Como proprietário de uma empresa de contabilidade, você pode ficar tão concentrado nas finanças, declarações fiscais e gestão do seu cliente que você não gasta tempo suficiente pensando sobre o gerenciamento de riscos financeiros da sua empresa. Você pode não ter um plano no local para ...
- Reduzir o risco de ações judiciais.
- Diminuir a Inadimplência
- Prospectar novos Clientes
- Prepare-se para outros eventos imprevisíveis.
Os 5 principais riscos para contadores
Como contabilista, você sabe que os riscos são muitos em seu trabalho. Por exemplo, você pode ser processado por erros profissionais, como erros de contabilidade ou falha na captura de fraude. Mas você também enfrenta riscos básicos de negócios. Como lesões no local de trabalho, perder clientes, concorrência desleal, etc. Para ajudá-lo a elaborar um plano de gerenciamento de riscos, vejamos seus cinco principais riscos e o que você pode fazer:
Violação de dados.
Se seus computadores são pirateados, os dados são vazados on-line, ou você perde um laptop, sua empresa pode ser responsável pela perda de informações confidenciais e protegidas. Mesmo que sua empresa tenha um firewall e um software seguro, um erro descuidado por parte de um empregado poderia acidentalmente expor a informação confidencial de um cliente. É preciso analisar esta situação com técnicos especializados e mesmo seguros que podem cobrir este tipo de violação, nos Estados Unidos este tipo de seguro para Cyber Crime já é bem utilizado.
Lesão por movimento repetitivo.
De sentar-se em sua mesa ou martelar-se no teclado, você ou os seus funcionários podem desenvolver túnel do carpo ou outras lesões por movimentos repetitivos. Embora sua empresa de contabilidade não esteja exposta a perigos extremos no local de trabalho, lesões comuns de funcionários, como quedas, lesões nas costas e lesões por estresse repetitivo podem levar a despesas médicas e longos afastamentos, gerando custos fixos importantes. Se possível a ergonomia dos móveis e técnicas de ginásticas laboral reduzem o risco.
Processos de clientes.
Declarações de impostos imprecisas, processamentos errados ou outros erros podem levar a um processo de responsabilidade profissional. Os profissionais de contabilidade podem ser processados por esses erros e as perdas que seus clientes venham a sofrer com resultado. De acordo com o site americano Accounting Web, 11 por cento de todos os processos de negligência contábil provêm de erros na contabilidade e comunicações erradas com os clientes sobre suas expectativas para o seu trabalho. Seguro de responsabilidade profissional (também conhecido como seguro de erros e omissões) o protege do custo desses processos judiciais. Mesmo que um cliente injustamente o culpe, o o seguro pode cobrir o custo de defesa da sua empresa e pagar danos ao cliente.
Danos materiais.
Um incêndio na sua empresa poderia custar milhares de reparos e perda de renda. Se você trabalha em casa ou aluga um espaço de escritório comercial, o Seguro de Propriedade pode reembolsar seu negócio por perdas por incêndio, roubo, vandalismo e certos eventos climáticos. O Seguro de Propriedade cobre os itens que sua empresa de contabilidade possui, incluindo computadores, móveis de escritório, suprimentos e até mesmo as calculadoras de impressão antiquadas que você nunca usa.
Crise Financeira do País.
Na ultima pesquisa realizada pelo Jornal Contábil em Julho/2017) com 300 empresas de contabilidade, a inadimplência média (em todo o Brasil) estava entre 20% e 40% e existiam regiões com média maior. E não é só a inadimplência dos clientes, milhares de empresas de vários segmentos já fecharam suas portas, impactando diretamente nos escritórios contábeis. Neste tipo de situação é muito importante que o contador gere sua carteira de clientes, verifique os que geram lucro (cuidando cada vez mais da fidelização do mesmo) e os clientes que dão muito custo (trabalho) e pouco retorno financeiro. Na maioria dos pacotes de softwares contábeis existe esta ferramenta para apontar isso. Muitas vezes é melhor mandar um cliente embora do que ter prejuízo constante com o mesmo.
Concorrência Desleal ou Digital
Produtividade em Nuvem No modelo em nuvem você poderá fazer a gestão online de todos os documentos do escritório e ainda registrar todas as movimentações. Não existe mais a necessidade de receber uma pilha de documentos físicos, escanear, enviar de volta ao cliente e se preocupar com toner, impressora e papel. O recebimento, guarda e troca de documentos fica muito mais rápido, seguro e com a garantia das informações sempre atualizadas e disponíveis para você e seu cliente no ambiente virtual. Produtividade! Sendo assim, você, contador, terá mais tempo para se dedicar a ser um consultor contábil, de negócios e ainda aumentar o leque de serviços ao cliente para gerar mais valor ao seu escritório. Outro fato importante é que terá uma redução grande de custos, o que poderá dar margens a futuras negociações com honorários de clientes.
Evitar a perda de documentos do escritório e dos seus clientes Ao adotar o modelo em nuvem, todos os documentos e informações estão seguramente armazenados em um datacenter e protegidos de furtos, catástrofes naturais e hackers que possam comprometer a segurança de arquivos sigilosos. Já imaginou que pode acontecer um furto, catástrofe ou hackeamento do seu servidor ou computador pessoal bem na época da entrega das declarações de I.R.? E que não entregar esses documentos no prazo vai trazer um grande prejuízo para você e seus clientes, com multas e/ou pior, a perda de credibilidade do seu escritório? A nuvem garante a segurança dos documentos por conta da infraestrutura robusta e bem protegida nos datacenters.
Acesso às informações de qualquer lugar. Com acesso em nuvem, você poderá fazer login pelo celular, laptop ou tablet de qualquer lugar do Brasil e, assim, realizar consultas, upload e envio de novos documentos para seu cliente. Um exemplo prático: você está na prefeitura para regularizar a situação de um cliente. Mas percebe que está faltando em sua pasta o contrato social ou a guia de imposto paga de seu cliente. Vai voltar para o escritório para buscar? Claro que não! Você terá o acesso a estes documentos via nuvem. E, pelo celular, poderá consultar esses documentos para finalizar o trabalho. O escritório, portanto, estará sempre acessível para que você consiga rapidamente qualquer informação crucial a qualquer momento. É um atendimento diferenciado que, com certeza, trará um brilho a mais para seu cliente. É assim que empresas contábeis vêm fazendo: colocando o escritório em nuvem para agregar mais valor aos clientes. É assim que você pode virar referência em produtividade, conectado com o futuro digital que estamos vivenciando.
Prospecção de Clientes
É interessante como existe gente inventando "fórmulas mágicas" na internet para que seu escritório posso "crescer rapidamente". independente de crise, gripes e resfriados... Claro que no mercado existem pessoas sérias, mais com a crise tem aparecido várias empresas de marketing digital prometendo vender "picolé para esquimó", o que não é nada fácil. Vou deixar umas dicas que podem ajudar na avaliação. Não deixem de fazer a prospecção pessoal, isso nunca vai sair de "moda", falar da sua empresa na padaria, para seus amigos, estimular que seus clientes façam a propaganda boca-a-boca, ainda vai trazer um ótimo resultado. Quando o assunto é internet, precisamos ter mais atenção: Se uma empresa de marketing pedir para você investir um bom dinheiro neste segmento, pense em algumas coisas fundamentais:
Seu site esta preparado? Esta atualizado, está dento das especificações modernas da internet, possui fácil acesso aos contatos e aos cases do seu trabalho? Seu funcionário esta preparado para atender ligações o atendimento online que venham por este meio?
Leads: Então olha só, leads são esses visitantes que possuem interesse na sua empresa, e que você sabe quem ele é, ou seja, você tem alguma informação sobre essa pessoa.
A informação mais valiosa dessa pessoa é o e-mail dela, pois assim você terá como estabelecer um meio de comunicação com ela. Poderá responder as dúvidas dela e enviar conteúdos que ela está interessada em ler. Para desenvolver uma estratégia de marketing e comercial que traz o retorno esperado, é fundamental não apenas possuir informações dos seus visitantes, mas também
criar um relacionamento com eles. Bom, este tópico de marketing pela internet é muito longo e precisaria de várias matérias para aprofundar nisso, por isso como nosso foco é ajudar a "abrir os olhos" dos contadores com alguns riscos que possam não dar muita atenção, a gente para por aqui.
Ricardo de Freitas - Diretor do Jornal Contábil e especialista em marketing e vendas. https://www.linkedin.com/in/rfreitasbr/
