Obrigatória às empresas de todos os portes, a folha de pagamento se trata de um documento mensal e obrigatório que visa contribuir para as fiscalizações trabalhistas e previdenciárias. É preciso que o registro disponha de informações essenciais e detalhadas sobre a remuneração paga aos funcionários durante o período de um mês. 

Apesar de não existir um modelo padrão para este documento, a empresa pode escolher a maneira mais conveniente para prestar esta obrigação. Além disso, é importante sempre mantê-la em dia e organizada, levando em conta as principais distribuições atribuídas a ela, e que neste caso, integram qualquer segmento trabalhista, como: 

Descontos

Nesta lacuna da folha de pagamento, é preciso preencher todos os descontos legais como a contribuição junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). O mesmo vale para aqueles descontos oriundos de atitudes executadas pelos próprios trabalhadores, como no caso de faltas e atrasos. 

Bases

Esta divisão corresponde aos valores incidentes sobre as alíquotas aplicadas a cada imposto, permitindo o cálculo dos respectivos tributos a serem pagos. Estes se tratam de um dos dados mais importantes que devem ser apresentados e organizados, uma vez que, nem todos serão contabilizados. 

Proventos

Relativo aos lucros da empresa que, na oportunidade, são distribuídos entre os funcionários, esta alternativa deve integrar a primeira divisão da folha de pagamentos. Além disso, é preciso incluir dados importantes como o salário do empregado, benefícios concedidos a ele, bem como, os valores contabilizados diante das horas extras. 

Como elaborar a folha de pagamento 

Confeccionar uma folha de pagamento correta é um processo importante que auxilia na organização da empresa. Entretanto, é importante se atentar a informações relevantes e obrigatórios como: 

  • Nome e cargo dos funcionários;
  • Valor do salário;
  • Frequência;
  • Forma e data de pagamento;
  • Nome das funcionárias que estão recebendo salário-maternidade (quando houver);
  • Parcelas integrantes ou não do salário;
  • Descontos legais;
  • Quotas do salário-família de cada colaborador.

As primeiras informações que devem ser integradas à folha de pagamentos se referem a todos os proventos, além dos salários, de modo que os valores citados possam ser equivalentes a: 

  • Indenização de aviso prévio e férias;
  • Pagamento de abonos de salário-maternidade e salário-família;
  • Quitação do décimo terceiro salário.

Ao dispor de todos os itens citados anteriormente, é preciso também, incluir todos os adiantamentos de salário, se tiverem sido concedidos, bem como, os encargos e impostos. Na sequência, é necessário informar aqueles aspectos que podem integrar a demonstração do INSS, tal qual, o décimo terceiro salário, além de valores sobre a remuneração. 

Organizar os temas trabalhistas podem parecer complicados no início, mas se tornam cada vez mais simples conforme o responsável por este departamento se habitua às atividades. A princípio, é possível começar a organizar manualmente, e evoluir para assessorias de contabilidade profissionais com o passar do tempo. 

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Por Laura Alvarenga