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eSocial: Entenda o que é e como ele é essencial à sua empresa

Você já viu em algum lugar ou ouviu falar sobre E-Social (ou eSocial, grafia que também pode ser utilizada), certo?

É bem provável que sim, já que ele está diretamente relacionado aos trâmites burocráticos realizados pelas empresas. Mesmo que seja um assunto bastante comentado, pode ser que você não saiba exatamente do que se trata e qual é a sua relação com as empresas.

Se for esse o caso, chegou a hora de conhecer! Vamos esclarecer as principais dúvidas a respeito do eSocial para que você entenda exatamente porque ele foi criado e conheça os benefícios que pode trazer ao seu negócio.

O que é o E-Social?

O termo significa Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Tributárias. Ele foi instituído pelo Governo Federal através do Decreto nº 8.373/2014.

Com esse sistema, a comunicação dos empregadores com o Governo em relação a informações referentes aos trabalhadores, como folha de pagamento, aviso prévio, contribuições previdenciárias, vínculos e afins será unificada na mesma plataforma eletrônica.

O intuito é o de simplificar a maneira de prestar as informações obrigatórias e, assim, diminuir a burocracia, sem a necessidade de ter que preencher e entregar declarações e formulários separadamente para cada órgão.

Os seguintes órgãos e entidades relacionados ao Governo Federal atuaram em conjunto para o estabelecimento do eSocial:

  • Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
  • Caixa Econômica Federal (CEF);
  • Ministério do Trabalho (MTb);
  • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

Quais são as obrigações unificadas pelo eSocial? Todas as seguintes poderão ser comunicadas ao Governo Federal de maneira unificada, as quais estão dispostas em ordem alfabética:

  1. CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), para controlar admissões e demissões de colaboradores que estão sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
  2. CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
  3. CD (Comunicação de Dispensa);
  4. CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
  5. DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
  6. DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
  7. Folha de pagamento;
  8. GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS [Fundo de Garantia do Tempo de Serviço] e de informações à Previdência Social);
  9. GPS (Guia da Previdência Social);
  10. GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);
  11. LRE (Livro de Registro de Empregados);
  12. MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);
  13. PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
  14. QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
  15. RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).

Até então, cada sistema de informação possuía sua própria forma de envio de declarações e formulários, que poderia ser tanto digital quanto física. Agora, todos eles poderão ser enviados através do eSocial e estarão à disposição dos respectivos órgãos.

Quem é obrigado a usar o eSocial?

A adoção ocorreu através de diferentes etapas, as quais passaram a ser vigentes nas respectivas datas:

  • 1º de janeiro de 2018: empregadores e contribuintes cujo faturamento apurado no ano de 2016 tenha sido superior a R$ 78 milhões.
  • 1º de julho de 2018: demais empregadores e contribuintes, independentemente de qual tenha sido seu faturamento anual.
  • 10 de janeiro de 2019: Microempreendedores Individuais (MEIs) que possuem empregado. Os que não possuem estão dispensados da prestação de informações ao eSocial.

Logo, as únicas empresas que não devem utilizar o sistema neste momento que todas as datas já se cumpriram são os Microempreendedores Individuais que não tenham empregado.

Vale a pena utilizar o eSocial?

Sim. O objetivo do Governo Federal, juntamente com os órgãos e entidades envolvidos (INSS, CEF, MTb e RFB), foi de tornar mais prático o envio e o recebimento das informações de cada uma das obrigações vistas anteriormente.

Tais atividades eram capazes de trazer sérias complicações às companhias, que precisavam se atentar aos critérios e procedimentos de cada um dos sistemas de informação, sendo alguns deles digitais e outros físicos, o que poderia trazer ambiguidades e dúvidas.

É importante citar que tais obrigações tinham que ser cumpridas para cada um dos trabalhadores, ou seja, as dificuldades aumentavam na mesma proporção em que a equipe era grande.

A situação é diferente com o eSocial, sistema em que todas as informações devem ser enviadas. Cabe a cada órgão responsável coletar os dados ali presentes, sem a necessidade de ter que recorrer a diferentes formulários e declarações.

Também há que se ressaltar a redução de erros nos cálculos tributários, os quais antes tinham que ser feitos manualmente e, portanto, poderiam conter falhas humanas, além de eventuais cálculos realizados de maneira indevida.

Logo, seu uso é indicado não apenas por ser obrigatório para as empresas, mas sim porque realmente traz mais praticidade, agilidade e segurança aos seus procedimentos, em especial nos setores tributário e de recursos humanos.

O trabalhador e os órgãos públicos também ganham com o eSocial?

Sim. O sistema é benéfico para todas as partes e as ajuda a ter mais praticidade, agilidade e segurança. O trabalhador tem mais garantia de que seus direitos trabalhistas e previdenciários serão cumpridos e que os contratos serão claros, que as demais informações, como de pagamento, condição de trabalho e até mesmo os riscos que corre no desempenho de suas funções estarão registradas.

Os órgãos públicos, por sua vez, poderão acessar as informações imediatamente no momento em que tiverem sido enviadas pelos empregadores, diferente do que ocorria anteriormente, em que havia variação entre os sistemas de informação disponíveis.

eSocial: uma revolução para trabalhadores, empresas e órgãos públicos

Pode-se dizer que essa tenha sido uma das decisões mais impactantes tomadas pelo Governo Federal nos últimos anos, com potencial de beneficiar todas as partes envolvidos sob os aspectos fiscais, previdenciários e tributários.

É preciso de um tempo para se adaptar a essa nova realidade, assim como acontece com qualquer outra novidade, mas os benefícios trazidos por ela fazem cada esforço valer muito a pena.

Aproveite tudo que o E-Social tem a trazer para sua empresa e note, de imediato, uma redução na burocracia e um aumento de produtividade, agilidade, eficiência e segurança!

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