Realizar a consulta nota fiscal completa de forma manual é um sinal de que a sua empresa parou no tempo. É fundamental ter esse controle e manter os arquivos armazenados, mas há soluções muito mais produtivas. Quer saber como a tecnologia pode automatizar esse processo? Siga a leitura, pois neste artigo vamos explicar. O que é consulta nota fiscal completa?
Quando falamos em consulta nota fiscal completa, nos referimos a um processo que
verifica a validade do documento enviado para a sua empresa. Ele também confere a autorização de uso pela Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz). Essa é apenas uma das
etapas da emissão da NF-e, a nota fiscal eletrônica. É, no entanto, muito importante que você tenha esse controle sobre as compras realizadas. Vamos entender melhor? Quando você adquire uma mercadoria junto a um fornecedor, ele emite uma NF-e contra o seu CNPJ. O produto chega à sua empresa acompanhado de um
Danfe, um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Nesse Danfe, está uma chave de acesso com 44 dígitos, que permite realizar a consulta da nota fiscal completa no portal nacional da NF-e. Agora, vem a parte que exige a sua atenção: durante
180 dias, o portal armazena a NF-e completa. Ou seja, após esse período, você encontra apenas uma versão resumida. Então, para fazer a consulta e baixar o
arquivo XML da nota fiscal, é preciso se ligar nos prazos.
Por que fazer a consulta da NF-e completa?
Há razões diversas para
baixar a NF-e de entrada, que é quando você
compra um produto. Pode ser matéria-prima para produção industrial, artigos para revenda no comércio ou mesmo equipamentos para prestação de serviços. Em todos esses casos, há uma nota fiscal direcionada à sua empresa. Mas aí você pode estar se perguntando: “Se tenho o Danfe, por que realizar a consulta da nota fiscal completa?”
Segurança e controle são as respostas. Em primeiro lugar, esse procedimento visa garantir que a NF-e foi autorizada para uso pela Sefaz. Sem a consulta, por exemplo, você pode não descobrir ou demorar a descobrir que a nota está denegada. Ou seja, nesse caso, a Sefaz apontou uma
irregularidade ou pendência fiscal com relação ao emitente. É importante entender ainda que um dos eventos fiscais previstos com relação a uma nota eletrônica é a
ciência da operação. Através do processo de
Manifestação do Destinatário, a sua empresa, na condição de cliente, pode informar ao Fisco que documentos fiscais foram lançados contra seu CNPJ sem seu conhecimento. É o que se chama de emissão de notas frias. Outra possibilidade é informar a não realização da operação, que é quando você recusa o recebimento da mercadoria por alguma razão, além do próprio
evento de confirmação, que resulta no pedido entregue. Para tudo isso, é imprescindível ter acesso à consulta da nota fiscal completa. Mas há ainda dois motivos de natureza contábil para realizar o processo. O primeiro deles se refere à prevenção de uma
ação de fiscalização na sua empresa. Se a Receita Federal bater na sua porta, vai solicitar seus arquivos XML. Já o segundo diz respeito ao
maior controle sobre as notas e a facilidade de acesso sobre um arquivo eletrônico para consulta posterior. Sempre lembrando que, em 180 dias, se você não baixou a NF-e de entrega, não terá mais acesso à sua versão completa.
Como é feita a consulta da nota fiscal completa
Agora, você já sabe o que significa a consulta da nota fiscal completa e por que é importante realizar esse procedimento. Vamos entender, então, por que
fazer isso manualmente é ineficiente e improdutivo. O único caminho seguro para a operação, como já comentamos, se dá através do portal nacional da NF-e, que você acessa
neste link. Veja o
passo a passo a partir do ingresso no site:
- Selecione a opção Consultar NF-e Completa, que aparece na aba Serviços mais acessados
- Na nova janela aberta, você precisa informar a chave de acesso - aqueles 44 dígitos do Danfe que acompanha a mercadoria
- Digite também o código da imagem que aparece ao lado e clique em Continuar
- Na próxima janela, deve aparecer a NF-e relativa à operação
- Encontre o botão de download e clique nele
- Em seguida, você precisará selecionar seu certificado digital, que já deve estar instalado no seu computador
- Como próximo passo, o download do arquivo XML ocorrerá automaticamente.
Observando assim, são apenas sete passos. Mas não se engane: imagine ter que fazer isso manualmente para consultar de forma completa
cada nota fiscal emitida contra seu CNPJ. Se fizer 100 compras em um mês, por exemplo,
quanto tempo essa ação que parecia simples irá lhe tomar? É por isso que não se justifica mais cumprir a demanda de maneira manual. Use a tecnologia que está à sua disposição.
Consulta automatizada é mais produtiva e segura
Se você ainda não conta com um
software de gerenciamento de suas notas fiscais eletrônicas, está dedicando um tempo sagrado para demandas burocráticas. Ainda que a ferramenta realizasse apenas a consulta da NF-e completa, já seria válido contar com ela. Mas vai muito além disso. Automatizar a gestão da NF-e na sua empresa significa realizar uma
série de processos sem a necessidade de intervenção humana. Entre eles, a consulta à nota, o download do arquivo XML e o seu armazenamento em local seguro. Isso sem falar no que o sistema faz do ponto de vista da emissão, em especial quando integrado às vendas. É tudo
muito fácil e automático, sem exigir que se distraia daquilo que mais importa, que é cuidar do futuro do negócio. Vale destacar, ainda, que seu software pode ser ainda mais completo se oferecer recursos de
computação em nuvem. Ou seja, de qualquer lugar, no computador ou no smartphone, basta estar conectado à internet para
gerenciar suas notas. E o melhor: elas não ficam armazenadas fisicamente em suas máquinas, o que as protege de qualquer pane ou vírus.
Qualifique a gestão de NF-e na empresa
Neste artigo, vimos como é importante realizar a consulta da nota fiscal completa e, ainda, como é improdutivo fazer isso manualmente. Para garantir a segurança e controle dos arquivos XML relacionados à sua empresa, não é preciso comprometer o tempo que dedica ao negócio. A tecnologia está disponível. Então, utilize ela a seu favor. 
