Entramos em 2020 com muita expectativa sobre qual seria o futuro do eSocial. Entre promessas sobre a extinção do programa, um novo sistema, e rumores sobre as mais diversas mudanças, o clima de incerteza tomou conta das discussões nos círculos da contabilidade.

Mas afinal, o que já mudou no eSocial 2020? E o que ainda está por mudar? Essas duas perguntas serão respondidas com precisão nesse artigo. Começando por uma afirmação simples.

O eSocial está mudando!

Talvez esse seja o principal motivo de tanta confusão sobre o assunto eSocial. Estamos no meio do processo de mudança e simplificação proposto pelo governo e aprovado em lei no ano passado. Entenda o caso.

Ano passado, a Lei da Liberdade Econômica (Nº 13.874/2019) trouxe uma série de medidas com o objetivo de proteger a livre iniciativa e o livre exercício da atividade econômica.

Entre outras coisas, a lei prometeu a substituição e simplificação do eSocial. Veja abaixo o artigo 16:

Art. 16. O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) será substituído, em nível federal, por sistema simplificado de escrituração digital de obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais.

Como não havia uma diretiva clara sobre quando e como essa substituição ocorreria, muito começou a ser cogitado sobre o assunto. Em determinado ponto, até parecia que o eSocial seria fatiado e parte das informações entregues através dele seriam entregues através do SPED.

A boa notícia é que tudo isso ficou para trás. Hoje, em abril de 2020, já há uma definição clara sobre o que está mudando no eSocial e como, e podemos compartilhar isso com você para acabar com a insegurança de uma vez por todas.

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O eSocial não será extinto

O conceito do eSocial está mudando bastante e retornando a suas raízes, a saber, substituir obrigações trabalhistas, antes entregues de forma arcaica, por um sistema digital. No entanto, já podemos afirmar com certeza que o eSocial, e sua estrutura de recebimento de dados não serão extintos.

No intuito de não desperdiçar todo o esforço já feito pelas empresas para se adaptar ao sistema, o governo decidiu por não mudar a estrutura de transmissão e recebimento de dados e nem o nome do eSocial. Limitando a simplificação a mudanças nos eventos, flexibilizações nas exigências, um novo cronograma e um novo leiaute.

Assim sendo as empresas poderão continuar transmitindo os dados através dos mesmo softwares, que precisarão apenas se adaptar ao novo leiaute quando esse for lançado.

Mas o que já mudou? E o que ainda está para mudar?

Uma mudança em 2 fases

Para possibilitar que os efeitos da simplificação prometida chegassem as empresas mais rapidamente o governo optou por efetuar as mudanças em 2 fases.

Na primeira fase, que já se completou, alguns eventos foram excluídos ou flexibilizados se tornando facultativos. Além disso, o ministério da economia no dia 23 de dezembro de 2019 lançou a portaria nº 1.419, que altera o cronograma para o início da obrigatoriedade de alguns eventos.

Já na segunda fase, um novo leiaute será lançado com redução do número de campos, eliminação de duplicidade de informação, foco na substituição de obrigações, e não exigência de informações já constante nas bases de dados governamentais.

Sendo assim, essas são as duas maiores novidades do eSocial 2020: o novo cronograma, já válido, e o novo leiaute, que se encontra ainda em fase de testes, mas já foi disponibilizado.

Iremos te dar mais detalhes sobre ambos.

Novo Cronograma do eSocial 2020

Em dezembro de 2019 foi lançada a portaria nº 1.419, que altera o cronograma para o início da obrigatoriedade de alguns eventos. As principais modificações são as seguintes:

  • A entrega de eventos periódicos cuja obrigatoriedade estava prevista para iniciar em janeiro deste ano foi prorrogada;
  • O grupo 4 foi desmembrado, o que resultou na formação dos grupos 5 e 6;
  • O grupo 3 recebeu um escalonamento para a obrigatoriedade dos eventos periódicos (folhas de pagamento).

Cronograma eSocial atualizado

Veja como fica a divisão de grupos e as obrigatoriedades no cronograma atual.

GRUPO 1: Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

Fases passadas:

  • Fase 1: 08/01/2018 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
  • Fase 2: Março/2018 – Obrigação de enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
  • Fase 3: Maio/2018 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
  • Fase 4: Agosto/2018 – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias

Fases futuras:

  • (Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019)
  • Fase 5: 08/09/2020 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)

GRUPO 2 – entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional

Fases passadas:

  • Fase 1: 16/07/2018 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
  • Fase 2: 10/10/2018 – Obrigação de enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
  • Fase 3: 10/01/2019 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (de todo o mês de janeiro/2019)
  • Fase 4: Abril/2019 – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias – empresas com faturamento superior a R$4,8 milhões

Fases futuras:

  • (Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias, independentemente do faturamento (ver Instrução Normativa RFB nº 1906, de 14 de agosto de 2019).
  • (Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019)
  • Fase 5: 08/01/2021 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)

GRUPO 3 – empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos:

Fases passadas:

  • Fase 1: 10/01/2019 – Apenas informações relativas às empresas e às pessoas físicas, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas
  • Fase 2: 10/04/2019 – Obrigação de enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fases futuras:

  • Fase 3: Escalonamento pelo último dígito do CNPJ base – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento:
  1. 08/09/2020 – CNPJ básico com final 0, 1, 2 ou 3
  2. 08/10/2020 – CNPJ básico com final 4, 5, 6 ou 7
  3. 09/11/2020 – CNPJ básico com final 8, 9 e pessoas físicas
  • Fase 4: (Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias (Instrução Normativa específica, a ser publicada)
  • (Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019)
  • Fase 5: 08/07/2021 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)

GRUPO 4 – órgãos públicos do âmbito federal e organizações internacionais:

Fases futuras:

  • Fase 1: 08/09/2020 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas (exceto o evento S-1010 – Tabela de Rubricas)
  • Fase 2: 09/11/2020 – Nesta fase, os entes passam a ser obrigados a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Ex: admissões, afastamentos e desligamentos.
  1. 08/03/2021 – Devem ser informados os dados relativas à Tabela de Rubricas.
  • Fase 3: 10/05/2021 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
  • Fase 4: (Resolução específica a ser publicada) – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias
    (Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019)
  • Fase 5: 10/01/2022 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)

Grupo 5 – Entes públicos de âmbito estadual e o Distrito Federal

Início de obrigatoriedade: Abril/2021

  • Fase 1: (Cronograma a ser estabelecido em ato específico) – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas (exceto o evento S-1010 – Tabela de Rubricas)
  • Fase 2: (Cronograma a ser estabelecido em ato específico) – Nesta fase, os entes passam a ser obrigados a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Ex: admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3: (Cronograma a ser estabelecido em ato específico) – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
  • Fase 4: (Resolução específica a ser publicada) – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias(Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019)
  • Fase 5: 08/07/2022 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)

Grupo 6 – Entes públicos de âmbito municipal, as comissões polinacionais e os consórcios públicos

Início de obrigatoriedade: Novembro/2021

  • Fase 1: (Cronograma a ser estabelecido em ato específico) – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas (exceto o evento S-1010 – Tabela de Rubricas)
  • Fase 2: (Cronograma a ser estabelecido em ato específico) – Nesta fase, os entes passam a ser obrigados a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Ex: admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3: (Cronograma a ser estabelecido em ato específico) – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
  • Fase 4: (Resolução específica a ser publicada) – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias
  1. (Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019)
  • Fase 5: 09/01/2023 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)

Novo Leiaute do eSocial

Como já expomos, um novo leiaute para o eSocial será publicado com redução do número de campos, eliminação de duplicidade de informação, foco na substituição de obrigações, e não exigência de informações que já constam nas bases de dados governamentais.

A novidade aqui é que em fevereiro de 2020 uma versão beta desse leiaute já foi disponibilizada para que os desenvolvedores e usuários possam se preparar com antecedência com a nomenclatura “Novo eSocial v1.0 beta”. Você já pode baixar o novo leiaute clicando aqui.

As principais mudanças nesse novo eSocial são:

  • Redução do número de eventos
  • Expressiva redução do número de campos do leiaute, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados
  • Ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações
  • Facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS
  • Utilização de CPF como identificação única do trabalhador (exclusão dos campos onde era exigido o NIS)
  • Simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos.

O novo leiaute foi desenvolvido através de uma parceria entre a Secretaria Especial de Previdência e Trabalho (SEPRT) e a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB), e levou em consideração o feedback recebido pelos usuários do sistema.

Penalidades e Multas: Fique atento aos prazos do eSocial 2020

Mesmo com a flexibilização e mudanças, o eSocial ainda representa uma notável carga de trabalho para contadores e escritórios, e consequentemente, um risco muito grande de cometer erros. Além disso, há novos eventos se tornando obrigatórios ao longo desse ano para várias empresas.

Listamos as principais multas a que estão expostos aqueles que cometerem erros na entrega do eSocial.

Relacionadas à omissão de informações ou a informações incorretas e atrasadas

  • Não entregar o eSocial assim como não prestar esclarecimentos após ser intimado pela Receita Federal.

Multa: R$1.000 por mês calendário

  • Omitir informações do eSocial, ou apresentá-las de forma inexatas ou incompletas.

Multa: varia entre R$100 a 0,2% do faturamento do mês anterior ao da declaração.

  • Não transmitir o evento S1299, referente ao SPED, ou transmiti-lo fora do prazo (até o dia 07 do mês seguinte).

Multa: R$500 para empresas optantes do lucro presumido e R$1.500 para empresas no lucro real.

  • Não exibir ao INSS os comprovantes de recolhimento da contribuição previdenciária ou apresentar informações diferentes da realidade.

Multa: R$23.313,00

Relacionadas à admissão, salário, férias e afins

  • Deixar de informar a admissão do funcionário com até 1 dia de antecedência antes de começar a trabalhar.

Multa: R$800 para Micro Empresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP). No caso das demais empresas, o valor é de R$3.000. O valor é aplicado para cada trabalhador em registro.

  • Não informar alterações feitas no contrato do trabalhador.

Multa: R$600 por funcionário. O valor será pago em dobro uma vez que ocorra reincidência.

  • Deixar de informar férias com, no máximo, 30 dias antes de seu início ou deixar de pagá-las com médias, atraso, ou pagá-las por decisão judicial.

Multa: R$170,26 por funcionário

Referentes à saúde do trabalhador e à segurança do ambiente de trabalho

  • Deixar de manter em dia exames e atestados de saúde ocupacional.

Multa: Entre R$402,53 e R$4.025,33. Quem determina é o fiscal do trabalho.

  • Não informar acidentes de trabalho, fatais ou não, no prazo de até 1 dia após o ocorrido.

Multa: Entre os limites máximo e mínimo do salário de contribuição por acidente não informado. Em caso de reincidência, ou tentativa de suborno, pode dobrar ou triplicar o valor.

  • Deixar de fazer transmissão de exame médico em até um dia depois do exame.

Multa: Entre R$402,53 e R$4.025,33

  • Deixar de informar o afastamento temporário, independente do motivo.

Mula: De R$1,812,87 a R$181,284,63

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Com informações SPED Brasil