Definidos os prazos para o início da obrigatoriedade de entrega do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), é hora de começar a preparar a empresa para a chegada desse novo projeto do Governo Federal.
Empregadores e contribuintes com faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2016 deverão utilizar o eSocial a partir de 1º de janeiro de 2018. Os demais passarão a ter a obrigatoriedade a partir do mês de julho de 2018. Apesar da prorrogação do prazo, é importante que a empresa comece a organização e a adequação dos processos internos o mais breve possível, já que o eSocial promete uma grande transformação na rotina de trabalho, principalmente do Departamento Pessoal. No post de hoje, vamos entender a obrigatoriedade do certificado digital para envio das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e quais as vantagens do seu uso. Vamos lá?
O que é o certificado digital?
Com a instituição do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) em 2007, os livros e documentos integrantes das escriturações contábil e fiscal deixaram de ser feitos manualmente e passaram a contar com um sistema informatizado e unificado de recepção, validação, armazenamento e autenticação. Aquelas pilhas e mais pilhas de papéis foram eliminadas e o cumprimento das obrigações principais e acessórias passou a ser realizado e entregue de forma digital por meio do SPED. Mas para fazer a transmissão é obrigatório o uso do certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil. O certificado digital é uma tecnologia que garante autenticidade, confidencialidade e não repúdio às transações eletrônicas. Em outras palavras, trata-se de uma assinatura eletrônica com validade jurídica que confere mais segurança aos documentos e às transações realizadas no ambiente virtual. Se antes exigia-se a assinatura do próprio punho autenticada em cartório, com o certificado digital nada disso é preciso. A ferramenta oferece aos documentos a mesma segurança jurídica de uma assinatura manual. Isso é possível pois os certificados digitais autenticam seus portadores para as pessoas, sites e outros recursos de rede, como servidores e roteadores.
Como funciona o certificado digital para o eSocial
O eSocial vem para substituir uma série de outras obrigações que são enviadas aos órgãos fiscalizadores de forma isolada. Ou seja, a nova obrigatoriedade passa a unificar e a padronizar tanto a transmissão quanto o armazenamento da prestação de contas referente às informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cuja responsabilidade de prestação é das empresas. E onde entra o certificado digital no eSocial? Como o eSocial faz parte do SPED, o uso de uma assinatura eletrônica passa a ser obrigatória. Para empregadores domésticos, a exigência de enviar dados ao Sistema do eSocial já vigora desde 2015. E as novas obrigatoriedades valem para empresas que se enquadram no Simples Nacional com mais de 3 funcionários. A aquisição do certificado digital é o primeiro passo no processo de adequação das empresas ao atendimento da exigência do eSocial. Na prática, ao assinar digitalmente as informações relativas às obrigações acessórias, a empresa encaminha aos órgãos fiscalizadores um arquivo que será transformado em um documento eletrônico. O mesmo arquivo eletrônico é transmitido para o ambiente do eSocial, que, após verificar a integridade e a veracidade de todas as informações, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará à empresa empregadora. O acesso ao sistema do eSocial e a transmissão apenas serão possíveis por meio do uso de um certificado digital. A empresa que deixar de enviar as informações no prazo fixado em lei ou que encaminhar os arquivos com erros ou omissões ficará sujeita às devidas penalidades legais. Como a partir de 2018 o eSocial passa a ser obrigatório, é importante que a empresa comece o quanto antes a organizar as informações de seus empregados e adquira um certificado digital para envio dos referidos dados.
Qual o certificado digital mais adequado para envio das informações ao eSocial?
Tanto o certificado digital A1 quanto o A3 serão aceitos para a transmissão das informações ao sistema. Por exemplo, se a empresa já emite nota fiscal eletrônica (NF-e), poderá utilizar o mesmo certificado digital para o eSocial. O mesmo vale para escritórios contábeis que usam o padrão A3. Veja abaixo as diferenças entre eles:
Certificado Digital A1
O arquivo com o certificado digital é armazenado no computador, que passa a conter uma chave privada. A chave pública é enviada com a solicitação de emissão. A validade do certificado A1 é de 1 ano.
Certificado Digital A3
A chave privada é armazenada em um dispositivo móvel, que pode ser um smart card ou um token. A validade do certificado A3 é de até 3 anos. O detentor de um certificado digital precisa ficar atento a sua validade. Depois de expirado o prazo, é impossível enviar as informações exigidas, o que acarreta multas e outras autuações. Portanto, é necessário entrar em contato com a Autoridade Certificadora e requisitar a renovação do certificado digital.
O certificado digital é um investimento
Não pense que adquirir um certificado digital representa mais uma despesa, mas encare as novas exigências como um investimento que garantirá mais segurança aos processos da empresa, e como um facilitador na rotina de pessoas físicas e jurídicas. Com a automação na transmissão das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias, tributárias e trabalhistas, é fundamental contar com ferramentas tecnológicas que tornem seguro o tráfego desses dados no ambiente virtual — e é este o principal papel de um certificado digital. Como o rol de obrigações acessórias passa a ser substituído por uma única base de dados, de forma integrada com diversos órgãos do governo federal, o empregador deve adquirir o quanto antes um certificado digital e começar a se preparar para o eSocial. Entre as principais vantagens do uso do certificado digital, se destacam:
- diminuição da burocracia;
- garantia da autenticidade e da integridade das informações prestadas;
- mesma validade de um documento em papel assinado manualmente;
- redução de custos;
- mais agilidade;
- tecnologia de ponta, tendo em vista o sistema de algoritmos, chaves, criptografias e biometrias que tornam cada certificado um importante instrumento contra fraudes e pessoas mal-intencionadas.
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