eSocial: Segunda fase traz novos desafios a PMEs

São Paulo, 19 de setembro de 2018 – A segunda etapa de entrega de informações do eSocial (eventos não periódicos) para empresas que faturaram em 2016 até R$ 78 milhões foi adiada para outubro. A partir desta data, os empregadores deverão fornecer informações relativas a seus trabalhadores.

Porém, as microempresas, as empresas de pequeno porte e o microempreendedor individual poderão optar por enviar os eventos iniciais e os não periódicos de forma cumulativa em 1º de novembro de 2018. Essa opção não caracteriza prorrogação de prazo, mas sim uma opção concedida pelo Comitê Diretivo do eSocial.

Caso escolham esta opção, estes contribuintes (ME, EPP e MEI) enviarão os eventos relativos às 1ª e 2ª fases juntamente com os eventos integrantes da 3ª fase em   1º de novembro. Contudo, é bom lembrar que o envio de forma cumulativa irá retratar todas as ocorrências desde julho de 2018.

Para ajudar as empresas que se encaixam nesta categoria a ficarem em conformidade, a Sage, multinacional britânica especializada em soluções de gestão para pequenas e médias empresas, revela os pontos de atenção que devem ser levados em consideração.

“Acreditamos que o maior desafio para os empregadores é o impacto cultural, pois o eSocial vai exigir o fiel cumprimento das normas trabalhistas, previdenciárias e fiscais e irá fiscalizar todos os prazos impostos pela legislação”, afirma Milena Santos, gerente de conteúdo legal e regulatório da Sage Brasil.

“Dentre todas as atribuições da empresa, a mais importante e de maior dificuldade diz respeito a mudança da cultura dos colaboradores. As mudanças não ocorrem de forma rápida, da noite para o dia. Para mudar a cultura de anos e anos de trabalho, suprimir vícios adquiridos na rotina administrativa, eliminar descuidos já incorporados no dia a dia, a empresa precisa de tempo, mudança de atitude e preparação”, salienta Santos.

Além disso, identificar a necessidade de capacitação dos colaboradores é também essencial. Capacitar gestores e colaboradores, mediante reciclagem dos seus conhecimentos relativos às legislações trabalhista e previdenciária é fundamental, pois o colaborador que irá inserir os dados nos eventos do eSocial deve conhecer amplamente a legislação para evitar prejuízos para a empresa.

“Para uma implantação eficiente, o ideal é conhecer as configurações de preenchimentos técnicos e se adiantar nas entregas a fim de evitar o congestionamento de informações nos últimos dias”, conclui a executiva.

Veja, abaixo, as principais dicas da Sage com relação a esses eventos não-periódicos:

Qualificação cadastral

* A qualificação cadastral do trabalhador é de suma importância no eSocial. Os colaboradores serão identificados, obrigatoriamente, por meio do CPF e do Número de Identificação Social (NIS), exceto o estagiário que será identificado apenas pelo CPF. O trio de informações CPF x NIS x data de nascimento deve estar consistente no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS), e será validado no ato da transmissão do evento.

Prazos de envio

* Como regra geral, a definição dos prazos de envio dos eventos não-periódicos respeita as regras que asseguram os direitos dos trabalhadores, como no caso da admissão e do acidente de trabalho ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, como na situação do desligamento.

CPF dos dependentes

* O campo é de preenchimento obrigatório se os dependentes tiverem idade igual ou superior a 12 anos. Não poderá ocorrer mais de um dependente com o mesmo número de CPF.

Organização da documentação dos trabalhadores

* Para evitar transtornos futuros, todas as informações relativas aos documentos do trabalhador, como CTPS, NIS, registros de nascimento, casamento, de estrangeiros e etc., devem estar sempre atualizadas. Além disso, mudança de dados, como nome por motivos de casamento, separação, ou mudança de função, devem sempre ser atualizados nos cadastros sob pena de constar irregularidades relacionados ao colaborador.

Sobre a Sage

A Sage (FTSE: SGE) é a líder global em tecnologia para ajudar empresas de todos os tamanhos na gestão de tudo o que precisam: de dinheiro a pessoas – sejam elas start-ups, scale-ups ou de grande porte.

Nós fazemos isso com o Sage Business Cloud – a primeira e única solução de gestão que contempla as áreas de Contabilidade, Gestão Financeira, Gestão de Empresas, Recursos Humanos, Folha de Pagamentos e Pagamentos.

Nossa missão é liberar os empreendedores do peso das tarefas administrativas para que eles possam passar mais tempo fazendo o que amam. É o que fazemos todos os dias para três milhões de clientes em 23 países, por meio de nossos 13 mil colegas e de uma rede de contadores e parceiros. Nosso compromisso é fazer negócios de forma responsável e retribuir para as comunidades onde atuamos por meio da Sage Foundation.