Através da consulta de qualificação cadastral do eSocial, colaboradores podem ter acesso a possíveis divergências existentes no seu cadastro de CPF, PIS/PASEP ou ainda inscrição do contribuinte no INSS.

Relembre o que é o eSocial:

Com o intuito de simplificar vários processos existentes nas empresas relacionados à administração das informações dos colaboradores, através do Decreto nº 8373/2014 foi instituído o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). O programa foi desenvolvido em conjunto pelos órgãos governamentais da Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Caixa Econômica Federal. Saiba mais sobre o eSocial e todos os detalhes para adequação de empresas.

Esse projeto está sendo implantando de forma gradual nas empresas, obedecendo as regras definidas, mas cabe destacar aqui um dos principais processos que as empresas devem executar: a consulta da qualificação cadastral dos colaboradores, um dos principais processos para garantir a consistência dos dados dos funcionários.

Visando a consistência dos dados, foi disponibilizado um aplicativo que permite que tanto empresas quanto colaboradores realizem essa consulta. Entenda:

Qual a importância da consulta de qualificação cadastral?

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Orienta-se que antes que seja criado o vínculo entre empresa e colaborador seja realizada a qualificação cadastral com o intuito de confrontar os dados cadastrais dos colaboradores e aqueles existentes na base de dados do CPF e CNIS. Existindo qualquer divergência entre as informações, o evento será rejeitado.

No decorrer do ciclo laboral do colaborador na empresa, existindo alterações dos dados informados originalmente, este deverá comunicar o departamento responsável para que a empresa possa providenciar o ajuste frente à base do CPF e CNIS do eSocial.

Assim sendo, podemos considerar esse processo como sendo uma premissa para o envio das demais informações que permitirão o sucesso do fechamento.

Consulta eSocial: como fazer?

Para realização da qualificação cadastral, serão necessários os seguintes dados:

  • nome completo
  • data de nascimento
  • CPF
  • NIS/PIS/PASEP

Além disso,  a consulta da qualificação cadastral do eSocial poderá ser feita de duas formas:

Consulta online ou módulo web: Trata-se de um formulário para preenchimento individual dos dados de cada colaborador, permitindo até 10 consultas simultâneas. Para utilizar, basta acessar o site oficial do governo.

Consulta em lote: com a geração de um arquivo do tipo texto e o acesso por meio de Certificado Digital, grandes empresas têm a opção de envio dos dados de vários colaboradores, onde o retorno será dado em até 2 (dois) dias. Essa opção é mais vantajosa para empresas com grande número de colaboradores

Identificada alguma divergência entre os dados enviados e aqueles existentes na base de dados, será apresentada a notificação da necessidade de adequação das informações.

Existindo divergência das informações, o que o colaborador deverá fazer?

Várias situações de divergência podem ser apresentadas no processo de consulta da qualificação cadastral. Abaixo destacamos alguns exemplos:

  • CPF

Existindo divergência em relação a situação do CPF (suspenso, cancelado, nulo ou data de nascimento divergente) será necessária a regularização junto à Receita Federal.

  • NIS

Quando a divergência refere-se ao NIS, por exemplo, deve-se atentar pois a orientação será dada de acordo com o ente responsável pelo seu cadastro, autorizado pela receita Federal.

  • Nome no documento CPF

Se o nome informado no cadastro do CPF estiver incorreto, o colaborador deverá comparecer pessoalmente em uma agência da Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou ainda, Correios e efetuar a devida regularização.

  • Data de nascimento no PIS

Caso o problema seja a data de nascimento existente no PIS, o colaborador deverá dirigir-se a uma agência da Caixa Econômica Federal a fim de regularizar tal situação.

Assim, podemos entender que no caso de divergência entre os dados informados, o aplicativo irá apresentar as orientações necessárias ou órgão responsável para que seja possível a correção. Após isso, para que seja feita a regularização dos dados apontados com divergência no processo de qualificação cadastral do eSocial, o colaborador deverá comparecer ao órgão indicado, munido dos seus documentos a fim de atualizar e regularizar seu cadastro.

Aqui vale ficar atento ao prazo visto que, dependendo do ajuste necessário, pode levar em média sete dias úteis após serem informados no sistema do respectivo órgão. Assim, recomendamos que o ajuste ocorra o mais breve possível após detectado.

O que pode ocorrer se não for feita a regularização dos dados?

Existindo divergência nos dados, tanto empresa como colaborador podem ser prejudicados gerando entraves futuros. O colaborador poderá ter dificuldade frente à solicitação de benefícios tais como auxílio acidente, auxílio doença, aposentadoria ou ainda saque do FGTS ou seguro desemprego, entre outros.

Já o empregador, por sua vez, poderá ter dificuldade no processo de fechamento dos eventos e consequente recolhimento dos valores.

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Diante do exposto, podemos então concluir que o processo de consulta da qualificação cadastral do eSocial é muito importante, uma vez que busca resguardar as empresas de possíveis notificações que possam ser ocasionadas devido à incompatibilidade de dados, bem como o colaborador, evitando desgastes futuros no momento de requerer seus direitos.

A Senior possui um sistema completo para gestão de pessoas, que centraliza informações e agiliza processos operacionais. Conte com a tecnologia para facilitar o dia a dia do seu RH e ficar em compliance total com o governo.

Para possibilitar a emissão das informações dos arquivos em lote, a Senior que dispõe de:

  • Arquivo de remessa da Qualificação Cadastral;
  • Arquivo processado do Retorno da qualificação cadastral
  • Arquivo rejeitado do Retorno da qualificação cadastral

Saiba mais sobre o HCM da Senior.

Por Andreia Adami, Analista de Negócios do Gestão de Pessoas | HCM e especialista em eSocial.

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