Entenda o que é e para que serve o eSocial

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O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), foi elaborado pelo Governo Federal no intuito de integrar os dados gerados pelas empresas referentes às obrigações acessórias a caráter trabalhista, fiscal e previdenciário, como o pagamento do INSS, FGTS, auxílio-doença, entre outros.

O eSocial reúne em uma só plataforma a atuação mediante uma diversidade de órgãos e entidades, como a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). 

Após efetivar a implantação do eSocial, ele será transformado em um sistema unificado de folha de pagamento digital, por onde a empresa conseguirá fornecer todas as informações referentes aos trabalhadores para os órgãos mencionados. 

A otimização desta tarefa promove melhorias no sistema de segurança nos dados, além de facilitar o processamento e direcionar informações precisas e consistentes para o Governo Federal. 

O eSocial também atua evitando a sonegação de impostos e assegurando que os trabalhadores recebam todos os direitos previdenciários e trabalhistas. 

Documentos agregados ao eSocial

  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP)
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). 

A transmissão dos documentos mencionados através do respectivo sistema evita a prestação de contas duplicadas, bem como, a inconsistência nos dados apresentados. 

Quem pode aderir ao eSocial?

Toda empresa ou pessoa física que conta com a prestação e serviço de colaboradores precisa se cadastrar no eSocial, desde que estas contratações possam resultar em obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias. 

Portanto, além de possibilitar o controle de ponto do empregado doméstico, os empregadores pessoa física também precisam enviar dados pelos eSocial, além de se atentar quanto aos prazos de envio para permanecer na legalidade. 

Já os empregadores pessoa jurídica precisam aderir ao eSocial para empresas de diferentes portes, setores de atuação e valores de faturamento, portanto, as Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedores Individuais (MEI) que contam com o auxílio de funcionários precisam realizar o envio das informações acessórias através do sistema. 

O cadastro das empresas e prestadores de serviços requer a apresentação dos dados de identificação dos mesmos, CPF, CNPJ, NIS, PIS/Pasep, atividade desenvolvida, declaração do Imposto de Renda, contrato social, entre outras informações. 

Obrigações substituídas pelo eSocial

O eSocial substitui o envio de aproximadamente 15 documentos que antes precisavam ser enviados individualmente, como: 

  • DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
  • RAIS — Relação Anual de Informações Sociais;
  • Livro de Registro de Empregados;
  • Folha de pagamento;
  • Quadro de Horário de Trabalho;
  • MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;
  • CD — Comunicação de Dispensa;
  • GPS — Guia da Previdência Social.

Como o eSocial funciona?

Além de apenas conhecer a definição do eSocial, é essencial que as empresas e profissionais dos Recursos Humanos compreendam o funcionamento deste sistema, pois, com ele, dados que antes eram transmitidos física e individualmente agora podem ser unificados pelo sistema.

Em outras palavras, todos os dados trabalhistas, previdenciários e tributários no formato digital devem ser enviados pelo eSocial, mediante prazos que podem variar de acordo com a categoria de cada obrigação. 

Por exemplo, a admissão de um novo funcionário precisa ser sinalizada com até um dia de antecedência da data de contratação. 

No caso dos desligamentos e avisos prévios, é necessário que sejam enviados pelo sistema dentro de dez dias a partir da data de desligamento ou da comunicação do aviso prévio. 

Já na circunstância de sinalização de afastamentos, os prazos irão variar de acordo com as necessidades de cada funcionário/empreendedor.

É importante mencionar que as empresas precisam de um certificado digital que possibilite a assinatura dos documentos eletrônicos e posterior envio pelo eSocial, a certidão deve ser emitida por alguma organização autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

A medida não é válida apenas para os empregados domésticos, MEIs, MEs e EPPs optantes pelo Simples Nacional que possuam apenas um empregado, neste caso, não é preciso obter um certificado digital que permita o acesso ao eSocial. 

Eventos transmitidos pelo eSocial 

Todas as informações enviadas ao Governo Federal através de um sistema único são, posteriormente, direcionadas aos respectivos órgãos que aguardam por estes dados, desta forma, o processo se torna muito mais ágil e menos burocrático para as empresas, as quais não precisarão preencher e enviar uma série de formulários e declarações individual e separadamente. 

Estas declarações são denominadas de eventos e, existem mais de 40 categorias com regras, informações e prazos para envio distintos. 

Os eventos se dividem em iniciais, periódicos e não periódicos:

  • os eventos iniciais são aqueles que devem ser enviados apenas uma única vez pelas empresas, no momento do cadastro inicial no eSocial;
  • já os eventos periódicos são aqueles que têm prazo de envio recorrente, como as folhas de pagamento de funcionários. Esse tipo de evento deve ser transmitido ao eSocial até o dia sete do mês seguinte ou o último dia útil imediatamente anterior, caso a data caia em um dia sem expediente bancário;
  • os eventos não periódicos, por sua vez, não têm prazo de envio pré-definido e variam de acordo com o tipo de declaração. É o que acontece quando um funcionário é admitido, por exemplo.

Vale destacar que, alguns eventos dependem do envio prévio de outros, portanto, é essencial se atentar quanto à ordem de envio das tabelas. 

O modelo de declaração dos dados acontece pelas tabelas do eSocial, de maneira que cada um deve ser informado separadamente em cada tabela no formato XML, as quais podem variar com base no tipo de evento e de empresa. 

Penalidades e multas do eSocial

O não cumprimento dos prazos estabelecidos para a entrega dos dados através do eSocial pode gerar graves observações e multas para a empresa. 

Neste sentido, é importante que os empreendimentos se organizem e se preparem para a adoção ao sistema, tanto através da estruturação dos processos eficientes, quanto por aqueles facilitam o registro e a organização dos dados que precisam ser transmitidos. 

A falta de registro referente a contratação de algum funcionário, alteração nos dados cadastrais, falta de exames médicos, entre outros, são alguns dos fatores que podem resultar na incidência de multas aplicadas às empresas. 

Por exemplo, a multa por falta de exames médicos pode variar entre R$ 402,53 a R$ 4.0225,33 por empregado. 

Já a omissão de dados por afastamento temporário pode chegar a R$ 181.284,63.

Por fim, a multa proveniente da emissão de dados sobre acidentes de trabalho pode variar entre o limite mínimo e máximo a contribuição, além da possibilidade de ser dobrada em caso de reincidência. 

Por Laura Alvarenga