Recentemente atendemos uma empresa que precisava atualizar o ativo imobilizado tendo em vista que há quatro anos não estavam fazendo a devida validação. Foi feito o desenho do projeto junto a equipe e na sequência o trabalho foi iniciado. Após todo o levantamento físico foi realizada a conciliação físico e contábil, justamente nesta fase foi descoberto que mais de 15% dos bens da empresa não existiam mais. Inúmeros itens danificados, quebrados e alguns foram até vendidos, entretanto, vários itens tinham simplesmente desaparecido. Um período de quatro anos sem controle patrimonial resultou em prejuízo.

O ajuste com a baixa contábil desses bens foi algo próximo de um milhão de reais. Essa importância podemos dizer com convicção que foi “perdida” em razão de se “economizar” com inventários periódicos que uma vez realizados dariam segurança as medidas para evitar as perdas.

É fundamental que se tenha controle para ter as informações com precisão, mesmo que as respostas sejam diferentes das propostas inicialmente.

É mais que comum, empresas apresentarem grandes perdas quando não há o devido controle patrimonial.
O controle é fundamental para ter clareza em relação ao que efetivamente tem disponível e qual é o estado dos itens. A implantação do controle patrimonial é uma garantia de dados consistentes e com informações atualizados que podem ajudar a valorizar a instituição.

O controle dos ativos deve ser uma rotina e a cobrança pela manutenção das informações para que permaneçam atualizadas deve ser levado a risca para não ter nenhuma surpresa no meio do caminho por falta de acompanhamento / atualização.

O Controle Patrimonial vem se fortalecendo nos últimos anos como uma importante ferramenta de Gestão, tanto para fins de controle físico quanto monetário.

Quando não existe qualquer controle do Ativo Imobilizado, a empresa deve optar em contratar profissionais especializados nesse processo, com isso, todo o planejamento e mapeamento será realizado, baseado em informações e necessidades que a empresa tem por objetivo acrescido aos conhecimentos técnicos dos especialistas.

Uma vez iniciado, todo esse universo de informações pode ser enriquecido constantemente diante das necessidades da empresa.
Muitas empresas acabam não se beneficiando fiscalmente da Depreciação Contábil por serem enquadradas em regimes tributários, tais como: Simples ou Lucro Presumido.

Independente de ter ou não esse benefício, é importante saber que o Controle Patrimonial, assim como o nome diz, assegura aos gestores o devido controle dos ativos da empresa, mesmo que esse, num primeiro momento tenha apenas a função física.

Ter domínio de onde está cada bem, quantos bens se tem, quais são esses bens, entre outras informações, são fatores fundamentais para que possa se tomar decisões corretas, principalmente para empresas que buscam ter a Gestão em funcionamento e também as que tem por objetivo crescer.

Cada vez mais empresas estão optando pela atualização ou mesmo implantação do Controle Patrimonial para terem informes ou Demonstrativos Contábeis Financeiros consistentes.

*Walber Almeida Xavier de Sousa é sócio da AXS Consultoria Empresarial,Consultor e Assessor em Gestão Empresarial e Conselheiro Empresarial.

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