Quais são os documentos necessários para a admissão de um funcionário?
Quais são os documentos necessários para a admissão de um funcionário?
26/02/2021 às 16h54Atualizada em 26/02/2021 às 19h54
Por: Laura_Alvarenga
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O processo de contratação de um novo colaborador em uma empresa envolve uma variedade de questões burocráticas que devem ser seguidas por etapas.
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Pode-se dizer que a principal delas se trata do envio dos documentos admissionais, que requer máxima atenção e cuidado por parte do departamento de Recursos Humanos (RH).
É importante dizer que toda essa papelada é responsável por oficializar a contratação de um novo profissional, uma vez que reúne todos os dados trabalhistas sobre o empregado.
O que são os documentos admissionais e qual o objetivo deles?
Os documentos admissionais se tratam de uma variedade de registros e informações de cunho pessoal e profissional de um novo colaborador, abrangendo uma série de dados como os números do RG, CPF e endereço de residência.
O principal objetivo destes documentos é para formalizar a contratação do novo funcionário, possibilitando que a empresa o identifique e envie as respectivas informações aos órgãos competentes, visando a garantia dos direitos trabalhistas e benefícios de direito do trabalhador.
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Neste sentido, é importante ressaltar que os documentos admissionais são fundamentais para assegurar as contribuições previdenciárias e demais direitos trabalhistas regidos por lei, como o Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF), o salário-família, a pensão alimentícia, entre outros.
Quais documentos devem ser solicitados no ato da contratação?
Ao realizar a contratação de um novo funcionário, a empresa deve requerer os seguintes documentos:
Carteira de trabalho e Previdência Social (originais e cópias);
Cópia do RG e CPF;
Título de eleitor para maiores de 18 anos;
Cópia do comprovante de residência;
PIS / Pasep;
Cópia do comprovante de escolaridade (para casos de estágio e jovem aprendiz);
Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
Certidão de nascimento (caso o trabalhador seja solteiro);
Certidão de casamento (caso o profissional seja casado);
Declaração de concubinato na CTPS para profissionais que sejam casados, para colocar o cônjuge como dependente;
Certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Aqui, vale ressaltar que esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
Cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
Cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos;
Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (caso haja);
Foto 3×4;
CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.
No que se refere à empresa, esta é obrigada a preencher os seguintes documentos:
Carteira de Trabalho;
Ficha de Registro de Empregados;
Contrato de Experiência;
Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
Registro de Ponto;
Ficha de Salário Família;
Termo de responsabilidade para concessão de salário família
Quais os documentos para a admissão de um estagiário?
Termo de Compromisso de Estágio (TCE) – um tipo de contrato com informações sobre o estagiário, o serviço que realizará, direitos e deveres das partes, período de contratação, valor da bolsa estágio etc.;
Carteira de Identidade;
CPF;
Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
Histórico escolar;
Comprovante de residência.
Quais os documentos para a admissão de um jovem aprendiz?
Carteira de Identidade;
CPF – se for menor de idade, é aceito o documento do responsável;
Carteira de Trabalho;
Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
Certificado de conclusão do ensino médio.
Quais documentos não podem ser exigidos na admissão de funcionários?
Certidão negativa de ações trabalhistas, ou seja, um documento que comprove inexistência de processo trabalhista por parte do empregado;
Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa ou do SPC ou cartório de protestos;
Dados sobre antecedentes criminais, exceto em casos específicos determinados pelo Tribunal Superior do Trabalho;
Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
Exame de HIV.
Qual é o prazo de entrega dos documentos admissionais?
Não basta somente estar ciente sobre os documentos a serem entregues para oficializar a contratação, pois, como todo processo burocrático que se preze, é necessário respeitar um prazo de entrega.
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Neste caso, conforme previsto na Lei nº 5.553, de 1968, a empresa não pode reter os documentos por mais de cinco dias após a entrega, ou seja, todas as informações devem ser registradas e entregues ao funcionário dentro deste prazo.
Já o Artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) completa que, o registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social, bem como a respectiva devolução do documento, deve ser feita dentro de 48 horas.
Por quanto tempo os documentos admissionais devem ser mantidos pela empresa?
Os documentos admissionais são extremamente importantes para formalizar a contratação de um novo funcionário.
No entanto, é impossível prever futuros problemas entre a empresa e algum dos colaboradores.
Por isso, a Constituição Federal através da CLT estabelece períodos pelos quais cada documento deve ser mantido com o intuito de serem utilizados se necessário em ocasião futura.
Rescisão de contrato: 2 anos.
Aviso prévio: 2 anos.
Pedido de demissão: 2 anos.
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged): 3 anos.
Recibos diversos (salários, 13º salário, férias): 5 anos.
Controle de ponto: 5 anos.
Cadastro no PIS/PASEP: 5 anos.
Guia da Previdência Social: 5 anos.
Folha de pagamento: 10 anos.
RAIS: 10 anos.
Exames médicos: 20 anos.
FGTS: 30 anos.
Contrato de trabalho: prazo indeterminado.
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Por Laura Alvarenga
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