eSocial para contadores: entenda o que muda e como utilizá-lo

A rotina dos contadores está sendo transformada pela tecnologia. Assim, os profissionais precisam se adequar para atender às exigências do mercado, principalmente no que se refere às novas formas de cumprir as obrigações das empresas.

Prova disso, são as mudanças que têm sido feitas nas plataformas de transmissão das informações contábeis, como é o caso do eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas). 

Esse sistema surgiu em 2018 e, agora, está sendo melhorado com o objetivo de unificar a escrituração de todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas. Isso acontece através da implantação do eSocial Simplificado. Continue conosco para ver como funciona esse sistema e como utilizá-lo. 

Entenda o eSocial

O eSocial é um sistema de escrituração das obrigações, criado pelo Governo Federal para registrar os dados que são gerados pelas empresas brasileiras, o que facilita a fiscalização e o cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. Dentre essas obrigações, podemos citar as seguintes:

• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados); 
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
• QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
• MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento);
• GRF (Guia de Recolhimento FGTS);
• GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS);
• GPS (Guia da Previdência Social); 
• FP (Folha de Pagamento);
• LRE (Livro de Registro de Empregados);
• CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
• CD (Comunicação de Dispensa);
• CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);

A obrigatoriedade desse sistema começou a valer para as empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões. Depois, foram incluídas aquelas que possuíam rendimentos menores. 

Como utilizá-lo? 

O eSocial engloba um conjunto de vários órgãos, como a Receita Federal; a Caixa Econômica Federal; o Instituto Nacional do Seguro Social e o Ministério do Trabalho e Emprego, que podem ter acesso às informações dos trabalhadores brasileiros. Assim, as informações devem ser enviadas através de eventos, e estes por sua vez possuem layouts pré-definidos. Eles podem ser classificados da seguinte forma:

• Eventos Iniciais e de Tabelas,
• Eventos não Periódicos,
• Eventos Periódicos,

O envio deve ser feito diretamente pelo portal do eSocial, para isso, acompanhe os calendários das obrigações acessórias. 

Novidades

Esta é a principal novidade para 2021: uma nova versão do eSocial está sendo implantada pelo Governo Federal, a partir do trabalho conjunto de empresas e entidades representativas de diversas categorias profissionais envolvidas no trabalho de simplificação da plataforma. O desenvolvimento do eSocial Simplificado está previsto na Lei nº 13.874/19.

Sabemos que à primeira vista os contadores podem ficar um pouco receosos com o novo sistema, mas saiba que a intenção é justamente desburocratizar  esse sistema a partir deste ano e facilitar o cumprimento dessas obrigações. Por isso, vamos saber o que vai mudar? Veja a seguir! 

O eSocial Simplificado traz as seguintes novidades para os usuários:

• Redução do número de eventos;
• Redução do número de campos do leiaute, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados;
• Ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações (ex.: alteração das regras de fechamento da folha de pagamento - pendências geram alertas e não erros);
• Facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;
• Utilização de CPF como identificação única do trabalhador (exclusão dos campos onde era exigido o NIS);
• Simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos.

Benefícios

Sabemos que o eSocial é uma obrigação das empresas, mas na prática a responsabilidade passa a ser do contador. É importante destacar que as mudanças feitas no eSocial trazem vários benefícios para o setor contábil e , sem dúvida mudará a rotina dos profissionais, garantindo principalmente a praticidade no dia a dia. 

Dentre os benefícios está a segurança dos documentos enviados de forma online, podendo ainda ser atestada a sua confiabilidade e veracidade das informações apresentadas pelas empresas. Para isso, são utilizados certificados digitais. Através da transmissão rápida dos dados, haverá ainda redução do uso de papel e a necessidade de guardar em arquivos físicos nos escritórios. Tudo estará disponível para conferência através de plataforma digital. 

Portanto, as empresas e escritórios de contabilidade devem se organizar para fazer o envio de dados de forma virtual, o que está tornando mais rápida a verificação de dados relativos às folhas de pagamento, admissões, férias e outros. Essa unificação garante ainda o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários dos colaboradores das empresas.