Entenda as circunstâncias da obrigatoriedade em autenticar as obrigações contábeis

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação contábil em vigor há dez anos, mas que, ainda assim gera dúvidas entre os empreendedores, sobretudo, diante das modificações devido à pandemia da Covid-19. 

Este documento está integrado ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, com o intuito de facilitar o processo ao extinguir o formato de escrituração manual substituindo-o pela versão digital.

Livros transmitidos pelo Sped Contábil

I – Livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II – Livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III – Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento, comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Quem é obrigado a enviar a ECD?

De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1774, de 22 de dezembro de 2017: 

“Art. 3º: Deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas e equiparadas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive entidades imunes e isentas”.

Ao analisar exclusivamente o Artigo 3º, é possível notar que todos os negócios, com exceção do Microempreendedor Individual (MEI) é obrigado a enviar esta escrituração. 

No entanto, no parágrafo 1º, bem como, nos incisos subsequentes, algumas empresas foram retiradas da referida obrigatoriedade, são elas: 

• Empresas optantes pelo Simples Nacional, desde que não tenham recebido aporte de capital de Investidor Anjo;

• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;

• Empresas inativas que tenham cumprido as obrigações acessórias previstas na legislação específica. Se tratando do Lucro Presumido, além de não ter realizado nenhuma movimentação, deve ser enviada a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) Inativa. No caso do Lucro Real, é preciso saber se houve o envio de alguma declaração informando o regime de tributação Lucro Real, se sim, ainda que não haja movimentação, há a obrigatoriedade de envio;

• Pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00, ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil;

• Pessoas Jurídicas que são tributadas com base no Lucro Presumido e optaram por gerar o Livro Caixa. Entretanto, há uma exceção, pois, essa desobrigação não se aplica a empresas que distribuíram lucros isentos de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), cujo valor seja superior ao da base de cálculo do imposto sobre a renda apurada diminuída dos impostos e contribuições a que estiver sujeita. 

Autenticação dos livros contábeis 

Normalmente esta é uma tarefa executada pela Junta Comercial, quando se trata de Atividades Comerciais e Cartórios de Registro de Títulos e Documentos, direcionados à sociedade civil. 

O Decreto de Lei nº 486, de 3 de março de 1969, o qual dispõe sobre a escrituração e livros mercantis perante o Artigo 5º, obrigando a submissão aos livros e à autenticação diante do órgão competente, conforme exposto abaixo:

“Art 5º Sem prejuízo de exigências especiais da lei, é obrigatório o uso de livro Diário, encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados, dia a dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade mercantil, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial do comerciante.

§ 2º Os Livros ou fichas do Diário deverão conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação do órgão competente do Registro do Comércio”.

Ainda na falta de uma lei direcionada exclusivamente para a retirada da obrigatoriedade da autenticação dos livros contábeis, o Decreto nº 8.683, de 25 de fevereiro de 2016 passou a autorizar a dispensa da autenticação dos referidos documentos no Registro do Comércio para as pessoas jurídicas que apresentarem a Escrituração Contábil Digital (ECD) através do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). 

Posteriormente, foi publicado no Diário Oficial da União (DOU) do dia 7 de novembro de 2018, o Decreto nº 9.555/18, que dispõe sobre a autenticação dos livros contábeis de pessoas jurídicas que não estão sujeitas ao Registro do Comércio. 

O documento foi promulgado no intuito de complementar os avanços dispostos no Decreto nº 8.683 de 25 de fevereiro de 2016, que autorizou a dispensa da autenticação dos livros contábeis no setor mencionado, contemplando as pessoas jurídicas que apresentarem a Escrituração Contábil Digital (ECD) diante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Sendo assim, todas as pessoas jurídicas, incluindo fundações, associações e demais entidades empresariais ou não, as quais sejam alcançadas pela norma, estão aptas a racionalizar as obrigações e economizar os recursos. 

É importante destacar que, a autenticação dos livros contábeis digitais somente é comprovada diante da apresentação do recibo de equivalente à entrega da escrituração contábil digital exclusivamente emitida pelo Sped, dispensando qualquer outro formato de autenticação. 

Conforme o Decreto, também se consideram autenticados aqueles livros contábeis transmitidos pelo Sped até a data de publicação do Decreto, mesmo que não tenham sido apurados pelo órgão competente e desde que haja a apresentação da ECD correspondente. 

Por Laura Alvarenga