Fechamento mensal: Conheça como este processo ocorre

Não é por acaso que o contador é um profissional de extrema relevância na rotina de uma empresa, pois, ele é responsável por uma série de atividades como, a transmissão das obrigações acessórias, o cálculo dos impostos e a elaboração dos livros contábeis. 

Contudo, para que todos esses deveres sejam honrados, é preciso que o empresário realize o envio de todos os documentos necessários para este profissional, do contrário, sofrerão o impacto financeiro ou patrimonial, como gastos e receitas, contratos futuros, notas fiscais ou extratos bancários. 

Os documentos são separados em categorias, levando em conta a área na qual estão relacionados, sendo assim, é possível que sejam trabalhistas, fiscais, contábeis ou, até mesmo, referente ao controle de estoque.

Observe cada um deles a seguir: 

Movimentação trabalhista

Esses documentos se baseiam na relação de trabalho junto à empresa, seja junto ao trabalhador assalariado ou não. 

Assim, conseguem prestar suporte ao processamento da folha e são escriturados na contabilidade. 

Além do mais, podem ser utilizados perante a análise das obrigações.

São eles: 

• Guia de impostos ou contribuições: INSS, FGTS, contribuição sindical e outras contribuições;

• Movimentos e recibos: relacionados aos serviços contratados de autônomos e cooperados;

• Recibos de pagamento: salários, pró-labore, férias, vale-transporte e atestados médicos de funcionários.

Movimentação fiscal

Esta é uma das categorias mais importantes, uma vez que, qualquer pendência pode resultar em sérios problemas junto ao Governo, desta forma, é essencial se atentar quanto aos seguintes documentos: 

• Notas fiscais: é preciso guardar e entregar ao contador todas as notas fiscais, sem exceção. Isso inclui as de entrada e de saída de produtos, de prestação e contratação de serviços, de conhecimento de transporte e de compra de bens;

• Notas fiscais de concessionárias: referem-se a serviços, como os de telefonia e energia elétrica;

• Arquivos eletrônicos: são os documentos emitidos em formato digital. Alguns exemplos são: redução Z, arquivos do Sped Fiscal e notas fiscais em formato XML;

• Comprovantes de pagamento dos impostos: é o caso do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), do DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), da GARE (Guia de Arrecadação Estadual) e da GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais).

Movimentação contábil 

O restante dos documentos que não se referem às áreas trabalhista e fiscal são integrados à movimentação fiscal, auxiliando no controle de caixa, como: 

• Extratos: bancários, de aplicações, cartões de crédito, empréstimos e descontos de duplicatas;

• Arquivos eletrônicos: como extratos em formato OFX e controle de caixa;

• Recibos e contratos: de locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;

• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas.

Controle de estoque

Por fim, é necessário ter o controle do estoque e manter sempre o Livro Inventário atualizado, atividade que, inclusive, se trata de uma obrigação legal. 

Tais dados afetam diretamente nos demonstrativos financeiros e, são primordiais na apuração do custo de mercadoria vendida, em outras palavras, a despesa correspondente à venda de produtos ou transferência de serviços. 

A vantagem da automatização

Todo empresário sabe que tempo vale ouro, portanto, a prática de adotar novas tecnologias que possam agilizar os processos internos sem comprometer a qualidade, se tornou fundamental. 

É por essa razão que os sistemas de gestão, por vezes denominados de ERP, ganharam um espaço significativo na rotina corporativa, elevando a produtividade e agregando valor para os clientes.

Essa facilidade é facilmente vista e bem apreciada, porque, além de automatizar, esses sistemas auxiliam no desenvolvimento do fluxo de trabalho, integrando todos os dados gerados por vários setores. 

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Por Laura Alvarenga