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O eSocial é uma forma de a empresa mandar os dados de seus colaboradores, de maneira unificada, para os 4 órgãos do governo que têm relação com laços empregatícios.
Antes do eSocial, esses dados eram enviados de de maneira separada, causando confusão, troca de dados, inconsistência e, também, perda de tempo.
Com a implantação do eSocial, essas informações são enviadas de uma só vez, em um só documento, para a Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho, Receita Federal e Secretaria da Previdência Social.
Como os prazos, apesar de longos em alguns casos, devem ser cumpridos à risca, sob pena de multas, a maioria das empresas já se adequou a essa emissão de dados. Para evitar aglomeração e confusão na hora dessa adaptação, o Governo Federal decidiu dividir todas as empresas que devem emitir o e Social em 4 grandes grupos. Desse modo, cada grupo tem seus prazos específicas para se adaptar a emissão de cada tipo de documento.
A ideia é que, uma vez que o sistema esteja todo implantado, a partir de 2020, os dados trabalhistas de todos os trabalhadores brasileiros estejam centralizados e sejam os mesmos em todos os órgãos envolvidos no cumprimento dos direitos e deveres desta classe.
Por isso, o quanto antes as empresas que devem fazer essa emissão se adaptarem, melhor para os empresários, que assim, evitam multas altas que os atrasos nessa área podem causar.
Por esses motivos, saber o que é e como se adaptar ao sistema do e Social, é a principal questão para empresários que se encaixam nesses 4 grandes grupos de adesão. Vamos entender um pouco mais:
ESocial é o Sistema de Escrituração Fiscal e Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas. Esse projeto foi desenvolvido pelo Governo Federal em 2014 e tem como objetivo unificar o envio de todas as informações dos funcionários e estagiários em um só documento.
Essas mesmas informações, unificadas e consolidadas, vão ser enviadas aos 4 órgãos do governo que lidam com a área trabalhista. Esses 4 órgãos são a Caixa Econômica Federal, o Ministério do Trabalho, a Secretaria da Previdência Social e a Receita Federal, como dissemos no começo do texto.
A implementação do e Social é obrigatória e está normatizada pelo Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014.
São 15 obrigações que vão ser enviadas de maneira unificada para os órgãos do Governo, como indica a tabela abaixo:
| GFIP | Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social |
| CAGED | Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT |
| RAIS | Relação Anual de Informações Sociais |
| LRE | Livro de Registro de Empregados |
| CAT | Comunicação de Acidente de Trabalho |
| CD | Comunicação de Dispensa |
| CTPS | Carteira de Trabalho e Previdência Social |
| PPP | Perfil Profissiográfico Previdenciário |
| DIRF | Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte |
| DCTF | Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais |
| QHT | Quadro de Horário de Trabalho |
| MANAD | Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento |
| GRF e GRRF | Guia de Recolhimento FGTS e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS |
| GPS | Guia da Previdência Social |
| FP | Folha de Pagamento |
Como dissemos acima, o objetivo principal é evitar a emissão de informações trabalhistas desencontradas e repetidas para os órgãos do Governo. Além disso, após a implementação completa do sistema do eSocial, a burocracia trabalhista vai diminuir enormemente para as empresas e para a contabilidade desses negócios, uma vez que, ao invés de emitirem vários documentos para as 4 entidades, somente um documento vai precisar ser emitido.
De acordo com Art. 3º do decreto que rege o sistema:
O e Social rege-se pelos seguintes princípios:
I – viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
II – racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
III – eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
IV – aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e
V – conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte
Todas as empresas do país devem emitir o eSocial. A diferença entre elas está nos prazos que cada grupo de empresas tem para se adequar ao sistema. Veja os grupos:
De acordo com o Portal e Social do Governo Federal, cada um desses grupos de empresas deve seguir um cronograma específico:
Fase 1: Janeiro/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
Fase 2: Março/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada
Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador
Fase 1: Julho/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada
Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador
Fase 1: Janeiro/19 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas
Fase 2: Março/19: Nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos
Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada
Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador
Fase 1 – janeiro/2019: apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
Fase 2 – março/2019: nesta fase, as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
Fase 3 – maio/2019: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
Fase 4 – julho de 2019: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência) e compensação cruzada
Fase 5 – julho de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador
Esse cronograma pode ser melhor visualizado e entendido na imagem abaixo:
A princípio, nada vai ser alterado no sistema de emissão dos empresários cadastrados como MEI. De acordo com o próprio comitê que rege o e Social, os empresários MEI vão continuar fazendo a emissão do DAS SIMEI, uma vez que ele também já é um sistema de emissão unificada.
Segundo consta no Portal e Social:
“De acordo com o Comitê Gestor do eSocial, será desenvolvido um módulo específico para auxiliar os usuários do programa do Microempreendedor Individual (MEI), na qualidade de empregador para o cumprimento de suas obrigações trabalhistas e tributárias.
Já na condição de microempreendedor, ele continuará fazendo uso do SIMEI, que é um sistema de pagamento de tributos unificados, em valores fixos mensais. Para este tipo de contribuinte, não há qualquer tipo de mudança prevista.”
Na tabela a seguir, estão as informações solicitadas pelo e Social a cada fase de implementação:
| Informações a serem enviadas em cada fase | ||
|---|---|---|
| Fase | Eventos | Detalhamento dos eventos |
| 1ª | constantes dos eventos de tabela S-1000 a S-1080, exceto os eventos S-1060 (*) | Não há necessidade de que todas as tabelas sejam enviadas no primeiro dia do prazo. Os obrigados têm três meses para o envio das tabelas e podem enviá-las ao longo desse período. A tabela S-1005 deve conter apenas estabelecimentos que possuam informações a serem encaminhadas. Recomenda-se que as rubricas informadas na tabela de rubricas (S-1010) sejam apenas as que serão efetivamente utilizadas nos eventos de remuneração e de pagamento e que seja dispensada especial atenção no preenchimento dos campos {codIncCP}, {codIncIRRF}, {codIncFGTS}, pois tais informações serão utilizadas na apuração dos tributos e do FGTS, em conjunto com os eventos de Remuneração e Pagamento (S-1200, S-1210, S-2299, e S-2399) |
| 2ª | constantes dos eventos não periódicos S-2190 a S-2400 do leiaute do eSocial | Informar os eventos S-2299 (Desligamento) e S-2399 (TSVE – Término), sem o grupo {verbasResc} referente às informações de remuneração, até a data fixada para o envio dos eventos periódicos. |
| 3ª | constantes dos eventos periódicos S-1200 a S-1300 do leiaute do eSocial (**) | Informar os eventos S-2299 (Desligamento) e S-2399 (TSVE – Término), com o grupo {verbasResc} referente às informações de remuneração |
| 4ª | constantes dos eventos relativos à Segurança e Saúde no Trabalho (SST) (***) | Eventos de SST, descritos no Capítulo I, item 18 deste Manual e o evento S-2221 (Exames toxicológicos do motorista profissional) |
Como já sabemos, o eSocial traz muitas informações importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de entrega.
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