Entenda como funciona a retenção de impostos na Nota Fiscal

Estar atento às obrigações tributárias é uma das atividades mais importantes para o gestor de uma empresa. O recolhimento de impostos é, afinal, indissociável da saúde financeira de um negócio. O grande drama é que a legislação é complexa e confunde muitos empreendedores. Você sabe, por exemplo, como funciona a retenção de impostos na nota fiscal?

É importante conhecer tanto esta forma de recolhimento, quanto a substituição tributária. Ambos têm por função evitar a sonegação fiscal e precisam de toda a atenção da sua gestão. No caso específico das notas o imposto deve ser observado cada vez que a empresa executa serviços ou vende um produto. Mas é justamente aqui que a dificuldade começa a aparecer.

Isso porque devemos esclarecer o seguinte: a sua empresa produz o que vende ou faz a revenda? Trabalha com importação ou exportação? Em cada um destes casos haverá algum detalhe particular. Conhecer todas as regras envolvidas no processo evita que a sua empresa tenha problemas futuros com a receita. Pensando nisso, preparamos este artigo explicando o funcionamento desta obrigação tributária. Confira, a seguir, todos os detalhes importantes para ficar em dia com o fisco.

Retenção de impostos: o que é o imposto retido na nota fiscal?

Comecemos então por definir o que é o imposto que fica retido na sua nota fiscal. Basicamente ele é um tributo pago sobre os produtos ou serviços oferecidos pela empresa. O valor da NF emitida apresentará, portanto, os descontos relativos a estes impostos. Isso significa que tanto você quanto o cliente recolhem estes valores.

O cálculo do imposto varia de acordo com o tributo em questão e a alíquota a ser aplicada. Geralmente temos incluídos aqui as Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF) – PISCofins e CSLL. Além, é claro, de imposto de renda (IR), INSS e o ISS, que é de recolhimento municipal. Por conta desta abrangência, as empresas sujeitas à retenção de impostos podem fazer parte dos mais variados segmentos.

É importante ressaltar, no entanto, que a retenção não ocorre para os negócios optantes pelo Simples Nacional. Ou seja, micro e pequenas empresas. Apenas aqueles empreendimentos que se enquadram nos regimes de lucro real e presumido devem reter os impostos. A única exceção à regra será o ISS, que pode ser exigido de todas as empresas, independente do regime tributário.

Quem tem imposto retido na NF e quem deve fazer o pagamento em um momento posterior?

Vamos resumir então o que vimos no tópico anterior. Temos que empresas do regime de lucro real e presumido têm Retenção de impostos na nota fiscal. Consequentemente, os valores pagos pelos clientes não serão inteiramente recebidos pela organização, já que os tributos precisam ser descontados. Por outro lado, microempreendedores individuais e micro e pequenas empresas do Simples Nacional não vão ter imposto retido na nota.

Estas organizações devem pagar o imposto sobre o que vendem em um momento posterior. O pagamento é feito depois que a nota é emitida através de uma guia específica da categoria. O que ocorre no caso dos MEIs é que se paga mensalmente uma tributação que já inclui as taxas obrigatórias. Este documento que recolhe tributos é o DAS.

Para casos onde há retenção direto na emissão é importante fazer o cálculo do imposto sobre o valor da venda. Já os MEIs, como vimos, não têm a necessidade de realizar estes cálculos. Outro detalhe a respeito desta categoria é que não é preciso emitir nota fiscal sempre. Ela se torna obrigatória apenas quando a venda é feita para outra empresa.

Substituição tributária

Devemos prestar atenção ainda a substituição tributária, que nada mais é do que uma antecipação do recolhimento do ICMS. O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços é estadual, e suas regras podem mudar de acordo com o local. A saída para os gestores é informar-se bem a respeito das leis de origem e destino de mercadorias.

Uma diferença para a retenção de impostos em nota é que a substituição não se aplica a todos os setores. Em nível estadual se trata de algo comum na venda de veículos, bebidas, tintas, vernizes, combustíveis, lubrificantes e materiais elétricos. Nas atividades interestaduais, por sua vez, incluem-se vendas feitas por empresas de material de construção e cosméticos.

Tomemos como exemplo uma indústria qualquer. Aqui os produtos confeccionados serão fornecidos para revendedores. Assim a aplicação do ICMS ocorre depois que já foram recolhidos os impostos relativos à saída da mercadoria da empresa. Quando ela for revendida para o consumidor é que será feito o recolhimento do imposto em questão.

Como fazer o recolhimento ao emitir a nota fiscal de serviços e produtos

Se o recolhimento pode ocorrer em momentos distintos como a empresa deve proceder? A saída é conhecer as regras que se aplicam a cada um dos tributos. O IR, por exemplo, acontece no momento em que há pagamento ou crédito. Também a CSRF é recolhida no pagamento. Já INSS e ISS são aplicados durante a emissão da nota.

Com tantos detalhes para observar na hora de fazer a sua retenção de impostos é indispensável o auxílio do contador. Ele será a garantia de que todas as regras estão sendo cumpridas de modo adequado. Além de tudo, informações sobre alíquotas e eventuais descontos podem ser fornecidas por este profissional.

Deste modo você terá em mãos um estudo completo sobre as obrigações a cumprir. Para os MEIs recomenda-se que se invista em um consultor terceirizado que possa lidar com estas questões. Em todos os casos é indispensável para os gestores se informar em detalhes sobre a retenção, pois até mesmo pequenos deslizes podem acabar enquadrados como apropriação indébita, trazendo problemas sérios para a organização.

Invista na gestão eletrônica das suas notas fiscais

Agora você entende como funciona a retenção de impostos na nota fiscal. Vale ressaltar que ferramentas digitais facilitam a gestão destes documentos. Os softwares integrados não só ajudam a emiti-los como podem ajudar em cálculos e outras tarefas importantes. A maioria das organizações hoje se vale destas ferramentas para evitar falhas humanas e agilizar os processos.

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