Emitir notas fiscais não envolve apenas preencher valores, produtos, dados de identificação e preço. Junto a essas informações objetivas e simples de serem colocadas, existem as tributações de uma nota fiscal.

E é justamente nesse ponto que as emissões começam a ficar mais complicadas, pois os impostos, além de regras gerais, ainda são impactados por normas específicas de produtos e operações.

Além disso, nem sempre é simples e rápido encontrar em pesquisas um apoio que seja didático e ao mesmo tempo solucione todas as dúvidas. No fim, preencher o layout do emissor de notas acaba sendo uma tarefa difícil.

Por isso, produzimos este post com tudo o que você precisa saber sobre a carga tributária de documentos fiscais, abordando as mais diversas situações com as quais você vai se deparar nas rotinas diárias de seu negócio. Você verá:

  • quais são as tributações de nota fiscal de produtos, incluindo a Substituição Tributária;
  • o que é o CEST e o que ele tem a ver com os impostos das notas de mercadorias emitidas;
  • quais são os impostos das notas de serviços e como funcionam suas retenções;
  • quais são os principais cuidados a serem tomados na emissão de notas de serviços e vendas para pessoas físicas;
  • quais são, e como funcionam, os impostos gerados a partir da importação de produtos;
  • como e quando pagar a diferença de alíquota do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) entre estados em compras;
  • e como ocorre o tratamento diferenciado para empresas optantes pelo Simples Nacional em algumas situações.

Acompanhe-nos e tire todas as suas dúvidas agora!

As tributações de nota fiscal de produtos

Mercadorias, seja para venda, remessa, demonstração, devolução ou qualquer outra operação, apenas podem circular após a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Mas a maioria das operações feitas com o documento são mesmo de venda, o que gera a incidência de diferentes impostos. Adiante, vamos explicar quais são e como funcionam, levando em conta suas especificidades.

ICMS

O ICMS é o tributo estadual que incide sobre todas as vendas e industrializações de produtos. E sua base de cálculo é o valor da mercadoria com seu frete, podendo também ser incluído o seguro e ser deduzido um possível desconto concedido pelo emissor.

Somada a base do ICMS, aplica-se sobre ela a alíquota interna do estado. Atualmente, os percentuais em todo o Brasil ficam entre 17% e 19%.

Substituição Tributária (ST) do ICMS

A tributação de alguns produtos exige a apuração da Substituição Tributária do ICMS. Quando isso ocorre, a empresa que o apura atua como substituta dos demais envolvidos na circulação do produto à frente.

Por exemplo, se um negócio industrializa algo tributado com ST, ocorre o seguinte posteriormente:

  • a nota fiscal de sua saída, uma venda para o atacado, sai com a substituição calculada, a ser paga pelo emissor;
  • o atacado, substituído, fica livre do ICMS ao repassar a mercadoria para o varejo;
  • da mesma forma, o varejo também como substituído, fica desobrigado do ICMS quando revender o produto ao consumidor final.
Como calcular a Substituição Tributária

O primeiro passo da apuração da ST é calcular o ICMS. Vamos supor — com todos os fatores que citamos acima — que sua base seja de R$ 10 mil. Em um estado com alíquota de 19%, o tributo seria de R$ 1.900.

Como precisamos utilizar o IPI para calcular a base da ST, vamos usar R$ 1.000 para o exemplo.

Depois de calcular o ICMS, é preciso apurar a base de cálculo da ST:

  • deve-se encontrar a margem de valor agregado do produto para a conta, conforme o considerado pela legislação. Para o exemplo, vamos utilizar 15%;
  • base de cálculo do ICMS + valor do IPI x (1+ (margem agregada ÷ 100));
  • 11.000 x (1+(15 ÷ 100));
  • 11.000 x (1 + 0,15);
  • 11.000 x 1,15 = 12.650;
  • Base de cálculo da ST: R$ 12.650.

Tendo a base, calcula-se a Substituição Tributária como vamos mostrar:

  • (Base da ST x (percentual de ICMS ÷ 100)) – valor do ICMS;
  • (12.650 x (19 ÷ 100)) – 1.900;
  • (12.650 x 0,19) – 1.900;
  • 2.403,50 – 1900 = 503,50;
  • Valor da Substituição Tributária: R$ 503,50.

Vale lembrar que optantes pelo Simples Nacional não precisam pagar a ST separadamente, como outras empresas. Mesmo que, por exemplo, fabriquem e vendam mercadorias tributadas com ST, pagam apenas a guia mensal unificada dos impostos.

Basta que informem na apuração, feita no site do Simples, a ocorrência da substituição no campo direcionado a esse dado.

IPI

O Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) é cobrado apenas nas seguintes situações:

  • na industrialização de mercadoria ou quando a empresa for equiparada a indústria pela legislação;
  • na importação de produtos ou quando determinada situação for equiparada a ela por lei — o que detalharemos ainda neste post;
  • na venda de produtos especificamente sujeitos ao IPI na comercialização.

Para apurar, primeiro deve-se chegar à base de cálculo do IPI, da mesma forma que se faz para o ICMS. Depois, encontra-se a alíquota do IPI para a mercadoria, caso ela seja tributada, na tabela TIPI. Depois, basta aplicá-la para ter o valor e preencher percentual e imposto na NF-e.

Para negócios enquadrados no Simples Nacional, geralmente o correto é selecionar o código 53 na aba do IPI de tributos do emissor, cuja descrição é “Saída não tributada”. Então, se for o caso, como para uma indústria, a sigla será cobrada na apuração mensal e unificada dos tributos.

PIS e Cofins

Empresas tributadas pelo Simples Nacional selecionam a opção “07 — Operação isenta de contribuição” nas abas de Programa de Integração Social (PIS) e Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) do emissor de notas.

O tributo é pago por elas, mas mensalmente e junto aos outros tributos na guia única, como ocorre com o IPI. Já não optantes precisam selecionar uma entre diversas opções, como tributação monofásica ou por Substituição Tributária de PIS e Cofins.

Dessa forma, de acordo com a transação e com os produtos envolvidos, preenchem tipos de cálculos, bases, alíquotas e valores de impostos destacados.

O CEST e sua relação com impostos de documentos fiscais

O Código Especificador da Substituição Tributária (CEST) é obrigatório no preenchimento da NF-e em algumas situações.

Criado para identificar produtos que têm ST, é encontrado na tabela do Convênio ICMS 92/2015. Ou seja, se o produto vendido pela empresa estiver listado, é obrigatório informar o seu CEST — mesmo que a operação da nota emitida não gere faturamento, como uma remessa para demonstração.

Vale ressaltar que nenhum tributo ou cálculo de documento fiscal muda por conta do CEST, instituído em 2015, mas é importante estar atento a ele quando ocorre a Substituição Tributária, pois ambos têm ligação.

O que pode acontecer, no mínimo, é o documento não ser liberado para emissão. Nesse caso, o sistema avisa o motivo e a correção pode ser feita. No pior dos casos, para quem ainda utiliza o emissor gratuito do governo, já desatualizado, a nota pode acabar sendo liberada para uso sem seu preenchimento.

Consequentemente, a empresa comete um erro fiscal e automaticamente fica sujeita a ser multada e até a sofrer uma apreensão de carga se for fiscalizada durante o frete.

As tributações de nota fiscal de serviços

A nota de serviços é um dos tipos de documentos eletrônicos criados e implementados em todo o país, com emissão exclusiva em prestações de serviços.

Como principal imposto ligado a ela, temos o Imposto Sobre Serviços (ISS), que é destacado em cada emissão.

Como o ISS e tudo o que é ligado a ele têm regulamentação municipal, as cidades brasileiras têm diferentes alíquotas internas, que variam entre 2% e 5%.

Além do destaque na emissão, o ISS pode ser também retido pelo tomador do serviço. Quando isso ocorre, o cliente que recebe a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) desconta o valor do pagamento do prestador e se compromete a fazer o recolhimento do tributo.

Depois, no momento de a prestadora pagar seus próprios impostos, declara as retenções na apuração. Assim, de forma correta, paga apenas a parte não retida dos tributos.

Demais tributações de nota fiscal de serviços

Somente o ISS tem lugar de destaque na NFS-e. Mas as empresas não optantes pelo Simples podem ter outros quatro tributos destacados e retidos:

  • o PIS;
  • a Cofins;
  • a CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido);
  • e o IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica).

Como pode não haver local para preenchimento de tais dados nos emissores de notas das prefeituras, as retenções têm de ser feitas manualmente. Os tomadores calculam os valores e os preenchem no campo de informações adicionais juntos às alíquotas retidas.

Depois, os prestadores fazem suas apurações normalmente e aplicam as retenções para não pagarem impostos duplamente, como no caso do ISS para optantes ou não pelo Simples.

Tributações de nota fiscal para pessoa física

Até o momento, tratamos do assunto nos referindo especialmente aos documentos emitidos para outras empresas. Agora, vamos mostrar como funcionam as tributações nas emissões para pessoas físicas.

Tributações de nota fiscal de serviços

Todos os mesmos impostos que um negócio deve pagar por prestar serviços a empresas ocorrem nas prestações a pessoas físicas. Porém, esse tipo de cliente nunca retém valores, o que elimina todas as possíveis retenções em nota.

Por conta disso, a obrigação de destaque para tributo, nesses casos, fica exclusiva ao ISS, pois ele é o imposto específico para serviços e sempre deverá ser destacado em nota.

Depois das emissões, na apuração de impostos do período, a empresa deve calcular todos os tributos integralmente sobre o faturamento gerado para prestações a pessoas físicas e pagá-los.

Em suma, nada muda na emissão de documentos, exceto a eliminação de retenções, e toda a carga tributária é recolhida no fechamento do período.

Tributações de nota fiscal de venda a consumidores

A venda a pessoas físicas é tributada como a venda a empresas. Os cuidados a serem tidos aqui são com a utilização do tipo correto de nota e com os cadastros na ferramenta de emissão.

Para os chamados consumidores finais, ainda que seja possível emitir NF-e, o correto para varejos que os atendem é emitir a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e). Caso a região ainda não tenha implementado a NFC-e, que está gradualmente sendo implantada, é preciso emitir cupons fiscais.

Sendo assim, por exemplo, a cada produto com o código de barras lido em uma farmácia, seus tributos deverão ser corretamente integrados à operação. Até porque a Lei 12.741 obriga que a totalização dos impostos envolvidos apareça nos documentos.

Portanto, todos os produtos, sendo a empresa optante pelo Simples Nacional ou não, devem ser previamente e corretamente cadastrados, sem erros nos dados relativos a tributos.

Difal

Chegamos ao ponto de falar sobre os impostos que incidem também em compras, pois não são apenas as notas de vendas que geram tributação.

A Difal é a sigla que significa Diferença de Alíquota de ICMS, calculada pelo comprador em uma operação interestadual — sendo a diferença entre os percentuais dos estados. Veja um exemplo prático:

  • valor da base de cálculo, considerando aqui produtos + frete: R$ 1.500;
  • estado de origem: Santa Catarina, cuja alíquota interestadual é de 12%;
  • estado de destino: Rio Grande do Sul, cuja alíquota interna é 18%;
  • alíquota de diferencial a ser aplicada: 6%;
  • valor da Difal: R$ 1.500 x 6% = R$ 90.

É importante ressaltar a exceção que exige que a empresa vendedora pague a Difal: a venda a pessoa física. Por exemplo, se uma pessoa do Rio de Janeiro adquirir móveis de um negócio de São Paulo, será este último quem deverá pagar a Difal.

Isso ocorre porque pessoas físicas não têm Inscrição Estadual. Portanto, a responsabilidade é transmitida à única pessoa jurídica envolvida na operação interestadual.

Difal para optantes pelo Simples

Este assunto sempre causou polêmica e deixou incertezas nos empreendedores do enquadramento. Inclusive, representantes de órgãos da classe empresarial, políticos e outros especialistas sempre tiveram diferentes interpretações sobre a validade de tal cobrança.

Por conta disso, houve momentos em que a maioria dos negócios optantes pelo Simples em alguns estados pagou a Difal, enquanto, em outros muitos, empreendedores de determinadas regiões interromperam os pagamentos.

Inclusive, o fato de o ICMS ser estadual contribui para tais ocorrências, pois mesmo órgãos fazendários tiveram divergências sobre a cobrança e a destinação dos valores arrecadados.

O fato é que atualmente, por conta da Medida Cautelar 5.464, os optantes pelo Simples estão oficialmente desobrigados ao pagamento da Difal em todo o Brasil. Já as empresas enquadradas nos demais regimes tributários devem pagar a diferença normalmente.

Tributações de nota fiscal de importação

Apesar de também ser uma compra, a importação exige que o importador pague o imposto de importação (II) para que finalize a operação dentro da lei e possa revender a mercadoria importada.

A base de cálculo do II é o valor da mercadoria mais o frete, seu seguro e qualquer outra despesa que tenha sido gerada na transação. Depois, somado o valor, é aplicada a alíquota de imposto de importação específica do produto — que varia e pode até mesmo ser de zero, como ocorre para livros e mercadorias de baixo valor.

Para saber exatamente qual é o percentual a ser aplicado sobre a base, é preciso acessar a tabela da Tarifa Externa Comum, encontrada no site da Receita Federal.

Demais tributações de nota fiscal de importação

O imposto sobre importação pode ser o mais conhecido tributo sobre as compras internacionais, mas não é o único.

Todos os que abordamos até o momento, em vendas, incidem sobre as aquisições do exterior.

Entenda como eles funcionam neste caso.

PIS sobre importação

No geral, a alíquota do PIS sobre importação é de 1,65%, mas existem produtos com alíquotas próprias maiores ou menores.

A aplicação do percentual, seja qual for, é feita sobre a mesma base do II, pois o cálculo que gera a base de cálculo do PIS leva em conta os mesmos fatores da operação.

Cofins sobre importação

A base para apuração da Cofins também é a mesma do imposto sobre importação e do PIS, mas a porcentagem de Cofins que incide sobre ela é de 7,6%.

Igualmente ao que ocorre com o PIS, a legislação prevê casos em que mercadorias têm alíquotas específicas de tributação maiores, menores e até nulas.

IPI sobre importação

Para o IPI da importação, somamos o II à sua base de cálculo, a mesma utilizada para os dois tributos abordados anteriormente. Então, apurada a base, aplica-se a alíquota conforme consta para o produto na tabela do IPI.

Por exemplo, se os fatores da base de cálculo somarem R$ 5.000, depois da conversão da moeda estrangeira em real, e o imposto sobre importação for de R$ 350, a base do IPI fica em R$ 5.350.

ICMS sobre importação

Chegamos ao tributo mais pesado de uma compra internacional, que considera os demais valores para soma da base de cálculo:

  • valor da mercadoria;
  • frete;
  • seguro;
  • demais despesas da operação de importação;
  • valor do PIS;
  • valor da Cofins;
  • valor do IPI;
  • valor do imposto de importação;
  • e valor da taxa do Sistema Integrado de Comércio Exterior, o Siscomex.

Depois da soma, é preciso calcular a alíquota a ser aplicada sobre ela, o que se faz com esta fórmula, para a qual utilizaremos um ICMS interno de 18%:

  • 1 – (alíquota do ICMS do estado ÷ 100);
  • 1 – (18 ÷ 100);
  • 1 – 0,18 = 0,82.

O número obtido é um multiplicador que permite ao contribuinte ter a base para apuração. Supondo que a soma anterior, como todos os fatores listados acima, tenha gerado R$ 20 mil, dividimos o número por 0,82. Como resultado, temos R$ 24.390,24: a base do ICMS sobre importação.

No fim, basta multiplicar a base pela alíquota de ICMS: R$ 24.390,24 x 18% = R$ 4.390,24. Chegamos ao ICMS cobrado sobre a importação.

Como funcionam os impostos de importação para enquadrados no Simples

Aqui não existe a diferenciação oficializada no caso da Difal. Sendo assim, todas as empresas, de diferentes regimes de tributação e portes, devem fazer as apurações e os pagamentos mostrados acima em cada compra internacional.

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