CT-e: anulação ou substituição? Quais as diferenças e prazos?

Quem trabalha com transportadoras certamente já enfrentou alguma situação que comprometesse um CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) já emitido. Então, nesse momento, pode surgir a dúvida de qual processo escolher entre cancelamento, substituição e anulação de CT-e.

Essas ações têm ou não o mesmo objetivo? Elas podem ser utilizadas nos mesmos tipos de situações? Quais as medidas a serem tomadas após o procedimento?

Alguns desses questionamentos são comuns devido ao fato de que os termos são tratados como sinônimos, porém, quando estamos falando de documentos fiscais que são usados nas transportadoras essas palavras têm significados bem diferentes.

Por isso, vamos falar na leitura a seguir sobre o que é cada uma, como emitir e suas peculiaridades. Acompanhe!

O que é CT-e de anulação?

O CT-e de anulação é o documento próprio para solucionar o problema de uma emissão incorreta de documentos anteriores. Ele é indicado quando não há mais como fazer o cancelamento ou emitir uma Carta de Correção.

Exemplos de algumas situações em que ele não pode ser usado:

• quando a emissão desse documento gerar a descaracterização da prestação de serviço de transporte;
• quando o erro puder ser corrigido com a emissão de um CR-e Complementar.

No entanto, é importante destacar que o CT-e de anulação é destinado a tomadores que não são contribuintes do ICMS. Portanto, que não emitem Nota Fiscal. Além disso, é preciso conferir as regras de cada estado para emissão deste documento. Isso porque, elas podem ser diferentes e precisam ser levadas em consideração.

O que é CT-e de substituição?

Já o CT-e de substituição é, também, uma solução para o problema de emissão incorreta de um documento anterior. Entretanto, apenas pode ser usado por tomadores que emitem Nota Fiscal eletrônica e são contribuintes do ICMS.

Como é o procedimento e qual prazo para emissão?

Vale dizer que, na prática, ele também anulará o CT-e errado. Para isso, será necessário pedir ao tomador do serviço uma nota fiscal de anulação dos valores para que, posteriormente, o CT-e de substituição seja gerado.

Trata-se de um procedimento bem comum, especialmente para a correção de valores. Isso porque, a Sefaz não autoriza que o pagador do frete seja modificado com o CT-e de substituição.

Outra informação importante é que esse documento tem um prazo máximo para ser emitido de 60 dias. Lembrando que a contagem se inicia com a data de emissão do CT-e que será substituído.

Como é o cancelamento de um CT-e?

O cancelamento de um CT-e é feito antes do início da prestação do serviço de transporte e é indicado quando ocorre algum erro na origem, que é identificado no local, em seguida da sua emissão. 

Dessa forma, esse processo somente pode ser realizado antes de iniciar uma viagem ou, então, quando ainda não houve nenhum tipo de impedimento, como passagens por barreiras ou postos de fiscalização.

É preciso ter atenção aos possíveis erros antes do início da operação, pois, com a melhora e com o aumento das ferramentas utilizadas na fiscalização, o tempo disponível para correção e até mesmo cancelamento de documentos fiscais está cada vez mais curto.

Assim, o prazo atual para fazer o cancelamento de um CT-e é de até sete dias, que começa a ser contado a partir da data e da hora em que o CT-e teve sua autorização de uso emitida.

Por fim, algumas condições que interferem no cancelamento de um CT-e. Dentre as mais comuns, estão:

• a existência de registro de circulação de mercadorias, devido ao fato de o transporte já ter sido iniciado;
• o evento de emissão de manifesto. Como vimos, para o cancelamento, nesse caso, o manifesto também deve ser cancelado;
• o CT-e não pode ter sido substituído ou anulado antes de um cancelamento;
• O CT-e complementado pode ser cancelado desde que ainda esteja no prazo para isso e o complementar for cancelado primeiro.

Portanto, é fundamental conhecer algumas situações que não podem ser corrigidas por meio de uma carta de correção que são:

• retificação de coeficientes que influenciam no valor do imposto, como alíquota, base de cálculo, diferença de preço, valor da prestação e quantidade;
• correção na data de emissão ou de saída do CTe;
• inserção ou correção de dados, informações sobre o emitente, remetente, tomador ou destinatário.

Como fazer a anulação de um CT-e?

A anulação de um CT-e pode ser realizada durante o processo do frete ou até 60 dias depois da emissão do CT-e na qual se deseja anular. Um ponto importante a ser tocado é que o processo de anulação é diferente para os requisitantes que contribuem e os que não contribuem com o ICMS.

Quando o requisitante não contribui com o ICMS, ele deve emitir uma declaração na qual conste a data de emissão do documento que deve ser anulado, explicitando o erro que levou à sua anulação. 

Tendo essa declaração em mãos a transportadora poderá emitir um CT-e de anulação, com os mesmos valores dos serviços e dos tributos, apontando a natureza: “Anulação de valor relativo à prestação de serviço de transporte”. 

Com isso, um CT-e de substituição será emitido destacando os erros do antigo CT-e com a seguinte informação no campo de observação: “Este documento substitui o CT-e [número e data] em virtude de [especificar o motivo do erro]”.

Agora, quando o requerente é contribuinte do ICMS, o processo passa por pequenas mudanças devido ao CT-e 3.0. Conforme o antigo formato, existe a emissão de uma NF-e de anulação, mas também existe uma opção de acionar o desacordo em um evento, fato que exige que a transportadora emita um CT-e de anulação.

Como realizar a substituição de um CT-e?

O CT-e de substituição é aplicado em ambos os casos, isto é, seja o tomador do serviço contribuinte ou não do ICMS. Para a geração de um CT-e substituto quando o tomador do serviço for contribuinte do ICMS é necessário solicitar ao mesmo uma nota fiscal de anulação de valores, pois na emissão do Conhecimento de substituição essa nota deverá ser mencionada. 

Já para os casos em que o tomador do serviço não for contribuinte do ICMS, será preciso adotar o procedimento informado anteriormente.

Esse procedimento é utilizado para corrigir valores e até mesmo o tomador do serviço (pagador do frete), sendo que para essa última alteração é necessária a geração do evento “Prestação do serviço em desacordo”. O prazo para emissão desse documento é de 90 dias contados a partir da data de emissão do CT-e original, que será substituído.

Conclusão

Substituição, cancelamento e anulação de CT-e são três alternativas disponibilizadas para fazer correções nesse documento. A principal dica é, esteja sempre em alerta a cada tipo de ação e a quando cada uma deve ser utilizada, assim, sempre que se deparar com algum erro, você saiba tomar a decisão mais correta em um menor tempo.

Dica Extra: Já imaginou aprender 10 anos de Prática Contábil em poucas semanas?

Conheça um dos programas mais completos do mercado que vai te ensinar tudo que um contador precisa saber no seu dia a dia contábil, como: Rotinas Fiscais, Abertura, Alteração e Encerramento de empresas, tudo sobre Imposto de Renda, MEIs, Simples Nacional, Lucro Presumido, enfim, TUDO que você precisa saber para se tornar um Profissional Contábil Qualificado.

Se você precisa de Prática Contábil, clique aqui e entenda como aprender tudo isso e se tornar um verdadeiro profissional contábil.