DEFIS: Entenda o que é e para que serve essa obrigação

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Anualmente, as micro (ME) e pequenas empresas (EPP), que são optantes do regime Simples Nacional, precisam cumprir suas obrigações acessórias, para garantir a regularidade dos empreendimentos.

Dentre essas obrigações está a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), que funciona como uma prestação de contas à Receita Federal sobre os dados econômicos, sociais e fiscais.

Por isso, no documento constam informações sobre a situação da empresa.

São elas: 

  • Informações sobre Ganho de Capital;
  • Quantidade de empregados – início e final do período abrangido pela declaração;
  • Valor do lucro contábil, se superior ao limite de que trata o § 1º do art. 145 da Resolução CGSN nº 140/2018, caso mantenha escrituração contábil;
  • Informações sobre a receita de exportação direta, caso tenha informado no PGDAS;
  • Informações sobre a receita de exportação auferidas por meio de comercial exportadora, nesse caso, informar CNPJ da empresa comercial exportadora;
  • Identificar rendimentos dos sócios, inclusive rendimentos isentos de IR; 
  • Informar percentual de participação do sócios no capital social da empresa; 
  • Informar o total de ganhos líquidos auferidos em operação de renda variável; 
  • Informar as doações para a campanha eleitoral. 

Algumas informações referentes ao período abrangido pela declaração, devem ser prestados por estabelecimento separadamente, são elas:

  • Estoque inicial e final;
  • Saldo inicial e final de caixa e bancos; 
  • Informações sobre aquisições de mercadorias para comercialização ou industrialização; 
  • Informações sobre as entradas de mercadorias por transferências para comercialização ou industrialização, somente em relação às operações entre estabelecimentos da mesma empresa; 
  • Informações sobre saídas de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização, somente em relação às operações entre estabelecimentos da mesma empresa; 
  • Informar as devoluções de vendas de mercadorias para comercialização ou industrialização; 
  • Informar as entradas, incluindo as entradas mencionadas anteriormente; 
  • Informar as devoluções de compras de mercadorias para vendas ou industrialização; 
  • Informar o total das despesas pagas;
  • Informar o total das entradas interestaduais por UF, não apenas aquelas destinadas à comercialização ou industrialização, mas todas as entradas;
  • Informar o total das saídas interestaduais por UF, não apenas aquelas destinadas à comercialização ou industrialização, mas todas as saídas;
  • Informar o valor do ISS retido na fonte por município;
  • Informar a prestação de serviço de comunicação, por UF e Município;

Vale ressaltar que, mesmo estando inativa, a empresa deve apresentar essa declaração sob o risco de penalidades. 

Quando apresentar?

Em 2020, a entrega da DEFIS foi prorrogada para 30 de junho, conforme Resolução CGSN 153/2020.

A medida foi adotada pela Receita Federal, a fim de minimizar os impactos da pandemia do coronavírus.

No entanto, ainda não há informações oficiais sobre uma nova prorrogação do prazo neste ano.

Desta forma, a entrega deve ser feita até 31 de março, sendo apresentadas todas as informações da empresa relativas ao ano de 2020.

Como fazer a declaração? 

Todo o procedimento da DEFIS é realizado online, para isso, basta acessar o PGDAS que se trata do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional.

A plataforma pode ser acessada por meio do Portal do Simples Nacional e você precisará  do certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica.

No PGDAS, clique em DEFIS e aparecerá algumas opções para dar continuidade da ação de preenchimento da declaração.

Você deverá escolher entre elas, confira: 

  • Preencher uma DEFIS Original (voltada por aqueles que irão preencher a primeira declaração);
  • Declaração de Situação Normal (voltada àqueles que já preencheram anteriormente);
  • Declaração Retificadora (para aqueles que precisam retificar informações nas DEFIS anteriores);
  • Declaração de Situação Especial (para as empresas que foram extintas).

O procedimento é simples, mas para evitar erros você pode ainda contar com a ajuda de um profissional contábil que possui experiência na elaboração do documento. 

Efeitos da não declaração 

Essa obrigação acessória não prevê multa por atraso na entrega, segundo o art. 66, §1º, da Resolução CGSN nº 94, de 2011.

Porém, é importante ressaltar que  todas as apurações mensais dos períodos a partir de março de cada ano no sistema PGDAS-D só poderão ser geradas após a entrega da DEFIS referente ao ano anterior.

Além disso, a apuração mensal do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) para que o empreendedor faça o pagamento, somente é liberada quando consta no sistema que foi feita a entrega da DEFIS. 

Vale lembrar que deixar de recolher os tributos, traz sérios prejuízos à sua empresa que estará irregular com o Fisco.

Além disso, deixar de pagar o DAS resulta em vários problemas, dentre eles a inscrição em dívida ativa e o cancelamento do seu CNPJ. 

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Por Samara Arruda