Contabilizar despesas e receitas é muito importante para planejar o futuro e identificar eventuais gastos desnecessários e/ou exagerados

Recebimentos, pagamentos, imprevistos, investimentos. Certamente, ao pensar em cada um desses temas, o gestor de uma empresa já pensa em diversas operações que estão ocorrendo ao mesmo tempo em sua companhia, o que é absolutamente normal. Há uma consideração, porém: todas essas atividades devem estar organizadas. E nem sempre isso acontece.

A organização de todas essas operações financeiras tem um nome simples, mas que pode causar (embora não devesse) calafrios em alguns: fluxo de caixa. E o planilhamento de todos os custos e receitas da empresa traz, apenas, benefícios para o gestor.

Como qualquer outro controle, o início do fluxo de caixa pode trazer dificuldades e dúvidas. O empreendedor pode, também, cometer pequenos erros no planilhamento. E, por isso, é importante saber como realizá-lo:

  1. Ao contabilizar “contas a pagar” e “contas a receber”, inicie, apenas, com gastos e receitas já integralmente recebidos ou liquidados e/ou facilmente estimados – e busque, sempre que possível, adiantar os valores que serão creditados;
  2. No item “contas a pagar”, estime despesas básicas ainda não lançadas – como água, luz e telefone; também esteja por dentro da sazonalidade das contas, datas de vencimento e eventuais reajustes;
  3. Para evitar surpresas desagradáveis, mantenha um controle diário de receitas (como adiantamento de recebíveis) e despesas e mentalize que receitas quase nunca são certas, enquanto as despesas quase sempre são.

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Vale destacar, aqui, que o resultado de todo esse organograma pode ser positivo ou negativo. Seja qual for o número final do cálculo, não há motivo para grandes euforias ou desolações. Caso haja lucro no período, é necessário refletir sobre o eventuais investimentos e aplicações. Se o intervalo culminar em déficit, o pensamento deve estar focado em como obter capital de giro.

Conforme o acompanhamento e gestão do fluxo de caixa se tornarem frequentes, a gestão financeira se tornará cada vez mais assertiva e rápida. Dessa maneira, os benefícios que o planilhamento traz para uma empresa se tornarão ainda mais evidentes. São eles:

  • Visão macro da empresa, com passado, presente e futuro à disposição e bem definidos;
  • Avaliação imediata para verificar a liquidez da companhia;
  • Antecipação e planejamento de decisões vitais;
  • Organização de promoções esporádicas para diversas finalidades;
  • Vantagem em negociações com fornecedores.

A gestão das Notas Fiscais é outro ponto que, se mal administrado, pode gerar prejuízos e até o consequente pagamento de multas ao fisco. Há, ainda, as emissões de Notas indevidas contra o seu CNPJ. Isto é um assunto bastante sério e que precisa ser acompanhado de perto para evitar problemas de ordem fiscal. A Arquivei, startup que fornece tecnologia para armazenamento, gestão e consulta de notas e dados fiscais, permite, entre outros benefícios, a consulta automática de CTEs, o download automática de NFes e a importação de XMLs. É tudo o que o seu CFO precisa.

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