Controle de notas fiscais: Saiba como aprimorar a gestão contábil!

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A infraestrutura de empresas de pequeno porte é mais enxuta, assim como a quantidade de colaboradores, o que faz com que seja muito comum que o gestor do negócio se responsabilize pelo controle financeiro.

Mas, quando se trata de gestão contábil, é preciso tomar muito cuidado, especificamente em relação ao controle de notas fiscais.

Erros de preenchimento, perda de prazos de envio e outras falhas operacionais comumente cometidas por pessoas são apenas alguns dos problemas que podem levar a organização a sofrer multas, penalidades e diversos tipos de prejuízos que ameacem a sua sobrevivência no mercado.

Por isso, preparamos este conteúdo para que conheça 5 ótimas dicas de como acertar no controle de notas fiscais. Prossiga com a leitura do artigo para saber como aprimorar a gestão contábil!

1. Organize suas notas fiscais

nota fiscal eletrônica (NF-e) é obrigatória no Brasil e, assim como as notas fiscais impressas, deve ser mantida por no mínimo 5 anos. Se houver fiscalização em sua empresa e não houver documento fiscal, poderá ser aplicada multa. 

Portanto, é necessário criar o hábito de organizar as notas fiscais para que não sejam perdidas em vários e-mails ou perdidas devido a uma falha no sistema de negócios. 

Quanto à organização, os documentos fiscais podem ser catalogados de acordo com a data de emissão ou recebimento, empresa emissora ou destinatária, de acordo com a sua necessidade. 

Para evitar os riscos associados ao arquivamento de documentos fiscais, existe a possibilidade de utilizar o armazenamento em nuvem, o que reduz o risco de perda de dados e documentos danificados.

Já existe um software de gestão de documentos fiscais, como é o caso da Emitte, que oferece a possibilidade de organizar todas as NFs e CTs, permitindo e facilitando o acesso às informações a qualquer momento. 

Comprovar a veracidade do documento é uma medida obrigatória para qualquer empresa que não queira se complicar com os órgãos fiscalizadores. Para isso, é necessário consultar o site da prefeitura do município em que o negócio está registrado ou de qualquer outro departamento que emita as notas.

Confira se as informações batem para se certificar de que a nota é genuína. Esse procedimento aumenta a segurança da companhia e de seus clientes, além de reduzir o risco de problemas com o Fisco.

2. Defina um responsável para receber as notas fiscais

Uma empresa é formada por diferentes tipos de profissionais, sendo cada um especializado em uma determinada função. Isso significa que nem todos os colaboradores têm o conhecimento necessário para cuidar das questões tributárias.

Não é suficiente saber a importância de gerenciar adequadamente os documentos, mas também entender o que a legislação prescreve.

É necessário investir em treinamentos constantes. Você pode oferecer cursos e palestras, e até mesmo pedir ao seu contador para ministrar palestras na sua empresa para orientar e esclarecer dúvidas que surgirem no fluxo de trabalho.

Portanto, para otimizar o controle de notas fiscais delegue essa função a um funcionário ou departamento específico, dependendo do porte de seu negócio. Dessa forma, há muito mais chances de que a empresa receba as notas dos fornecedores em tempo hábil e aumente a sua organização fiscal.

3. Organize os documentos

Mesmo em meio ao evidente processo de transformação digital que a sociedade está passando, ainda há quem prefira utilizar arquivos físicos para organizar os documentos. Contudo, atualmente há uma grande variedade de ferramentas disponíveis para facilitar a gestão tributária, contábil e a organização de arquivos.

Além de reduzir a necessidade de espaço físico destinado às notas impressas, esse tipo de solução permite que o gestor organize e separe os documentos de forma muito mais simples e eficiente.

Alternativas precisam ser consideradas para garantir que as atividades permaneçam em ordem, independentemente do momento da empresa. 

Portanto, invista no estabelecimento de um fluxo simples e claro para o recebimento de notas fiscais no dia a dia. 

Designed by @yanalya / freepik
Designed by @yanalya / freepik

Você pode considerar recursos para gerenciar notas em papel e eletrônicas. Notas impressas: Você pode trabalhar com pastas simples para organizar melhor suas receitas e despesas. Isso é importante para evitar que sejam confundidos com outros documentos. 

Nota fiscal eletrônica (NF-e): O processo pode ser feito ainda mais facilmente, bastando criar pastas específicas em seu computador. 

Tente fazer backup desses documentos, para que você sempre tenha cópias à sua disposição, para garantir.

4. Fique atento aos prazos e a autenticidade das notas

Cumprir com os prazos de pagamento é uma das medidas mais importantes para se ter controle de notas fiscais.

Essa prática evita problemas com órgãos fiscalizadores, fornecedores e clientes, além de evitar o pagamento de multas.

Depois de estabelecer o procedimento de recebimento de faturas, é importante criar uma rotina de verificação das datas de pagamento. Verifique as datas de validade e crie uma revisão sequencial. Também é interessante definir um dia da semana, por exemplo, para liquidar todas as faturas a vencer na semana seguinte. 

A pré-organização ajuda a manter as contas atualizadas e evita o risco de pagamento de juros e multas, o que prejudica a gestão financeira e impede o investimento.

Autentificação

Outra etapa essencial e que não pode ser perdida é a autenticidade das notas! Por mais antigo e confiável que seja seu relacionamento com um determinado fornecedor, sempre que receber uma fatura, visite o site do IRS, verifique se é autêntica e se todas as informações estão em conformidade. 

O procedimento traz mais confiança a todas as partes envolvidas no relacionamento e ajuda a reduzir problemas de fiscalização. 

Também é importante verificar se a Nota recebida realmente pertence a um produto adquirido por sua empresa, essa verificação deve ser feita em linha com o setor de compras. E não se esqueça: o DANFE é apenas o documento auxiliar da NF-e!

Cuidado ao receber um DANFE, se ele está de fato vinculado a um XML recebido pela empresa, pois para o fisco o que importa é o arquivo XML. 

Para evitar transtornos, é altamente recomendável ter um sistema de recebimento automático de NF-e, onde você poderá consultar os documentos emitidos contra seu CNPJ diretamente da SEFAZ e poder executar o MD-e (Manifesto do Destinatário), evitando problemas com fiscalizações. Temos um artigo especial sobre como verificar se uma nota fiscal está correta, confira!

5. Automatize o controle de notas fiscais

Hoje é possível contar com ferramentas tecnológicas que oferecem uma infinidade de soluções para as mais diversas necessidades do setor contábil.

Ao optar pela automação, você também pode ter uma visão mais ampla das contas, conseguindo criar estratégias de controle mais otimizadas. 

Usando a tecnologia a favor da empresa, é possível reduzir custos, melhorar a performance e até simplificar todo o trabalho que envolve controle e reporte pelo setor financeiro.

Uma plataforma online de emissão de notas fiscais para MEI e pequenas e médias empresas, por exemplo, oferece uma vasta gama de recursos para facilitar a gestão tributária do negócio, tais como:

  • Emissão simplificada de todo tipo de nota fiscal em um único software;
  • Planos ilimitados mensais e anuais para emissão de NF-es;
  • Download e envio de todos os XMLs de notas diretamente da plataforma;
  • 10% de cashback na compra de Certificados Digitais e Créditos;
  • Suporte técnico via chat;
  • Layout simples e intuitivo;
  • FAQ e tutoriais disponíveis para sanar as principais dúvidas sobre utilização;
  • Dados armazenados na nuvem para garantir a segurança dos dados;
  • Atendimento em todo o Brasil;
  • Acessível em Android e iOS.

A implantação de um software é o grande diferencial competitivo que sua empresa pode obter. Permite a integração entre funções e departamentos da empresa – principalmente para o setor de vendas – porque, a partir da emissão de notas fiscais, é possível gerir as vendas de forma eficiente. 

Outra vantagem é que qualquer pessoa com acesso ao programa pode ver imediatamente as informações de que precisa, pois a atualização está imediatamente disponível. Isso traz flexibilidade e facilita o trabalho em equipe. 

Para finalizar

Também é importante notar que este tipo de sistema pode ser usado de qualquer lugar se você tiver acesso ao computador. Isso traz mobilidade, melhora o atendimento ao cliente e aumenta a satisfação e segurança dos funcionários que podem trabalhar remotamente se necessário. 

Existem diversas medidas que podem ser tomadas para melhorar o controle de notas fiscais, mas com o suporte de uma ferramenta tecnológica o departamento de contabilidade passa a contar com uma série de soluções para os mais diversos desafios de seu cotidiano.

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