eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Por meio dele, empregadores passam a se comunicar ao governo de forma unificada.

Seu formato simplifica a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. Ele foi criado a partir do decreto nº 8373/2014.

A implantação dele visou a garantia aos direitos previdenciários e trabalhistas, racionalizando e simplificando o cumprimento de obrigações, eliminando a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas. Ele também aprimora a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias.

O eSocial prevê ainda tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas. Ele teve investimento de R$ 100 milhões, de acordo com informações do site do governo.

Quais são as multas previstas para empresas?

Companhias podem ser penalizadas caso não entrem no eSocial da maneira correta. E há mudanças em procedimentos de contratação.

A primeira alteração é na admissão do trabalhador. Atualmente, o contrato de um colaborador é enviado através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) até o dia 7 do mês subsequente. É formalizado um mês depois da movimentação do empregado.

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O eSocial muda o processo de admissão. Ela deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado.

A falta de registro do empregado sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado. O valor dobra em caso de reincidência.

O sistema eSocial também traz o saneamento dos dados de colaboradores. Isso garante que os dados dos funcionários estejam atualizados de acordo com as novas exigências.

Por isso, também é responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT. O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54 referente às alterações.

De acordo com o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional.

A não realização destes tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor, que é determinado pelo fiscal do trabalho, vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.

Outro problema para empregadores envolve a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). Quando o empregado sofre um acidente de trabalho, de acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91, as companhias devem transmitir a CAT ao INSS, mesmo se o empregado não se afastar do trabalho.

O prazo de envio desse evento no eSocial é o mesmo de apresentação da CAT, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador.

Caso não aconteça a entrega desse documento, a multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência da companhia.

Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é outro fator que, caso ocorram erros, pode provocar problemas ao empregador. Segundo o artigo 58, da lei nº 8.213/91, as empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física.

O objetivo da documentação é comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante o exercício do trabalho. Por isso, dependendo do tipo do risco, ele terá direito à aposentadoria especial, ou seja, com menos tempo de contribuição para o INSS.

O valor da multa em caso de descumprimento varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.

O afastamento temporário também pode trazer multas se estiver irregular no eSocial. Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias.

A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente à multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9 que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.

Considere que as multas descritas já existem hoje, mas sua aplicação está restrita às informações entregues atualmente e ao processo de fiscalização atual.

O eSocial é uma base centralizada e repleta de informações detalhadas, que permite ao fisco automatizar parte de seus processos de fiscalização, agilizando a identificação de possíveis irregularidades. Por isso, para evitar preocupações e riscos as empresas devem ajustar suas rotinas e processos internos antes de 2018, ainda neste ano.

Quais são as vantagens e desvantagens do eSocial

Nele, dentro do eSocial, as empresas possuem o registro imediato de novas informações, como a contratação de um empregado e há a integração de processos. Por isso, há disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos.

Para o empregado, a principal vantagem é a maior garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários e à maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho. O trabalhador tem seu contrato com maior segurança diante do empregador.

Fica registrada todas as informações relativas aos pagamentos efetuados ao trabalhador, assim como as informações referentes à sua condição de trabalho. Isso inclui as características do local que desempenha suas funções e os tipos de riscos aos quais está exposto.

E qual a principal desvantagem? Companhias que não digitalizaram seus processos terão que adaptar-se ao novo sistema de escrituração digital.

Como funciona o pagamento o eSocial?

O pagamento deste sistema é feito via Documento de Arrecadação do eSocial (DAE), gerado pelo Módulo Doméstico do eSocial. A saber, os valores de responsabilidade do empregador são 8% de contribuição patronal previdenciária; 0,8% de seguro contra acidentes do trabalho (GILRAT); 8,0% de FGTS; além de3,2% de indenização compensatória (Multa FGTS).

Na situação em que há valores retidos do salário do trabalhador, vale ressaltar de 8% a 11% de contribuição previdenciária; além do Imposto sobre a Renda Pessoa Física, se incidente. Esse DAE será calculado e gerado automaticamente pelo Módulo Doméstico do eSocial após o fechamento da folha de pagamento da competência. Para maiores informações, é necessário consultar o Manual do Empregador Doméstico.

O empregador deverá fornecer ao empregado doméstico cópia do DAE mensalmente, de acordo com artigo 34, § 6º, Lei Complementar 150/2015. Isso é uma obrigação de quem contrata.

Quem está obrigado a pagar?

Empregadores com funcionários registrados, que usufruem de direitos trabalhistas. E há adaptações no caso de pequenas e microempresas, proporcionais aos seus negócios.

Como restituir esse pagamento? E no caso de rescisão?

Os empregadores que tenham realizado pagamento “a maior” do Documento de Arrecadação do eSocial (DAE) podem solicitar a restituição dos valores pagos indevidamente. Atualmente eles são obrigados a pagarem FGTS.

E para a devolução do FGTS, o empregador deve acessar o endereço www.caixa.gov.br, download, FGTS – Extrato e retificação de dados – onde pode capturar o formulário “RDF – Retificação com devolução do FGTS”. A solicitação é feita junto à Caixa Econômica Federal e o empregador deve entregar o RDF preenchido em uma das unidades da Caixa Econômica.

No caso de devolução dos tributos, o empregador precisa preencher o formulário Pedido de Restituição ou ressarcimento, disponível na página da Receita Federal da internet. O empregador deve anexar ao formulário os comprovantes de pagamento das guias pagas com valor superior ao estabelecido pela legislação.

Para o preenchimento correto do formulário, o cidadão deve preencher a opção “Pagamento Indevido ou a Maior”. No caso de mais de um pagamento indevido, o cidadão deve preencher o número de formulários iguais ao total de pagamentos feitos a mais. No entanto, ao entregar os formulários nas Unidades de Atendimento ao Contribuinte da Receita Federal, o cidadão poderá realizar um único pedido de restituição, por meio da criação de um único processo, ainda que este pedido se refira a diversos pagamentos.

No caso de rescisão do contrato de trabalho que geram direito ao saque do FGTS, o empregador está obrigado a efetuar os depósitos relativos ao fundo no prazo do pagamento das verbas rescisórias. O sistema gerará o DAE rescisório apenas com os valores devidos a título de FGTS.

Na situação de rescisão por término do contrato a termo, será gerado DAE apenas com os 8% do FGTS do mês da rescisão e não será incluído o valor de 3,2% referente à indenização compensatória, correspondente à multa do fundo, pois não será devida neste motivo.

Demais tributos incidentes sobre as verbas rescisórias serão incluídos no DAE da folha mensal, com vencimento até o dia 7 do mês subsequente.

Se nos motivos de desligamento acima mencionados o prazo para pagamento das verbas rescisórias ocorrer até o dia 6, haverá também o vencimento antecipado do FGTS do mês anterior, caso ele ainda não tenha sido pago – folha de pagamento na situação “Encerrada”.

Assim será gerado um novo DAE rescisório, com o valor do FGTS relativo a essa competência.

Todas as informações para emissão do DAE são encontradas no site oficial do eSocial, acessível neste link.

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