Controle de estoque: Facilite e otimize seu tempo de trabalho usando Excel

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Como fazer controle de estoque no Excel?

Para saber como fazer controle de estoque Excel basta acessar a plataforma e escolher a planilha que você acha mais adequada para seu negócio.

Assim, umas das vantagens do Excel é que ele oferece tabelas prontas para serem utilizadas e que podem ser baixadas gratuitamente.

Portanto, o modelo do Pacote Office oferece diversos protótipos dentro do sistema, sendo uma ótima ferramenta para facilitar seu trabalho e otimizar seu tempo.

Sendo assim, a Saipos separou um passo a passo para você entender como fazer esse procedimento e aplicá-lo no seu negócio. Confira!

Resumidamente, essas são as etapas que você precisa fazer para o controle de estoque Excel:

  1. Abra o Excel no seu computador;
  2. Clique na aba “Novo” para criar uma planilha nova;
  3. Aparecerá um campo de “busca” na tela;
  4. Digite no campo a palavra “estoque”;
  5. Irá aparecer alguns modelos de planilhas, você deve clicar no de sua preferência e que mais se adequa ao seu negócio;
  6. Para finalizar, aparecerá uma descrição da planilha, você clica em “Criar”.

Viu só? Não é nem um pouco complicado, basta dar alguns cliques para formar uma planilha, salvá-la com um nome e começar a usar suas funcionalidades.

Planilha personalizada no Excel

Uma dica é que você pode personalizar a sua planilha de controle de estoque Excel, é só colocar itens que fazem parte das atividades da empresa.

Porém, para uma planilha completa, existem algumas informações essenciais que você deve colocar nela, são dados importantes e que se encaixam a qualquer tipo de negócio.

Então, o que não pode faltar na sua planilha de controle de estoque no Excel:

  • Uma coluna de entradas;
  • Uma coluna de saídas;
  • O código do produto;
  • A descrição do produto;
  • A unidade de medida;
  • A classificação das datas (dia, mês e ano);
  • O registro da quantidade de unidades;
  • O registro do custa de cada unidade;
  • Incluir o nome e contato do fornecedor.

Além disso, é muito importante informar datas, quantidades e valores a serem registrados na entrada e na saída dos produtos, assim como o motivo da saída do item do estoque.

Vale lembrar também que o gestor deve registrar as entradas na hora do recebimento dos produtos, assim como marcar os de saída quando a mercadoria for retirada. 

Como funciona a planilha de controle de estoque Excel?

Você pode ter aberto a planilha e se deparado com diversas categorias, nomenclaturas e colunas. Para muitos, esses elementos e nomes estão no dia a dia da empresa.

Mas a Saipos vai explicar algumas dessas funcionalidades para que você entenda com clareza o que elas realmente significam. Vamos lá?

Existem algumas abas na página inicial da planilha de controle de estoque no Excel, como:

  • Inventário;
  • Entradas e saídas;
  • Controle de estoque;
  • Panorama.

Desse modo, essa estrutura é a base da sua planilha. Vamos entender mais a fundo?

Inventário

Vamos começar pelo inventário, que é um dos elementos mais importantes para realizar um controle de estoque eficaz.

Dessa forma, ele é sinônimo da organização que suas mercadorias armazenadas têm, estando listadas, registradas e enumeradas corretamente, para não haver prejuízos e falhas.

No caso da aba do inventário, o objetivo é anotar a descrição do produto e a quantidade dele, informações importantes e necessárias para a empresa.

Na tabela acima temos um exemplo do que aparecerá na sua planilha de controle de estoque no Excel.

  • ID: seria o número de identificação do produto;
  • Nome: como o produto está identificado;
  • Descrição: uma breve descrição do produto, caso necessário;
  • Unidade: informar como o produto é vendido (unidade, pacote, par, lote);
  • Valor da unidade: preço de cada unidade;
  • Estoque inicial: quantas unidades tem no estoque no início do controle;
  • Estoque mínimo: quantas unidades sempre devem haver no estoque.

Entradas e saídas do controle de estoque

Como mostrado na planilha acima, o controle de estoque no Excel tem a aba de entradas e saídas.

Portanto, o gestor precisa preencher constantemente essas colunas para controlar o estoque e manter confiável e positiva sua função para tomar decisões.

Vale lembrar que essa tarefa requer uma certa intuição por parte do responsável na hora de preencher esses dados.

Nesse caso, as entradas e saídas de cada produto devem ser registradas separadamente para cada mês.  

Sendo assim, cada categoria significa:

  • Data: a data da movimentação do produto;
  • Nota fiscal: número da nota que o produto refere;
  • Produto: nome do produto (uma breve descrição, se necessário);
  • Entrada: quantidade do produto que entrou no estoque;
  • Saída: quantidade do produto que saiu do estoque.

Controle de estoque

Primeiramente, essa aba apresenta três fatores a serem preenchidos: 

  • O estoque atual;
  • O valor do estoque;
  • A necessidade de estoque.

Dessa maneira, essas informações são relevantes para notificar as mercadorias armazenadas da empresa

Portanto, o estoque atual indica quantos produtos estão armazenados, sendo positivos ou em falta.

Já o valor do estoque é a quantidade que, em caso positivo, será indicado o valor em dinheiro armazenado em forma de estoque.

Por fim, a necessidade de estoque informa se o produto é necessário ou não no estoque. Caso não seja, será informado que não, mas caso seja, será indicado que sim e o valor em falta. 

Junto dessa parte na planilha existem mais quatro áreas que devem ser preenchidas:

  • Entrada: quantidade do produto que entrou no mês;
  • Saída: quantidade do produto que saiu no mês;
  • Total: quantidade em estoque no mês;
  • Valor em estoque: valor armazenado em forma de estoque no mês.

Panorama

A última aba da planilha é o panorama, que tem como objetivo mostrar uma visão geral dos dados das abas anteriores.  

Portanto, as informações se referem ao capital armazenado em forma de estoque nos meses que já passaram pelo controle de estoque.

Por que usar o controle de estoque Excel?

O controle de estoque no Excel é uma maneira de evitar que sua empresa sofra danos e prejuízos financeiros.

Deste modo, manter a rotatividade do seu estoque em perfeita organização é uma tarefa que não pode ser deixada de lado, pois você pode ficar sem produtos para vender.

Assim como suas mercadorias armazenadas podem estragar ou ocupar espaço por um período indeterminado e sem saída.

Sendo assim, o objetivo de fazer o controle de estoque no Excel é registrar as entradas e saídas dos produtos da empresa, fiscalizando cada etapa e gerenciando tudo minuciosamente.

O empreendedor do setor alimentício conhece o conceito de “o primeiro que vence é o primeiro que sai”, portanto o controle de estoque é necessário.

Dessa forma, se a empresa tem um gestor encarregado para isso, sua eficiência definirá as informações e dados mais importantes sobre as vendas.

Além disso, ele consegue ter mais exatidão nas necessidades de compras futuras, evitando mercadorias armazenadas em excesso e sem saída.

Outro benefício é a organização do espaço/depósito, tornando fácil a identificação dos produtos, efetivando a produtividade e funcionalidade da empresa.

Financeiramente, o controle de estoque no Excel também favorece sua empresa, pois existe um controle exato da movimentação do estoque, sabendo a entrada e saída dos produtos.

O que é controle de estoque?

O controle ou gestão de estoque é uma função muito importante para quem quer organizar seu negócio

Serve para registrar, fiscalizar e monitorar a entrada e saída de itens da empresa. Esse planejamento é uma atividade que beneficia o funcionamento do estabelecimento.

Sendo assim, se você quer que sua empresa tenha uma política de estocagem eficiente, vai precisar ter uma planilha de gestão de estoque.   

Para facilitar sua vida, a Saipos disponibiliza GRATUITAMENTE uma planilha para controle de estoque!

Então, comece a colocar em prática essa ferramenta e informar o capital atualizada da sua empresa e, também, a necessidade de todos os produtos.

Fonte: Saipos