livro Inventário 

Esta obrigação é direcionada ao controle do estoque de mercadorias da empresa,bastante utilizada por fábricas e demais estabelecimentos que efetuam a venda de produtos, por exemplo. 

Apesar de a escrituração deste livro ser facultativa a princípio, ela se torna obrigatória a partir do momento em que a empresa mantém o estoque de produtos durante o período de balanço, o qual, pode acontecer a cada trimestre ou anualmente, lembrando que a primeira opção é válida somente para os negócios regidos pelo Lucro Real. 

O livro de inventário requer o registro de mercadorias, materiais de embalagem, matérias-primas, produtos manufaturados e em fabricação, contanto que eles estejam estocados nos dias de balanço. 

Livro de Duplicatas

A escrituração deste documento é facultativa, com exceção de quando há a adoção de um regime no qual ocorra a venda de mercadorias que resultam na emissão de duplicatas.

Conforme a Lei nº 5474 que dispõe sobre as Duplicatas, é preciso que estas reúnam os seguintes dados:

  • denominação “duplicata”, a data de sua emissão e o número de ordem;
  • número da fatura;
  • data certa do vencimento ou a declaração de ser a duplicata à vista;
  • nome e domicílio do vendedor e do comprador;
  • importância a pagar, em algarismos e por extenso;
  • praça de pagamento;
  • cláusula à ordem;
  • declaração do reconhecimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la, a ser assinada pelo comprador, como aceite, cambial; 
  • assinatura do emitente.

No que compete ao conteúdo do livro de duplicatas, é preciso que este seja elaborado no formato cronológico contendo as seguintes informações:

  • número de ordem;
  • data e valor de cada fatura expedida;
  • nome e domicílio do cliente etc.

Autenticação dos livros contábeis 

Normalmente esta é uma tarefa executada pela Junta Comercial, quando se trata de Atividades Comerciais e Cartórios de Registro de Títulos e Documentos, direcionados à sociedade civil. 

O Decreto de Lei nº 486, de 3 de março de 1969, o qual dispõe sobre a escrituração e livros mercantis perante o Artigo 5º, obrigando a submissão aos livros e à autenticação diante do órgão competente, conforme exposto abaixo:

“Art 5º Sem prejuízo de exigências especiais da lei, é obrigatório o uso de livro Diário, encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados, dia a dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade mercantil, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial do comerciante.

§ 2º Os Livros ou fichas do Diário deverão conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação do órgão competente do Registro do Comércio”.

Ainda na falta de uma lei direcionada exclusivamente para a retirada da obrigatoriedade da autenticação dos livros contábeis, o Decreto nº 8.683, de 25 de fevereiro de 2016 passou a autorizar a dispensa da autenticação dos referidos documentos no Registro do Comércio para as pessoas jurídicas que apresentarem a Escrituração Contábil Digital (ECD) através do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). 

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Por: Laura Alvarenga