sistema de contabilidade online permite que você resolva todas as obrigações do negócio pela internet e dê adeus à burocracia dos escritórios tradicionais.

Com ele, é possível automatizar rotinas como emissão de notas fiscais e cálculo de impostos, gerar relatórios em poucos cliques e acompanhar de perto todos os eventos e documentações da empresa. 

Não à toa, os escritórios contábeis mais inovadores já estão utilizando softwares na nuvem para atender seus clientes de forma ágil e eficiente.

Se você também quer revolucionar sua gestão com o sistema de contabilidade online, este artigo vai mostrar todas as funções do software e deixar claro por que vale a pena migrar para a contabilidade digital. 

Continue lendo e entenda como funciona na prática. 

O que é sistema de contabilidade online

Sistema de contabilidade online é um software de gestão contábil baseado na nuvem, ou seja, que é hospedado em servidores remotos e funciona 100% pela internet. 

Com ele, é possível gerenciar as principais rotinas contábeis, fiscais e trabalhistas das empresas a qualquer hora e lugar, pois os dados ficam armazenados na nuvem e o programa pode ser acessado diretamente no navegador.

Hoje, a computação em nuvem é tendência absoluta no mercado, e cada vez mais organizações estão migrando seus sistemas de gestão para a versão online — incluindo a contabilidade. 

Em 2019, a adesão aos serviços em nuvem cresceu 35% entre as empresas brasileiras, tornando o país o maior investidor em soluções online, segundo dados da Associação das Empresas de Software (ABES) publicados na Crypto ID.

Já uma pesquisa realizada pela Accounting Today em 2018 e publicada na Finances Online mostra que 53,3% das empresas contábeis dos EUA já utilizam softwares baseados em nuvem para gerenciar a contabilidade de seus clientes.

Ou seja: o software de contabilidade online é o futuro da área, e não faltam benefícios para explicar essa ascensão, como veremos a seguir.  

Por que o sistema de contabilidade online é melhor 

Antes de surgir o sistema de contabilidade online, as empresas utilizavam planilhas ou softwares tradicionais para gerenciar suas contas.

No entanto, enquanto as planilhas geram desorganização e erros graves nos cálculos, os programas de computador clássicos costumam ser instáveis, caros e ainda ficam desatualizados rapidamente — sem falar na dor de cabeça para fazer backups e manter a infraestrutura de TI necessária para rodar o software. 

Com a computação em nuvem, todos esses problemas foram solucionados e deram lugar a sistemas rápidos e eficientes que não precisam ser instalados e ainda têm um custo-benefício muito superior. 

Para as empresas contábeis, é uma solução para de oferecer serviços completos, com custo menor e mais qualidade.

Para as organizações, é uma oportunidade de acompanhar de perto a gestão contábil e resolver rapidamente as questões burocráticas

Em resumo, estas são as vantagens de usar um sistema de contabilidade na nuvem:

  • O software fica disponível 24 horas, 7 dias por semana e pode ser acessado de qualquer lugar com uma simples conexão à internet
  • O sistema é mais rápido e estável, pois é hospedado em servidores de alta performance sob responsabilidade do provedor 
  • Não há custos de instalação, compra de licença, configuração e manutenção de datacenters locais, que costuma pesar no orçamento de TI
  • Você paga apenas pelo serviço que utiliza, no modelo comercial SaaS (Software como Serviço), em que a empresa escolhe quais recursos quer incluir no plano e paga uma mensalidade 
  • Vários colaboradores podem acessar o sistema ao mesmo tempo, com total segurança e controle de acesso
  • O sistema de contabilidade online é atualizado automaticamente, oferecendo o que há de mais novo no mercado sem custos extras
  • A equipe ganha produtividade com a automação de tarefas e funções executadas em poucos cliques, sem preenchimento manual e retrabalho 
  • A empresa consegue acompanhar suas informações contábeis e financeiras em tempo real
  • comunicação com o escritório de contabilidade online fica muito mais simples e ágil, com empresa e fornecedor sempre conectados por meio do software.

E esses são apenas alguns exemplos, perto das vantagens da contabilidade online que já mostramos aqui no blog. 

7 funções do sistema de contabilidade online para agilizar seu negócio

Para saber como o sistema de contabilidade online funciona na prática, vamos conhecer algumas de suas principais funções.

contabilidade
Contabilidade online

Veja do que esse software é capaz.

1. Calendário de obrigações da empresa

Com o sistema de contabilidade online, você nunca mais perde uma data de vencimento de imposto ou prazo para envio de obrigação acessória, graças ao calendário sempre atualizado e às notificações automáticas a cada evento próximo.

Esse simples recurso evita multas, atrasos e encargos para sua empresa, mantendo a equipe informada sobre todos os eventos e movimentações da contabilidade. 

2. Emissão de notas fiscais

emissão de notas fiscais é uma das principais atividades contábeis das empresas, mas ainda gera muitas dúvidas e pode complicar a vida do empreendedor.

No sistema contábil online, há um módulo específico para emitir facilmente a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): basta preencher dados como destinatário, valor e serviço prestado. 

A vantagem é que os emissores oferecidos por empresas de contabilidade online costumam ser mais práticos e intuitivos que os softwares disponíveis no mercado.

3. Cálculo de impostos

Outra tarefa automatizada pelo sistema de contabilidade na nuvem é o cálculo dos impostos, que são contabilizados de acordo com as notas fiscais emitidas pela sua empresa.

Assim, você só precisa acessar o sistema e baixar as guias de pagamento geradas automaticamente, sempre com antecedência em relação à data de vencimento do tributo. 

Além disso, o sistema indica quais impostos já foram pagos e quais estão pendentes, de acordo com a competência. 

4. Folha de pagamento

folha de pagamento costuma ser o carro-chefe da contabilidade, pois é uma das tarefas mais complexas.

Se você não está familiarizado com o eSocial (Sistema Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) e tem dificuldade com as burocracias trabalhistas, basta usar o sistema de contabilidade online para enviar os dados dos funcionários e receber a documentação pronta. 

Nos softwares online, você só precisa preencher dados como controle de ponto, horas extras, férias e outras informações dos colaboradores no período.

O resto fica por conta da empresa contábil, que disponibiliza os recibos da folha e as guias para recolhimento dos impostos, deixando sua empresa sempre regular. 

5. Geração de relatórios contábeis

Os relatórios contábeis estão entre as ferramentas mais valiosas para os empreendedores,  pois mostram o desempenho financeiro e patrimonial da empresa e apoiam a tomada de decisão. 

Para ter esses documentos sempre à mão, basta acessar o sistema de contabilidade na nuvem e baixar os relatórios e demonstrações contábeis elaboradas por contadores experientes.

Alguns exemplos de documentos são o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), balanço patrimonial e balancete. 

Tudo o que você precisa fazer, nesse caso, é enviar o extrato bancário da empresa pelo software e aguardar as informações para entender o desempenho do negócio e planejar seus próximos passos. 

6. Entrega de obrigações acessórias

As chamadas obrigações acessórias são os principais deveres administrativos que a empresa deve entregar ao governo, como a ECD (escrituração Contábil Digital), DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte) e RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), por exemplo. 

No sistema contábil online, todas as obrigações com a Receita Federal, estado e prefeitura ficam disponíveis para consulta e sua entrega é garantida dentro dos prazos.

7. Compartilhamento de documentos

Por fim, o sistema de contabilidade na nuvem facilita muito o compartilhamento de documentos entre empresa e escritório.

A qualquer hora e lugar, você pode acessar e consultar suas guias de impostos, contrato social, contracheques, demonstrativos contábeis por período e o que mais precisar para entender como anda a contabilidade do seu negócio.

Além disso, os dados ficam seguros na nuvem e você não corre o risco de perder documentos e informações importantes.

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Fonte: Contabilix