Conheça os procedimentos necessários para a contratação de funcionário

Saiba quais são as regras para realizar o registro de funcionário, documentos necessários e outras informações.

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Após o processo de seleção para o preenchimento de uma vaga, é hora de realmente efetuar a admissão do novo colaborador. São documentos que precisam ser anotados, contratos que devem ser assinados, requisição de exames de admissão e tantos outros procedimentos que garantem que o funcionário mantenha uma jornada amparado por lei.

Porém muitos empreendedores ainda possuem dúvidas quanto ao processo de registro, já que conta com uma série de direitos e deveres para ambos os lados.

Primeiro é preciso decidir qual é o contrato que será feito, existem duas opções para o caso:

Contrato de experiência: tempo que o empregado ficará em experiência por um período determinado de 45 dias, podendo ser prorrogado por mais 45 dias, somando-se 90 dias. Durante os três meses de experiência, o colaborador tem direito a salário. Caso após este período o empregador decida que não ficará com seus serviços, o empregado irá receber da empresa um quarto do 13º salário e as férias proporcionais. Via de regra, não será obrigado a pagar ao colaborador aviso prévio ou multa de 40% por motivo de rescisão, como geralmente ocorre nos contratos de trabalho definitivos.

Contrato de trabalho: caso o empregador tenha gostado dos serviços do colaborador durante o contrato de experiência e não queira dispensá-lo, automaticamente ele se torna um contrato de trabalho. É preciso ficar atento após o encerramento do contrato de experiência. Via de regra, o empregador tem 48 horas, ou dois dias úteis, improrrogáveis, para fazer as anotações na carteira de trabalho do novo funcionário. Caso isso não aconteça, a empresa corre sérios riscos de ser autuada pela fiscalização, sendo penalizada com multas bem ‘salgadas’.

Após escolhido qual será o contrato é importante solicitar os documentos necessários do novo funcionário para que seja feita a admissão do mesmo dentro da lei:

Carteira de Trabalho da Previdência Social – CTPS: o empregador não poderá ficar de posse dela por mais de 48 horas. Deverão ser anotadas na CTPS a data de admissão, a remuneração e condições especiais, caso houver. Toda e qualquer alteração deverá ser solicitado ao empregado sua carteira para registrar todos e quaisquer eventos decorridos (férias, acidente de trabalho, alteração de cargos e salários, etc.).

Certificado de alistamento militar: para colaboradores do sexo masculino, maiores de 18 anos.

Exame admissional: uma exigência legal e obrigatória para todos os empregadores, devendo ser concedido pela empresa. É através deste exame que será analisado se o trabalhador está apto ao serviço no momento em que for admitido.

Certidão de Nascimento/Casamento e declaração de dependentes: é preciso que o empregador saiba quantos dependentes o empregado tem, já que será preciso declarar estas informações no seu Imposto de Renda ou para efeitos de outros benefícios, como assistência médica e odontológica.

Requisição de vale-transporte: o empregador deverá oferecer o benefício de vale-transporte e descontar uma pequena parcela do salário do trabalhador. Quanto ao valor, poderá ser pago em dinheiro ou com os próprios passes da empresa que presta serviços de transporte.

Além de todos esses documentos existem ainda mais alguns que são precisos, como:

  • Cópia do Título de eleitor: exigido a partir dos 18 anos
  • Cópia da Carteira de Identidade (RG)
  • Cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF)
  • Cópia do Comprovante de Escolaridade (informar o grau de instrução ou certificado de conclusão)
  • Inscrição no PIS/PASEP
  • Comprovante de residência com CEP
  • Foto 3×4 colorida

Adicionais em caso de salário-família:

  • Carteira de vacinação para filhos menores de 7 anos
  • Comprovante de frequência escolar para filhos maiores de 7 anos

Agora é importante entender todos os procedimentos internos da empresa. Registrar o vínculo empregatício na CTPS anotando as informações necessárias:

  • Dados do empregador
  • Cargo
  • Admissão
  • Remuneração
  • Condições especiais se houver

Preencher a Ficha ou Livro Registro de Empregado com os dados é uma exigência legal imposta ao empregador (Artigos 41 a 48 da CLT). Agora é importante devolver ao empregado a sua CTPS.

Agora é preciso elaborar um Contrato Individual de Trabalho que estabeleça um contrato de trabalho por escrito contendo expressamente: a data de início do contrato, a jornada de trabalho, horário de trabalho com intervalo para almoço ou jantar, o valor do salário, entre outras condições essenciais do contrato de emprego.

O recolhimento do INSS (uma parte da previdência deverá ser paga pelo funcionário e a outra pela empresa), o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS (integralmente pago pelo empregador), além da Contribuição Sindical (paga pelo empregado), devem ser recolhidos pelo empregador.

Alguns documentos que não podem ser exigidos no ato de admissão do novo colaborador:

  • Certidão negativa do SERASA, SPC, cartórios de protestos ou outros assemelhados
  • Exame de HIV (Aids)
  • Testes, exames, laudos ou qualquer outro tipo de procedimento que evidencie esterilização ou gravidez
  • Certidão negativa de processo trabalhista ajuizado
  • Informações sobre antecedentes criminais, salvo se a atividade laboral não guardar relação com algum crime

Porém todos esses documentos ficam a critério de cada empresa.

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Conteúdo via Junta Comercial