Documentação Contábil: Conheça os 6 documentos mais importantes de uma empresa

A documentação contábil é a base para o registro de atividades importantes de uma empresa, pois, eles servem como comprovação da movimentação financeira e lançamentos que podem ser auditados por órgãos regulatórios e fiscalizadores, como a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda.

Torna-se obrigação manter o compromisso e a disciplina na organização e no envio desses documentos periodicamente à contabilidade, sendo que a sua ausência ou alguma irregularidade pode tanto prejudicar a gestão financeira, fiscal e contábil do negócio, e também sujeitar a empresa a multas e sanções por falta de cumprimento de obrigações ligadas a eles.

Portanto, muitos gestores e empresários não conseguiram encontrar uma rotina mais eficiente para fazer isso.

Por isso preparamos este conteúdo para você  empresário que não sabe quais são os principais documentos contábeis.

Confira!

O que são documentos contábeis?

Como já falamos anteriormente, essas documentações são aquelas que servem de base à escrituração e aos registros obrigatórios feitos pela contabilidade.

Eles são às  movimentações  financeiras do negócio e servem de base para registros contábeis e para o cálculo de obrigações principais e acessórias na rotina fiscal. Exemplos:

• As notas fiscais;

• Os recibos de pagamentos e de vendas;

• As cópias de cheques etc.

Nestas documentações não podem conter rasuras, portanto é preciso que tenham total integridade e se houver algum dano ou rasura, a atitude mais segura é reconstruí-los ou substituí-los.  

E cada uma precisa ser arquivado em ordem cronológica, conforme o respectivo lançamento nos livros contábeis com fechamento por mês, trimestre ou ano.

A escolha vai depender do volume de documentos da empresa.

No geral os registros contábeis são feitos com base na data de emissão desses documentos, e cada um deles serve como elemento de comprovação.

Por isso é importante mantê-los arquivados e protegidos.

Quais são os documentos contábeis?

São vários tipos de documentos que servem de base para os lançamentos contábeis. Vamos citar abaixo  os principais:

• Notas fiscais de entrada, que se referem à compra de bens e à aquisição de serviços;

• Notas fiscais de saídas, referentes às vendas de produtos e à prestação de serviços;

• Extratos bancários contendo movimentações financeiras das contas da empresa;

• Duplicatas pagas;

• Comprovantes de pagamentos de gastos (custos e despesas);

• Cópias de cheques emitidos;

• Comprovantes de créditos e débitos bancários etc.

Preparamos os 6 principais documentos contábeis para explicar para você leitor de uma forma mais detalhada. Confira!

1.   Notas Fiscais

As notas fiscais são documentos oficiais de faturamento da empresa.

Até porque a venda de produtos e serviços sem nota constitui crime de sonegação fiscal e além disso são as notas fiscais que comprovam compras, custos de operação, despesas e movimentação de impostos.

Com a nova tecnologia da Nota fiscal eletrônica não será mais necessário imprimir todas as vias das notas, emitidas ou recebidas, muito menos digitaliza-las para enviar cópias ao contador, pois o arquivo XML funciona como versão digital da NF-e e já obedece aos padrões de escrituração fiscal.

2.  Dados e cópias de despesas diversas

Como de costume uma empresa efetua vários pagamentos e em decorrências disso o empreendedor acaba juntando diferentes comprovantes, como contas de água, energia, telefone e afins, mas nada disso gera Notas Fiscais ou arquivos XMLs, porém esses também são documentos contábeis e devem ser lançados periodicamente, sendo assim o envio das cópias ao contador é tarefa obrigatória.

3.  Extratos bancários

Qualquer empresa tem basicamente dois tipos de rendimentos:

• Os operacionais, obtidos diretamente pela realização das suas atividades, na venda de produtos e serviços;

• Os financeiros, gerados a partir das suas aplicações financeiras.

Por conta desses últimos, os extratos das contas bancárias da empresa também são considerados documentos contábeis, até por que registram as despesas e as receitas financeiras do negócio, incluindo ganhos de aplicações e pagamento de taxas e tarifas bancárias.

4.  Extratos de meios de pagamentos

Não é toda movimentação financeira que resulta em um registro imediato no extrato bancário. 

Para os que vendem por outros meios de pagamentos, por exemplo, conta com outro tipo de controle.

É o caso dos emissores de boleto e das máquinas de cartão de crédito.

Os pagamentos a entrar, também chamados de recebíveis, devem ser lançados nos controles da contabilidade.

Este tipo de registro gera entradas únicas na conta bancária da empresa, mas conta com extratos detalhados dos fornecedores que permitem fazer a escrituração contábil da forma mais exata possível.

 Vamos te dar um exemplo:

Recebíveis de cartão de crédito não são pagos à vista pela operadora, ou seja, você não tem a movimentação no extrato bancário assim que faz a venda, mas na contabilidade, eles ficam provisionados na escrituração, como direitos a receber, até que sejam efetivamente compensados e registrados, fazendo a liquidação da ocorrência.

5.  Comprovantes de impostos e encargos trabalhista pagos

Este documento é importante por que ele permite lançar os pagamentos das obrigações.

Para uma gestão financeira organizada, o ideal é aprovisionar os valores relativos a essas despesas, como objetivo de gerar menos impacto sobre as contas quando forem compensadas.

Portando o comprovante de pagamento serve para liquidar o compromisso e dar baixa no aprovisionamento.

Além do mais, os pagamentos em atrasos ou relativos a multas e juros precisam ser lançados de forma individualizada, informando a data do lançamento, a origem, o destino e o valor total.

6.  Documentos de profissionais autônomos

Nem todo profissional que presta serviço à sua empresa tem vínculo trabalhista (CLT), você pode optar, por exemplo, por contratar profissionais para limpeza, pintura, manutenção, entregas e inúmeras outras atividades, em caráter eventual, com pagamento por serviço prestado.

Quando essa relação é entre empresas, a emissão da Nota Fiscal é obrigatória. 

O que não acontece quando o prestador do serviço é uma pessoa física. 

Neste caso, a relação é oficializada por meio de contratos de prestação de serviços, e o pagamento é feito por recibo.

Por que enviar esses documentos todos os meses?

Atuar de acordo com a legislação é um requisito básico para a segurança financeira de qualquer empresa.

Ao organizar a documentação e logo após enviá-la para a contabilidade, você evitará de sofrer sanções e pagar multas que podem te trazer grandes prejuízos e desequilibrar as contas do negócio, até por que esses documentos servem como base para demonstrações financeiras importantes, com os quais você pode ter um diagnóstico da sua empresa.

Conclusão

Com a rotina do dia a dia é fácil de se auto sabotar, positivamente ou negativamente, quanto à saúde financeira da empresa, é comum acontecer de você ignorar o peso de pequenos gastos e simplesmente achar que o negócio está indo bem, mas a verdade é que sua margem de lucro pode estar comprometida.

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