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Chegando o final do ano aparece uma série de ações de encerramento de ciclos na nossa vida – algumas que são pura diversão, como estar mais perto da família e dos amigos, e algumas que nos dão a real dimensão dos nossos resultados, como o encerramento contábil e financeiro das atividades da empresa neste período.
Para quem está bem assessorado por um escritório contábil, é só seguir com os procedimentos tradicionais e comemorar a virada. Mas sempre é bom saber o que é importante que a empresa faça nessa época e manter esse constante diálogo entre o negócio, a contabilidade e as finanças – entre uma comemoração e outra.
Neste artigo te contamos, junto com o nosso Vice-Presidente de Operações, Charles Gularte, sobre as principais obrigações contábeis do fechamento anual e o que elas significam para a sua empresa. Também entramos no planejamento para 2022: por onde é que devemos começar? Venha conosco nesta conversa para virar o ano com tudo no seu devido lugar.
A primeira dica do Charles, nosso especialista convidado e Vice-Presidente de Operações da Contabilizei, é justamente sobre o seu relacionamento com o escritório de contabilidade: “neste fim de ano é importante validar com seu contador quais são os documentos que ele precisa para o encerramento da escrituração da sua empresa e geração dos relatórios contábeis e financeiros que irão demonstrar o desempenho da empresa ao longo do exercício.”
Trata-se, na verdade, daquele mesmo tipo de tramitação que você já faz com a Contabilizei ao longo do ano todo: entregar extratos bancários, extratos de investimentos, notas fiscais de compras de bens, inventário de estoque – todo o tipo de documentação que ajude a Contabilizei a conferir a real situação do seu negócio. Charles confirma a necessidade até mesmo de outros documentos, como os “relatórios internos como clientes inadimplentes, por exemplo”.
É no final do ano também que é preciso efetuar o pagamento do 13º salário, com cálculo de acordo com o período trabalhado, muitas vezes também com os períodos de férias próximos a esse fechamento.
Se seu serviço de contabilidade conta com a folha de pagamento, confira apenas se o pagamento dos adiantamentos de 13º foi feito conforme a legislação. Charles indica: “O 13º deve ter seu adiantamento, equivalente a 50% do salário bruto, pago até dia 30 de novembro do ano corrente. Portanto, o empresário deverá conferir apenas se já não houve o pagamento deste adiantamento nas férias do empregado ao longo do exercício, caso contrário deverá ter realizado o pagamento do adiantamento em novembro e realizar o pagamento da segunda parcela até dia 20 de dezembro.”
O nosso especialista ressalta ainda que os sindicatos relacionados às categorias que atuam na empresa tem regulação sobre datas acordadas inclusive para pagamento de bônus, como a participação nos resultados – e a empresa deve verificar qual o prazo para esta ação.
Na nossa vida cotidiana, o final do ano implica em mais impostos a recolher, e com as empresas não é diferente. A tributação sobre os valores de 13º, Férias, ou ainda a soma de IPTU do imóvel onde está instalado o negócio, mais impostos de veículos da empresa, quando houver, podem gerar um montante considerável.
Os valores são diferentes para empresas no Simples Nacional, devido justamente às vantagens para micro e pequenos negócios neste esquema de tributação. De qualquer forma, todas as empresas têm as questões de encerramento junto aos funcionários, o que onera a folha de pagamento.
Se você manteve as finanças em dia durante o ano, não é agora que irá tomar algum susto – é por isso que é necessária a organização financeira independente do período em que se está trabalhando.
Conforme Charles, “é válido conferir com seu contador as datas e valores para não perder prazos e ter de pagar encargos pelo recolhimento em atraso.” Sim, porque se os valores somam cifras maiores, é péssimo acabar perdendo a data de pagamento e incorrendo em multas e juros, não é mesmo?
Embora seu escritório contábil seja responsável, junto com você, pela declaração do valor devido dos impostos, conforme o tipo da empresa, há ainda obrigações acessórias que precisam ser entregues a cada período.
Elas servem também para que o Governo tenha ciência de como está o funcionamento da sua empresa, se está correto o formato de tributação que vem sendo praticado, entre outras informações importantes para o conhecimento geral sobre os negócios do país.
Nesse sentido, Charles indica: “É importante também avaliar quais obrigações acessórias anuais sua empresa está sujeita e garantir que todas as informações necessárias para a entrega das mesmas tenham sido repassadas ao contador. Tais obrigações, quando não entregues no prazo, podem gerar multas e prejuízos à empresa, portanto converse com seu contador e garanta a regularidade do seu negócio.”
Assim como fazemos com nossos objetivos pessoais, com essa tendência de ao final do período realizar um balanço e observar o que foi cumprido e o que deixou a desejar, a empresa deve aproveitar o fechamento do ano contábil para analisar os relatórios de encerramento.
Os dados do final do ano não são apenas um retrato de como a empresa se portou durante o período, mas devem servir especialmente como insumo para que o planejamento do próximo período leve em conta os pontos onde realmente há espaço para melhoria. Segundo Charles, “ao final do exercício deve ser feita a revisão do planejamento financeiro da empresa para o ano que se encerra, visando verificar o quanto seu negócio foi capaz de cumprir com as metas estabelecidas; e a partir da análise deste resultado, planejar o próximo ano sem cometer os erros de planejamento que possam ter levado ao não cumprimento do todo ou parte dos objetivos anteriores”.
O especialista sugere ainda que se revise “a quantidade de multa e juros que a empresa recolheu com o pagamento de contas em atraso.” Para ele, “este montante pode trazer um alerta sobre desorganização e sua correção é relativamente fácil quando aliada a softwares que oferecem um bom controle de contas a pagar e a receber.”
Além desse olhar para o que já foi feito, é importante também começar: quando ainda não se conhece ferramentas e estruturas de planejamento financeiro, uma boa pesquisa e leituras podem ser o primeiro passo.
Charles comenta que “para empresas que nunca fizeram um planejamento financeiro, a dica é iniciar o ano com uma boa ferramenta de controle dos gastos do negócio e análise do fluxo de caixa necessário para a empresa atingir seus objetivos, incluindo planejar os possíveis gastos com contratações de mais empregados, assim como investimentos em equipamentos ou estrutura física para suportar aumento de demanda e custos com marketing para alavancar vendas”.
Levando em consideração as dicas, é possível fechar o ano com chave de ouro e lembre-se: ficou com alguma dúvida ou precisa de ajuda? Procure especialistas da Contabilizei, afinal, estamos aqui para te ajudar a alavancar seu negócio.
Por Contabilizei, líder em abertura de empresas no Brasil e mantém esse blog para levar conteúdo de qualidade aos pequenos empreendedores.
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