Quais são os documentos necessários para a admissão de um funcionário?

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O processo de contratação de um novo colaborador em uma empresa envolve uma variedade de questões burocráticas que devem ser seguidas por etapas. 

Pode-se dizer que a principal delas se trata do envio dos documentos admissionais, que requer máxima atenção e cuidado por parte do departamento de Recursos Humanos (RH).

É importante dizer que toda essa papelada é responsável por oficializar a contratação de um novo profissional, uma vez que reúne todos os dados trabalhistas sobre o empregado. 

O que são os documentos admissionais e qual o objetivo deles?

Os documentos admissionais se tratam de uma variedade de registros e informações de cunho pessoal e profissional de um novo colaborador, abrangendo uma série de dados como os números do RG, CPF e endereço de residência. 

O principal objetivo destes documentos é para formalizar a contratação do novo funcionário, possibilitando que a empresa o identifique e envie as respectivas informações aos órgãos competentes, visando a garantia dos direitos trabalhistas e benefícios de direito do trabalhador. 

Neste sentido, é importante ressaltar que os documentos admissionais são fundamentais para assegurar as contribuições previdenciárias e demais direitos trabalhistas regidos por lei, como o Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF), o salário-família, a pensão alimentícia, entre outros. 

Quais documentos devem ser solicitados no ato da contratação?

Ao realizar a contratação de um novo funcionário, a empresa deve requerer os seguintes documentos:

  • Carteira de trabalho e Previdência Social (originais e cópias);
  • Cópia do RG e CPF;
  • Título de eleitor para maiores de 18 anos;
  • Cópia do comprovante de residência;
  • PIS / Pasep;
  • Cópia do comprovante de escolaridade (para casos de estágio e jovem aprendiz);
  • Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
  • Certidão de nascimento (caso o trabalhador seja solteiro);
  • Certidão de casamento (caso o profissional seja casado);
  • Declaração de concubinato na CTPS para profissionais que sejam casados, para colocar o cônjuge como dependente;
  • Certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
  • Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Aqui, vale ressaltar que esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
  • Cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
  • Cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos;
  • Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
  • Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (caso haja);
  • Foto 3×4;
  • CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.

No que se refere à empresa, esta é obrigada a preencher os seguintes documentos:

  • Carteira de Trabalho;
  • Ficha de Registro de Empregados;
  • Contrato de Experiência;
  • Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
  • Registro de Ponto;
  • Ficha de Salário Família;
  • Termo de responsabilidade para concessão de salário família

Quais os documentos para a admissão de um estagiário?

  • Termo de Compromisso de Estágio (TCE) – um tipo de contrato com informações sobre o estagiário, o serviço que realizará, direitos e deveres das partes, período de contratação, valor da bolsa estágio etc.;
  • Carteira de Identidade;
  • CPF;
  • Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
  • Histórico escolar;
  • Comprovante de residência.

Quais os documentos para a admissão de um jovem aprendiz?

  • Carteira de Identidade;
  • CPF – se for menor de idade, é aceito o documento do responsável;
  • Carteira de Trabalho;
  • Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
  • Certificado de conclusão do ensino médio.
Contrato Aluguel

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão de funcionários?

  • Certidão negativa de ações trabalhistas, ou seja, um documento que comprove inexistência de processo trabalhista por parte do empregado;
  • Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa ou do SPC ou cartório de protestos;
  • Dados sobre antecedentes criminais, exceto em casos específicos determinados pelo Tribunal Superior do Trabalho;
  • Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
  • Exame de HIV.

Qual é o prazo de entrega dos documentos admissionais?

Não basta somente estar ciente sobre os documentos a serem entregues para oficializar a contratação, pois, como todo processo burocrático que se preze, é necessário respeitar um prazo de entrega. 

Neste caso, conforme previsto na Lei nº 5.553, de 1968, a empresa não pode reter os documentos por mais de cinco dias após a entrega, ou seja, todas as informações devem ser registradas e entregues ao funcionário dentro deste prazo.

Já o Artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) completa que, o registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social, bem como a respectiva devolução do documento, deve ser feita dentro de 48 horas. 

Por quanto tempo os documentos admissionais devem ser mantidos pela empresa?

Os documentos admissionais são extremamente importantes para formalizar a contratação de um novo funcionário. 

No entanto, é impossível prever futuros problemas entre a empresa e algum dos colaboradores. 

Por isso, a Constituição Federal através da CLT estabelece períodos pelos quais cada documento deve ser mantido com o intuito de serem utilizados se necessário em ocasião futura. 

  • Rescisão de contrato: 2 anos.
  • Aviso prévio: 2 anos.
  • Pedido de demissão: 2 anos.
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged): 3 anos.
  • Recibos diversos (salários, 13º salário, férias): 5 anos.
  • Controle de ponto: 5 anos.
  • Cadastro no PIS/PASEP: 5 anos.
  • Guia da Previdência Social: 5 anos.
  • Folha de pagamento: 10 anos.
  • RAIS: 10 anos.
  • Exames médicos: 20 anos.
  • FGTS: 30 anos.
  • Contrato de trabalho: prazo indeterminado.

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Por Laura Alvarenga