Contabilidade Digital: O Guia Completo

Se você acha que contabilidade digital se limita a atender o cliente via internet, é bom rever seus conceitos. A expressão remete ao futuro da atividade contábil, mas por que deixar para amanhã o que já está ao seu alcance? Mais do que um diferencial competitivo, veremos neste artigo que ser digital é uma exigência para sobreviver no mercado. Ao longo da leitura, você vai conferir:

• O que é contabilidade digital
• Serviços que podem ser qualificados por meio da internet
• Por que você precisa ser um contador digital
• As principais vantagens da contabilidade digital
• O que é necessário para ter presença digital
• Erros que o afastam da contabilidade digital
• Como a ContaAzul pode ajudar você

Contabilidade digital: o que é?

Se não estamos falando de um escritório virtual, então, o que é contabilidade digital? A melhor forma de entender o conceito é enxergando a internet como um meio para a realização de tarefas contábeis. Sua proposta consiste em utilizar as ferramentas online para tornar a atividade mais produtiva e eficiente. Não era nada disso que você pensava quando ouvia falar da expressão? É natural, pois o uso de termos como contabilidade online e contabilidade 2.0 estão em alta, mas muitas vezes são utilizados de maneiras que desvirtuam o real papel do contador. Tal situação, inclusive, ajuda a afastar muitos profissionais da internet, já que nela veem uma substituta ao próprio contador. Basicamente, esse entendimento equivocado sinaliza umacontabilidade por automação, sem intervenção humana, com serviços básicos a custo baixíssimo. Em outras palavras, a total desvalorização da atividade. Esqueça isso, pois a contabilidade digital (online, virtual, 2.0, ou qualquer outra forma de denominá-la) é oportunidade, não ameaça. Vale relembrar o que foi dito no início deste tópico: a internet é o meio. Ou seja, é através dela que o contador pode e deve qualificar os seus serviços. E isso ocorre a partir de ferramentas que só existem graças à internet, e sobre as quais falaremos em seguida. É verdade que, atualmente, muitas atividades profissionais foram descaracterizadas devido aoavanço da tecnologia. Mas com a contabilidade é bem diferente. Esse é uma das áreas do conhecimento cuja substituição de homens por máquinas ainda se revela impossível. Para dizer de forma clara: o contador que se posicionar como um consultor ainda é uma peça insubstituível – e assim permanecerá.

Serviços que podem ser qualificados por meio da internet

Então, acabamos de ver que a contabilidade digital usa a internet para aperfeiçoar a oferta de serviços contábeis. Mas de que forma isso acontece? E quais são as tarefas que podem ser realizadas com ganhos a partir do meio online? Vamos falar das principais delas.

Obrigações acessórias

O papel morreu – e se a morte ainda não é oficial, falta pouco para isso. Quer uma prova? Pense há quanto tempo você não emite mais uma nota que não seja eletrônica. E as declarações, guias e toda a extensa lista de obrigações acessórias das empresas? Cada vez mais, todas as demandas serão realizadas via online, pelo computador ou celular.

Integração contábil

Como você faz para receber as informações contábeis das empresas que atende? Não diga que ainda vai pessoalmente até elas para buscar os arquivos físicos. Se recebe por e-mail, já é um primeiro passo. Mas você pode ir além. Que tal integrar seu sistema de gestão ao do cliente e importar seus dados? É muito mais simples do que pensa.

Análise financeira

Se você for contratado para auxiliar o cliente na gestão financeira, nada melhor do que ter acesso às suas movimentações em tempo real. Impossível? Não mais. As ferramentas atuais permitem o monitoramento remoto e cada receita e despesa registrada pela empresa atendida pode ser analisada tão logo isso acontece.

Suporte ao cliente

A evolução nos meios de atendimento ao cliente são talvez a marca principal da revolução tecnológica proporcionada pela contabilidade digital. Muito mais barato e eficaz do que fazer uma ligação ou enviar um e-mail é passar uma mensagem pelo WhatsApp, chamar no Skype ou Hangout, criar uma tarefa comentada no Trello, enfim, são possibilidades inúmeras.

Organização profissional

Através da gestão de documentos armazenados em nuvem e de informações organizadas emarquivos digitais, e não mais em papel, fica muito mais fácil dar conta de um maior número de demandas simultaneamente, sem que uma cause prejuízo às outras. Na contabilidade digital, a tecnologia trabalha a favor do melhor gerenciamento do seu tempo. Veja pelos exemplos apresentados até aqui que há dois pontos em comum:

• O contador não foi substituído em nenhum dos processos
• A internet é o meio que qualifica a realização da tarefa.

Parece claro que há muitas vantagens em se tornar um contador digital, não é mesmo? Vamos falar mais sobre elas a partir de agora.

Por que você precisa ser um contador digital

Se você já é um veterano em contabilidade, talvez veja toda essa revolução digital com desconfiança. Afinal, nunca precisou de nada além do que papel, caneta e uma calculadora para resolver todas as demandas dos clientes, não é mesmo? Mas vale fazer uma breve e sincera reflexão sobre a profissão. Talvez você ainda não tenha percebido, mas seu cliente mudou. Ele não é o mesmo sequer de cinco anos atrás. De lá para cá, a forma como ele consome serviços diversos foi totalmente alterada pela internet e as facilidades por ela promovidas. Em resumo: as empresas que atende querem soluções rápidas e eficazes. O problema é que não há como atender tal exigência do mercado recorrendo a velhos métodos. Aquela visita informal ao cliente, alguns cafezinhos, sem controlar o relógio, tudo isso não combina com o momento atual. Cultivar um relacionamento com quem contrata seus serviços é ótimo, mas tenha em mente que você terá muito mais sucesso se for efetivo. O recado claro é que você precisa se atualizar, assim como todo contador. Quem não seguir por esse caminho corre o risco de ficar para trás e perder espaço para os concorrentes. Pode ser um desafio? Que assim seja, mas veja pelo lado positivo: você só tem a ganhar.

9 vantagens da contabilidade digital

1. Maior produtividade: fazer mais em menos tempo
2. Maior eficiência: fazer melhor por um custo menor
3. Melhor atendimento: maior oferta de canais de contato com o cliente
4. Maior valor agregado: qualidade aplicada aos serviços
5. Maior disponibilidade: sem prejudicar sua rotina
6. Maior oferta de serviços: permite ampliar sua atuação no mercado
7. Melhor organização e gestão do tempo: para um dia a dia mais tranquilo
8. Crescimento: possibilidade de atender mais clientes
9. Diferenciais competitivos: pode ser a produtividade, eficiência, atendimento, entre outros fatores proporcionados pelo meio digital.

Como ser um contador digital: passo a passo

Vamos apresentar agora um roteiro resumido que você precisa cumprir para deixar a contabilidade digital ingressar no seu escritório. Em seguida, acompanhe uma explicação detalhada sobre as etapas desse processo.

1. Estude o mercado

Lembra aquela exigência de conhecer o mercado para abrir um escritório de contabilidade? Em parte, ela volta agora, mas com uma complexidade levemente maior. Afinal, se identificar os desejos do cliente é preciso e como a concorrência tem agido uma necessidade, não fica de fora a exigência de verificar quais são as ferramentas disponíveis que podem auxiliá-lo.

2. Analise as tecnologias

Ao reconhecer as principais ferramentas que podem aproximar você da contabilidade digital, cabe identificar quais delas se aplicam à sua realidade. A pergunta é: do que você precisa e qual a melhor solução para isso?

• Você precisa se comunicar melhor interna e externamente? Tente o Skype
• Quer gerenciar melhor seus compromissos? Que tal o Google Agenda?
• Precisa organizar seus documentos? Experimente o Evernote
• Quer acompanhar tarefas mesmo à distância? Faça um teste com o Trello
• Sua necessidade é ser mais produtivo? Avalie o Runrun.it
• Deseja saber a opinião dos clientes? Crie uma pesquisa no SurveyMonkey.

3. Garanta o engajamento

Depois de conhecer as ferramentas e ficar com aquelas que melhor solucionam as suas demandas, é hora de garantir que elas funcionem como o desejado. Para isso, o jeito é buscar o engajamento de todos na sua equipe. Saem de cena os digitadores de lançamentos contábeis e entram os consultores digitais. Isso não significa dar novas funções aos colaboradores, mas adaptar suas rotinas à tecnologia disponível. Quer uma dica? Mostre como as tarefas de cada um se tornam mais fáceis, práticas e eficazes com as novidades que irá implantar.

4. Mostre valor ao cliente

É bastante provável que o seu cliente esteja aberto às novidades, mas não há unanimidade. Talvez você encontre alguma resistência em um processo específico, uma nova forma de atendimento ou de encaminhamento de uma demanda. Tudo isso faz parte. O segredo aqui é replicar o modelo que o convenceu sobre a importância da contabilidade digital. Da mesma forma que você percebeu valor na proposta, seu cliente também perceberá. Afinal, para ele, os ganhos também são bastante relevantes. Faça o que estiver ao seu alcance para ajudar seus parceiros no uso de alguma ferramenta ou no processo de transição. Além de demonstrar uma postura de consultor, o que agrada ao mercado, você estará atuando em benefício próprio, já que a qualidade da informaçãorecebida otimiza o seu trabalho.

5. Conte a novidade ao mercado

Assim como acabamos de falar em cultivar o relacionamento com seus atuais clientes, não podemos esquecer dos novos e potenciais. Há muitos interessados no tipo de serviço que você pode oferecer a partir de uma estratégia de contabilidade digital. O problema é que parte deles talvez sequer saiba que seu escritório existe. E sabe qual é a melhor solução para isso? A própria contabilidade digital, agora aplicada aomarketing. Estão justamente na internet algumas das melhores maneiras de se conectar aos futuros clientes, como um site próprio, um blog com marketing de conteúdo, redes sociais e e-mail marketing. O segredo está em dominar as ferramentas que facilitam a tarefa de encontrar seu cliente e dialogar com ele.

Erros do contador digital que você precisa evitar

Você está quase pronto para ser um contador digital. A derradeira etapa consiste em fugir dos equívocos mais comuns, os quais relacionamos abaixo.

Criar perfumaria

Uma ferramenta não pode ser disponibilizada como elemento decorativo. Se ela existe, precisa se manter em movimento. A pior estratégia é utilizar um aplicativo ou método “porque todos usam”, mas abandoná-lo em seguida. Em muitos deles, a interação é o motor do sucesso. Tenha em mente que se trata de uma solução ao cliente, não de perfumaria.

Não medir os resultados

Imagine que você adotou certa ferramenta porque um amigo falou bem dela. OK, o conselho é bem-vindo, mas será que para a sua necessidade o recurso demonstra a mesma validade? Não há como saber sem avaliar como ele se comporta, concorda? Então, meça seus resultados.

Esperar soluções mágicas

Em muitos casos, o ganho proporcionado pelas ferramentas digitais é tão fantástico que realmente parece mágica, mas não é. A eficácia de cada uma delas varia conforme são utilizadas. Ou seja, se ela será ou não útil ao negócio depende muito mais de você. Então, não transfira sua responsabilidade.

Decidir sozinho

Seja para optar ou cortar uma tecnologia, vale assumir uma postura de líder. Na prática, isso se materializa em ouvir o que a equipe tem a dizer antes e durante o uso da ferramenta. Por vezes, a partir de tais relatos, pequenos ajustes podem elevar a eficácia da estratégia. Mas quem ignora isso acaba empurrando algo sobre os colaboradores e despertando sua insatisfação.

A ContaAzul pode ajudar você

Parceira dos pequenos empreendedores e contadores brasileiros, a ContaAzul entra para a relação das ferramentas digitais indispensáveis para o seu escritório. Ousamos afirmar isso em razão do que ela oferece em termos de recursos úteis para o seu dia a dia. Através do ContaAzul para Contadores, por exemplo, você tem acesso a uma ferramenta gratuita que permite realizar a integração contábil com o sistema de gestão do seu cliente. Já com o Diretório de Contadores, você ganha um aliado na divulgação do seu escritório. Através desse recurso, é possível se cadastrar para ser encontrado por novos clientes. E não podemos deixar de fora os próprios artigos publicados neste blog. Procuramos contribuir com sua atualização profissional, trazendo conteúdos ricos e dicas úteis para qualificar a sua atuação. Assim como você é parceiro das empresas que atende, a ContaAzul quer ocupar esse posto para impulsionar o seu crescimento.