Manter a documentação fiscal e tributária de sua empresa organizada é parte essencial de uma boa gestão, uma vez que o Brasil impõe, aos empresários, uma grande burocracia para abrir e manter um negócio funcionando.
Muitas vezes, os empreendedores não dispõem de conhecimento sobre quais são as suas obrigações e como desempenhá-las da melhor forma possível, enfrentando problemas com a fiscalização.

Cursos da área fiscal 100% online à partir de R$ 18,32 por mês, clique e conheça!

No post de hoje, vamos falar sobre os documentos fundamentais que uma empresa deve ter e manter. Acompanhe.

ENTENDA O DIREITO FISCAL E TRIBUTÁRIO

direito tributário ou fiscal representa o conjunto de normas e interpretações que regulam a arrecadação dos tributos e a relação jurídica estabelecida entre o Estado e o contribuinte.

CONHEÇA OS TIPOS DE OBRIGAÇÃO TRIBUTÁRIA

O objeto do direito tributário é a obrigação tributária, que pode ser exigida de duas maneiras. Falamos abaixo sobre cada uma delas. Acompanhe!

OBRIGAÇÃO TRIBUTÁRIA PRINCIPAL

O Código Tributário Nacional define como obrigação principal aquela que surge com a ocorrência do fato gerador e tem por objeto o pagamento de tributo ou penalidade pecuniária e extingue-se com o crédito dela decorrente.

Fato gerador também é tipificado pelo CTN e diz respeito às situações definidas em lei como necessárias e suficientes à ocorrência da obrigação.

Por exemplo, quando uma pessoa ganha, no ano, um valor acima do limite de isenção estipulado pela Receita Federal do Brasil, ela precisa pagar o Imposto de Renda de Pessoa Física.

OBRIGAÇÃO TRIBUTÁRIA ACESSÓRIA

A obrigação acessória diz respeito à obrigação de fazer ou não fazer alguma coisa com a finalidade de facilitar a arrecadação ou a fiscalização dos tributos.

Um exemplo de obrigação acessória é quando a pessoa física não ultrapassa a renda mínima estipulada pela RFB, mas possui uma casa ou um CNPJ (empresa) em seu nome. Nesse caso, ela é obrigada a enviar a declaração de imposto de renda mesmo que não precise realizar nenhum tipo de pagamento.

DESCUBRA DE QUEM É A COMPETÊNCIA PARA COBRAR TRIBUTOS

O Brasil é um dos países com a maior legislação tributária — há normas e tributos para quase tudo. A competência de instituir, cobrar e fiscalizar os tributos é definida pela Constituição Federal. Abaixo, falamos sobre cada uma delas.

UNIÃO

É competência da União a criação e alteração dos seguintes impostos:

– Imposto sobre produtos industrializados (IPI);
– Imposto de renda e proventos de qualquer natureza (IR);
– Impostos sobre exportação ou importação;
– Impostos sobre operação de crédito, câmbio e seguro (IOF);
– Impostos relativos a títulos ou valores mobiliários;
– Imposto sobre território rural (ITR);
– Imposto sobre grandes fortunas;
– Imposto sobre empréstimos compulsórios e contribuições sociais;
– Imposto extraordinário de guerra e de calamidade pública.

ESTADOS E DISTRITO FEDERAL

Cabe aos Estados e ao Distrito Federal criar e arrecadar os seguintes tributos:

– Transmissão “causa mortis” e doação de bens e direitos;
– Relativos à circulação de mercadorias (incidindo sobre minerais, lubrificantes, combustíveis líquidos e gasosos e energia elétrica);
– Sobre prestações de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação (transmissão e recepção de mensagens escritas, faladas, visuais, por meio de rádio, telex, televisão etc.);
– Propriedade de veículos automotores;
– Adicional de até 5% sobre imposto de renda.

MUNICÍPIOS

Já para os Municípios, coube as seguintes competências:

– Sobre a propriedade predial e territorial urbana;
– Sobre transmissão “intervivos”, a qualquer título, por ato oneroso, de bens imóveis (como venda, permuta, compra, transferência de financiamentos, exceto hipoteca, incorporação de patrimônio, fusão, cisão, extinção de pessoa jurídica);
– Sobre vendas a varejo de combustíveis líquidos e gasosos, exceto óleo diesel;
– Sobre serviços de qualquer natureza.

COMPREENDA QUAL A DOCUMENTAÇÃO FISCAL E TRIBUTÁRIA ESSENCIAL PARA AS EMPRESAS

criação de uma empresa no Brasil é tarefa bastante burocrática e pode demandar quase 100 dias para cumprir todas as exigências. A lista da documentação fiscal e tributária assusta qualquer pessoa que não tenha muito conhecimento sobre o assunto.

Abaixo, listamos alguns dos documentos fiscais e tributários indispensáveis para o funcionamento de seu empreendimento.

CONTRATO SOCIAL

O contrato social é o documento que registra todas as informações da empresa, bem como capital social, sede, objeto, sócios e a cota de participação de cada um. É utilizado para, basicamente, todas as atividades empresariais, servindo como se fosse uma certidão de nascimento.

ALVARÁ

É um documento fiscal concedido pelo município, que atesta a regularização do imóvel e a permissão para o exercício da atividade na região, de acordo com a lei de zoneamento de cada cidade.

O alvará deve ser renovado periodicamente, dependendo da legislação do município em que a empresa estiver instalada e é terminantemente proibido funcionar sem a existência do referido documento, que é exigido para qualquer tipo de estabelecimento.

LICENÇA DA VIGILÂNCIA SANITÁRIA

Todo estabelecimento que oferecer, direta ou indiretamente, algum risco à saúde deve obter a licença da vigilância sanitária para o seu regular funcionamento. A forma de requerimento, as exigências e as penalidades, variam de município para município.

CNPJ

É o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica e serve para identificar a empresa, assim como o CPF identifica pessoas físicas. É um documento fiscal e tributário essencial para qualquer empresa e, sem ele, não é permitida a realização de nenhum trâmite legal, como emissão de notas fiscais.

INSCRIÇÃO ESTADUAL

Toda empresa de comércio ou indústria deve estar cadastrada na Secretaria da Fazenda de seu estado. A inscrição estadual é um registro formal realizado na Receita Estadual e liberado pela Secretaria da Fazenda, e serve para que sejam realizados a cobrança e o recolhimento do Imposto Sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS).

As regras variam de uma região para outra, portanto, é prudente realizar tais trâmites sempre contando com a assessoria de um profissional especializado.

INSCRIÇÃO MUNICIPAL

A inscrição municipal registra os prestadores de serviço, inclusive os autônomos, e está vinculada ao cadastro municipal do contribuinte, que tem relação direta com o Imposto Sobre Serviços (ISS).

RAIS

RAIS é a Relação Anual de Informações Sociais e é, como o nome já diz, uma declaração que deve ser feita anualmente, informando ao Ministério do Trabalho e Emprego as contratações realizadas pela empresa nesse período.

Mesmo que não tenha realizado nenhuma contratação durante o ano, é necessário entregar a RAIS negativa, contendo os dados cadastrais do estabelecimento. A exceção para tal obrigação é dos empreendedores individuais, que são isentos de apresentar o documento caso não tenham empregados.

CAGED

É o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados e é uma outra forma de o MTE controlar os trabalhadores admitidos e demitidos.

LIVROS CONTÁBEIS

São documentos fiscais e tributários essenciais de registros da empresa e devem trazer todas as informações listadas abaixo:

– Livro diário: enumera todas as movimentações da empresa, como compras e vendas;
– Livro razão: enumera as movimentações por tipo de pagamento;
– Entradas e saídas: registram as compras de estoque e a venda de produtos.

DOCUMENTOS TRABALHISTAS

Tenha sempre guardada toda a documentação referente aos seus empregados, como exames médicos, pagamento de salários, férias, 13º, bônus, vale-transporte e vale refeição. Além disso, não esqueça de manter em dia as contribuições previdenciárias e o recolhimento do FGTS.

LICENÇA AMBIENTAL

Ao montar a empresa, deve-se verificar se a atividade exige licenciamento concedido pelo Conselho Nacional do Meio Ambiente. A resolução nº 237 do CONAMA prevê quais empreendimentos têm obrigação de obter a licença ambiental para o regular funcionamento do negócio.

LIBERAÇÃO DO CORPO DE BOMBEIROS

Quase todos os empreendimentos devem ter a liberação do Corpo de Bombeiros para funcionamento. O órgão realiza uma vistoria no local e indica quais são as medidas de segurança que devem ser adotadas.

As regras, multas e taxas a serem pagas variam de região para região e devem ser estudadas conforme a necessidade do negócio.

VEJA O QUE É O SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL

O Sistema Público de Escrituração Digital, também conhecido como SPED, foi criado no programa de aceleração de crescimento do Governo Federal entre 2007 e 2010. Ele tinha intuito de unificar as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal das empresas, mesmo que imunes ou isentas.

Com esse projeto, os livros e documentos fiscais e tributários são emitidos de maneira eletrônica específica e padronizada, garantindo que a relação entre Fisco e contribuinte seja mais rápida, prática e eficaz.

TOME NOTA DE 5 DICAS PARA MANTER AS OBRIGAÇÕES FISCAIS E TRIBUTÁRIAS EM DIA

O Brasil é um dos países com mais regras tributárias vigentes e isso acaba dificultando a vida das empresas, que precisam sempre estar atentas às normas para não enfrentarem entraves com a fiscalização.

Abaixo, listamos 5 dicas para manter as obrigações contábeis em dia.

1- ESTABELEÇA UM PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO

Pesquisas indicam que a maioria dos negócios pagam mais tributos do que deveriam, pois desconhecem a legislação brasileira. Uma ótima forma de evitar esse desperdício de capital e ainda manter as obrigações fiscais em dia é investindo no planejamento tributário de sua empresa, contratando um profissional especializado no assunto.

2- MANTENHA A ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Sabemos que erros podem acontecer e, de repente, você pode ser cobrado por uma conta que já foi paga. A administração pública tem presunção de veracidade, ou seja, tudo o que ela alega é considerado verdadeiro até que se prove o contrário.

Caso a empresa seja notificada da existência de uma dívida, deverá apresentar o referido comprovante para que o Fisco localize o equívoco e faça a baixa em seu sistema. Portanto, mantenha sempre a sua documentação fiscal e tributária organizada e bem guardada por, no mínimo, cinco anos e evite problemas com a fiscalização.

3- CONSULTE UMA ASSESSORIA TRIBUTÁRIA

Por mais que você queira, não é possível abraçar o mundo. Cuidar de uma empresa exige atenção e cuidado a diversos detalhes para fazer o negócio decolar e, portanto, é mais prudente fazer uso de uma assessoria para os assuntos burocráticos.

Um profissional especializado sabe da importância de guardar os documentos e criar um padrão para os procedimentos fiscais e tributários, caso a empresa sofra algum tipo de fiscalização.

4- FAÇA USO DA TECNOLOGIA

Antigamente, todos os documentos eram físicos e as empresas precisavam ter um espaço adequado para guardar todos os papéis, bem como funcionários para organizá-los.

Atualmente, boa parte dessa tarefa pode ser feita digitalmente, inclusive, muitos dos documentos fiscais e tributários são enviados por meio de programas de computadores. Portanto, vale a pena fazer uso de ferramentas tecnológicas para a gestão desses arquivos.

5- FIQUE ATENTO ÀS NOTAS FISCAIS EMITIDAS

Muitas empresas não prestam a devida atenção às notas fiscais emitidas contra elas, ou seja, aquelas que são geradas pelos fornecedores com quem o negócio mantém relação.

Não esqueça que todas as movimentações precisam ser registradas, tanto aquelas que entram no caixa quanto as que saem, e que esses números precisam ter coerência entre si, pois é a partir deles que a fiscalização vai se basear ao realizar uma auditoria.

CONHEÇA OS RISCOS EM NÃO MANTER AS OBRIGAÇÕES FISCAIS E TRIBUTÁRIAS EM DIA

Se sua empresa estiver passando por alguma dificuldade financeira, pense várias vezes antes de atrasar o pagamento dos tributos, uma vez que a dor de cabeça pode ser pior no futuro.

Falaremos, a seguir, dos prejuízos que um negócio pode sofrer ao não manter as obrigações tributárias em dia. Confira!

IMPOSSIBILIDADE DE PARTICIPAÇÃO EM LICITAÇÕES

Se a sua empresa pretende participar de alguma licitação, é melhor que ela não tenha nenhum tipo de pendência com o Fisco, pois a regra é que o participante deve apresentar diversas certidões, entre elas, a negativa de débitos tributários federais, estaduais e municipais.

INDISPONIBILIDADE DE LINHAS DE CRÉDITO

Dificilmente, a empresa conseguirá algum tipo de empréstimo, principalmente nos bancos públicos, o que dificultará ainda mais a saúde financeira do negócio se ele estiver enfrentando uma crise.

PAGAMENTO DE MULTAS PESADAS

O Fisco é bastante incisivo quando o assunto é a cobrança de multas referentes a tributos atrasados, o que prejudica ainda mais a situação dos contribuintes que estiverem em dificuldades financeiras.

BLOQUEIO DOS BENS

Se a empresa deixar de pagar tributos e sofrer uma execução fiscal, pode ter valores financeiros e outros bens bloqueados. Além disso, se o negócio não possui efetivo suficiente para saldar a dívida e ficar comprovada a realização de alguma fraude por parte dos sócios, o Fisco pode ainda solicitar a desconsideração da personalidade jurídica para atingir o patrimônio pessoal dos proprietários da empresa. Portanto, fique atento.

RESPONSABILIZAÇÃO CRIMINAL

Se a Receita Federal ou as secretarias da fazenda estadual ou municipal entenderem que houve tentativa de sonegação fiscal, a situação fica ainda mais complicada.

A sonegação de impostos não é apenas o não pagamento dos tributos, mas o emprego de práticas dolosas para adiar pagamentos, omitir informações nas declarações fiscais e, até mesmo, fazer uso de documentos falsos.

Tal prática é considerada crime e está tipificada no art. 1º da Lei nº 4.729/65, podendo responsabilizar diretores, sócios e contadores da empresa, que, além de terem que realizar o pagamento dos valores devidos, ainda correm o risco de serem condenados à prisão.

OBSERVE COMO UMA CONSULTORIA TRIBUTÁRIA PODE AJUDAR A SUA EMPRESA

Ao iniciar um negócio, a maior parte dos empreendedores pensa que pode desempenhar todas as funções sem acompanhamento, porém, como observado das explicações deste post, a situação é bem mais complexa do que aparenta. Abaixo, listamos o que uma assessoria tributária pode fazer e como a empresa pode se beneficiar.

TRAÇAR A ESTRATÉGIA DA EMPRESA

A primeira atitude que uma assessoria deve tomar é organizar a documentação fiscal e tributária para conhecer melhor a realidade da empresa e, dessa forma, traçar a estratégia de diminuição de tributos.

ANALISAR O ENQUADRAMENTO JURÍDICO

Um erro bastante comum cometido pelos empreendedores é a criação de seus negócios em enquadramento empresarial e tributário equivocado. No Brasil, há seis modalidades de empresa, que são as seguintes:

1- Sociedade em nome coletivo;
2- Sociedade em comandita simples;
3- Sociedade limitada (LTDA);
4- Sociedade em comandita por ações;
5- Sociedade anônima (S/A);
6- Empresa individual de responsabilidade limitada (EIRELI).

Para definir a carga tributária de cada empreendimento, é necessário avaliar em qual regime ele foi criado, se no simples nacional, no lucro real ou no presumido.

Para realizar a melhor escolha, é necessário conhecer a realidade do seu negócio, bem como as regras de cada enquadramento, pois, muitas vezes, o regime mais simples nem sempre é o mais barato.

RECONHECER OS BENEFÍCIOS FISCAIS

Uma boa assessoria fiscal e tributária vai saber reconhecer os benefícios fiscais para sua empresa e, dessa maneira, reduzir o impacto tributário, fazendo com que sobre mais dinheiro para a empresa investir em seu crescimento.

DIMINUIR A CARGA TRIBUTÁRIA

Um bom planejamento tributário é aquele que consegue diminuir o pagamento dos impostos da empresa, fazendo uso de artifícios éticos e legais sem colocar em risco o negócio.

MANTER A CONTA PESSOAL SEPARADA DA CONTA EMPRESARIAL

Um erro bastante comum na administração de qualquer negócio é misturar as contas de pessoa física com a da pessoa jurídica.

Essa é uma prática que pode prejudicar tanto o empresário quanto a empresa, uma vez que a organização financeira fica prejudicada e não se sabe ao certo qual o rendimento do negócio, o que pode gerar uma carga tributária ainda maior.

PRATICAR A DEFESA EM EXECUÇÃO FISCAL

O papel fundamental da consultoria tributária é evitar que a empresa tenha qualquer tipo de problema com o judiciário, uma vez que processos são sempre demorados, caros e podem gerar uma série de prejuízos.

No entanto, se a importância da prevenção não foi levada a sério como deveria, o negócio vai precisar da assessoria jurídica para realizar a sua defesa diante de uma execução fiscal, que é uma ação utilizada pela Fazenda para reivindicar o pagamento de tributos inscritos na dívida ativa, seja municipal, seja estadual, seja federal.

Via CHC Advocacia

Deixe uma resposta

Please enter your comment!
Please enter your name here

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.