Controle de frequência dos funcionários: Quais as principais formas de ser feito?

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A maioria os gestores responsáveis por realizar o controle de frequência dos funcionários, em algum momento, tiveram dificuldades em desenvolver um processo ágil, eficiente e seguro para garantir um acompanhamento correto das horas trabalhadas pelos colaboradores.

O controle de frequência dos colaboradores de uma empresa é extremamente importante para uma gestão de pessoas que respeite as rotinas da organização e as leis trabalhistas.

Além disso, o acompanhamento da carga horária, dos intervalos intrajornada e interjornada, de atrasos e horas extras do quadro de funcionários da empresa são processos contínuos que devem ser constantemente atualizados e otimizados.

O controle de frequência dos funcionários também garante que as informações necessárias para o fechamento da folha de pagamento sejam coletadas de maneira correta e que as relações de trabalho sejam tratadas com transparência e organização.

No entanto, precisamos entender que o “controle” feito sobre a frequência e as jornadas de trabalho dos funcionários da empresa não se trata de uma estratégia de monitoramento ou cerceamento dos colaboradores. 

Pelo contrário! Realizar o controle de frequência dos funcionários é uma ferramenta muito valiosa para a avaliação de processos internos, do clima organizacional, da saúde dos colaboradores e da eficiência da gestão de pessoas.

Todos esses são indicativos importantes para o sucesso dos negócios.

Há uma série de maneiras de realizar o  controle de frequência dos funcionários de uma organização: há o controle manual, feito em cadernos e cartões de ponto, o controle por planilhas de excel e o controle de ponto online, por exemplo.

Sabe-se que o desenvolvimento de novas tecnologias para controle de ponto facilitou a gestão de horários de trabalho, intervalos para almoço, etc.

Porém, independente disso, cada uma das opções apresentam uma série de particularidades que devem ser consideradas no momento de escolher a melhor solução para o negócio.

Sabemos dos desafios que podem surgir quando o departamento de Recursos Humanos busca soluções para realizar o controle de frequência dos colaboradores.

Pensando nisso, a mywork elaborou este artigo com as principais informações e dicas para as empresas que desejam implementar o controle de frequência dos funcionários em seus processos internos. 

Ficou interessado (a) no assunto? Então aproveite esse tempo para continuar com a leitura abaixo e entender mais sobre a importância do controle de frequência dos funcionários de sua empresa e sobre as melhores soluções para essa forma de gestão!

O que é o controle de frequência dos funcionários e por que ele é importante?

O controle de frequência dos funcionários é o processo que permite a captação, a análise e o acompanhamento das horas trabalhadas diariamente por um colaborador da empresa.

Em outras palavras, é o processo que avalia o cumprimento das horas de trabalho diário de um profissional para que o cálculo de sua remuneração seja possível.

De forma geral, o controle de frequência dos funcionários funciona da seguinte forma: há a captação dos horários de entrada e de saída dos colaboradores, que são registrados através de alguma ferramenta (manual ou eletrônica), bem como de seus intervalos intrajornadahoras extrasadicionais noturnos, etc. 

Tudo que é referente ao horário de trabalho do colaborador é avaliado no controle de frequência.

As informações coletadas neste processo são utilizadas, em seguida, para o cálculo do valor da remuneração dos profissionais, que é imputado na folha de pagamento. 

Dessa forma, o controle de frequência dos funcionários é um processo fundamental para o gerenciamento tanto das jornadas de trabalho dos colaboradores quanto para o cumprimento das obrigações trabalhistas por parte da empresa quanto para o fechamento da folha de pagamento.

Administrar os horários de entrada e saída dos funcionários também permite que o departamento responsável pela gestão de pessoas identifique os colaboradores que mais se atrasam, que mais devem horas de trabalho ou que mais fazem horas extras, quem são os funcionários que apresentam o maior número de faltas, etc.

Tudo isso contribui para que ações mais específicas e mais assertivas sejam desenvolvidas para melhorar a saúde interna da empresa.

Além dos pontos apresentados anteriormente, o controle de frequência dos funcionários também é importante do ponto de vista legal.

Isso porque o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho determina que as organizações que têm mais de 20 profissionais em seu quadro de colaboradores devem obrigatoriamente realizar o controle de frequência dos funcionários em questão.

Este controle pode ser feito através de ferramentas manuais, mecânicas ou eletrônicas, desde que seja feita de maneira correta.

Controle de Frequência de Funcionários

Adotar uma forma de controle de ponto para realizar o controle de frequência dos funcionários é uma forma de garantir que a empresa está agindo de acordo com as leis do trabalho e que os colaboradores estão cumprindo as jornadas de trabalho adequadamente, o que protege a organização de eventuais processos trabalhistas.

Quais são as principais formas de realizar o controle de frequência dos funcionários?

Como mencionamos anteriormente, há uma série de formas de realizar o controle de frequência dos colaboradores através das diversas alternativas de controle de ponto disponíveis no mercado.

Cabe aos gestores responsáveis selecionar a o método que se adequa melhor às necessidades da empresa e de seus colaboradores. 

Nesta seção, vamos falar um pouco mais sobre cada um desses métodos.

  • Controle de ponto manual: o uso da folha de ponto era muito comum nas empresas antes da transformação digital no departamento de RH. Muitas organizações utilizavam a folha de ponto para que os funcionários fizessem o registro de suas jornadas de trabalho diárias. Apesar de parecer um método de baixíssimo custo num primeiro momento, o controle de ponto manual é extremamente obsoleto, pois além de dificultar o trabalho dos gestores de RH, que precisam fazer os cálculos de horas extras e banco de horas, ainda há o risco de que as informações sejam registradas incorretamente ou alteradas, o que pode acarretar problemas em toda a operação de fechamento da folha de pagamento. O uso de métodos manuais de controle de ponto também é arriscado, pois a ferramenta física que é utilizada para anotação, como caderno ou ficha, podem ser danificados.
  • Controle de ponto mecânico: o ponto mecânico funciona como uma alternativa ao ponto manual apresentado no tópico anterior. Nesse sistema, conhecido também como ponto cartográfico, os registros de horários não podem sofrer rasuras ou alterações fraudulentas, pois o aparelho utilizado registra os horários automaticamente na ficha de cada funcionário. No entanto, ainda é preciso que todos os cartões dos colaboradores sejam recolhidos para que o cálculo de horas trabalhadas seja feito, o que ainda não torna este método completamente seguro.
  • Controle de ponto eletrônico: o Registrador de Ponto Eletrônico (REP) é uma forma mais segura para realizar o controle de frequência dos funcionários. O REP é um relógio eletrônico (que funciona com biometria, cartão ou senha), que possibilita o armazenamento dos pontos registrados em uma memória própria do aparelho. Todas as marcações registradas na memória podem ser exportadas para um sistema de tratamento, no qual os atrasos, horas extras e banco de horas podem ser consultados e corrigidos em casos de erros eventuais. No entanto, esse tipo de controle de ponto exige que um determinado período seja cumprido para que as informações registradas sejam consultadas, o que pode não ser a melhor alternativa para as necessidades da empresa.
  • Controle de ponto alternativo: em termos de avanços tecnológicos e de segurança, esse é, sem dúvidas, o tipo de controle de ponto que mais se destaca, pois trata-se de uma forma de controle de frequência e jornada que pode ser realizado em diversos dispositivos, como celulares, tablets ou computadores. Isso porque a portaria 373 do MTE, criada em 2011, determinou que as empresas podem adotar sistemas alternativos de controle de ponto, como o ponto via web. De forma geral, para realizar o controle de frequência dos colaboradores através do ponto alternativo, basta que os funcionários façam o download do aplicativo de registro de ponto no celular/tablet ou acessem o sistema de registro de ponto pelo computador. Essa forma de registro de ponto e frequência dos colaboradores proporciona muita economia e praticidade para a empresa e para os profissionais, além de permitir que as informações registradas pelos colaboradores sejam consultadas em tempo real e calculadas com mais facilidade. O controle de ponto alternativo também é mais seguro em termos de armazenamento e registro de informações, pois a grande maioria dos sistemas é armazenado em nuvem. Em geral, estes sistemas também apresentam o banco de horas dos colaboradores, o que facilita a administração das horas extras ou horas devidas pelos funcionários.

E como escolher a melhor solução para minha empresa?

Você deve ter percebido que existem diversas formas de realizar o controle de frequência dos colaboradores e cada uma delas tem suas particularidades.

Poucos métodos, no entanto, são realmente eficientes e  adequados para as necessidades das empresas. 

Dessa forma, o primeiro passo para escolher a melhor solução para sua organização é ter um mapeamento claro das necessidades internas para sua gestão e priorizar o método que mais facilita as rotinas internas.

Após a escolha do método é essencial que os colaboradores sejam devidamente orientados sobre como funciona o controle de frequência escolhido.

Uma boa aposta é investir em treinamentos sobre a nova ferramenta. 

Além disso, é essencial que os gestores responsáveis orientem as equipes a respeito da importância do registro correto das horas trabalhadas.

Não como uma forma de monitoramento, mas para garantir a transparência nas relações de trabalho e garantir a segurança de todos.

Ademais, é importante que os responsáveis pelo departamento de recursos humanos estejam sempre atentos a comportamentos incomuns dos colaboradores.

Muitas faltas ou horas extras podem indicar que há algo errado com os funcionários e o controle de frequência é uma ferramenta valiosa para a identificação de tais “anomalias” na empresa.

Utilizar as informações fornecidas pelos sistemas de controle de frequência é fundamental para uma boa gestão de pessoas.

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Fonte: My Work