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Existem determinados erros que não podem ser cometidos ao realizar a contabilidade de uma empresa, como no caso daquelas optantes pelo Simples Nacional, para evitar que ela seja excluída do regime tributário.
Isso porque, se a exclusão acontecer, a empresa poderá ficar de fora do regime em questão por até três anos consecutivos, fator configurado como penalidade pelos erros cometidos nas declarações contábeis.
Situações como essa geram uma análise sobre a típica postura adotada por muitos empresários que acreditam que por o Simples Nacional ser um regime tributário que visa promover a redução dos processos burocráticos, que automaticamente cobra menos impostos.
Por essa razão é importante esclarecer que não é bem assim que funciona na prática.
Observe o exemplo de uma microempresa optante pelo Simples Nacional e que envia regularmente o extrato bancário todos os meses ao contador.
Na verdade, esse não é um cenário muito comum de se ver, embora devesse ser.
Normalmente isso ocorre porque a rotina faz com que as microempresas tenham dificuldades na hora de fazer a contabilidade, até mesmo devido à falta de organização interna capaz de promover fluidez nas informações com clareza.
É válido mencionar que nem sempre a exclusão do regime tributário acontece automaticamente, pois ela pode ocorrer em duas circunstâncias, a primeira pela comunicação da própria microempresa e a segunda por ofício.
Quando a comunicação é feita pela própria microempresa, normalmente isso acontece devido às atividades impeditivas que o empreendimento passou a exercer, ou devido aos lucros e investimentos de capital de giro superiores ao limite estabelecido pelo sistema tributário do Simples Nacional.
Por outro lado, quando a exclusão ocorre por ofício, ela se dá por conta de 12 situações que configuram erros e que resultam na exclusão mediante este modelo.
Observe, a seguir, as 11 principais situações que geram penalidades às empresas e as impedem de optarem pelo Simples Nacional durante o período de três anos.
Imagine o cenário em que a fiscalização se dirige até a empresa e solicita a apresentação de todos os livros e documentos fiscais, e neste momento o microempresário tenta embaraçar, atrapalhar o trabalho da fiscalização.
Ao negar apresentar os documentos solicitados, o fiscal/auditor pode requerer que a empresa receba a exclusão do regime tributário em questão por meio de ofício.
O ato de negar ou impedir de alguma maneira que a fiscalização entre ou tenha acesso ao estabelecimento ou domicílio onde a empresa funciona, também resulta na exclusão de ofício que pode ser emitida pelos auditores fiscais.
Os “laranjas” são pessoas que aparecem nominalmente como sócias de uma empresa, quando na verdade, são interpostas pessoas no sentido de assegurar o limite do Simples Nacional, assim o empresário abre outra empresa tendo “laranjas” como sócios.
Em outras palavras, quando acontece uma infração identificada pela fiscalização e a empresa se enquadra nos apontamentos, tenta corrigir o erro, mas em certo momento volta a cometê-lo novamente.
A reiteração desses erros prejudica a empresa optante pelo Simples Nacional.
Nesta situação o CNPJ também se torna inapto a partir do momento em que deixa de apresentar declarações por dois anos consecutivos, ou se a empresa não tiver enviado as obrigações acessórias, ficando inapta pelo mesmo período.
É importante ressaltar que a mesma regra vale para o Microempreendedor Individual (MEI).
O contrabando acontece quando a mercadoria é importada e ilícita, como drogas, enquanto o descaminho se trata da mercadoria lícita, mas que entrou no país sem pagar os tributos incidentes.
O livro-caixa não permite a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária.
Observe o exemplo da empresa que não faz o envio do extrato bancário para o contador, motivo pelo qual já está incorrendo no risco de ser extinta por ofício do Simples Nacional.
Neste caso, é importante também, fazer a exclusão do ano de início das atividades.
Em resumo, é quando as despesas superam as receitas, motivo que resulta na exclusão da empresa do Simples Nacional.
Se aplica a exceção de justificativas por aumento de estoque.
Por exemplo, quando a empresa efetua a compra de uma mercadoria e esta aquisição supera 80% da receita do mesmo período.
Por diversas vezes será necessário comprovar a razão pelo aumento do estoque, no entanto, é necessário tomar bastante cuidado com esta situação em especial.
Isso porque, o Estado é o responsável por fazer a exclusão da empresa do Simples Nacional, e a fiscalização tem ficado cada vez mais rígida, sendo aplicada por meio eletrônico.
É quando a empresa vende ou presta algum serviço sem emitir o documento fiscal, um dos erros mais comuns, mas que infelizmente, pode resultar em penalidades como a exclusão da empresa do Simples Nacional por ofício.
Por diversas vezes as empresas podem admitir que efetuam o pagamento da folha de pagamento ou uma parte dela “por fora”, visando pagar menos tributos, independentemente de quanto for esta quantia.
Em outros cenários, costumam omitir documentos de informações previstos pela legislação previdenciária, trabalhista ou tributária, como segurado empregado, trabalhador avulso ou contribuinte individual que atua na prestação de serviços.
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Por Laura Alvarenga
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