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Calcular folha de pagamento corretamente é extremamente importante em uma corporação. Afinal, o menor erro pode gerar grandes transtornos na vida do colaborador, bem como na situação financeira e legal da empresa.
Por isso, é muito importante que o profissional conheça todos os itens considerados no cálculo da folha, assim como calculá-lo e estar sempre se atualizando sobre as mudanças das leis trabalhistas.
Pensando na relevância desse tema, vamos expor neste texto o que é considerado no momento da elaboração de uma folha de pagamento e como otimizar esse processo. Confira!
O 13º salário é pago nos dois últimos meses do ano, independentemente do tempo de contratação que o funcionário tem. Logo, caso ele tenha sido contratado após janeiro, vai receber o proporcional ao tempo de atuação na empresa.
A base de cálculo do 13º também é a remuneração-base, dividida em 12 partes. Assim, se o colaborador tiver oito meses de trabalho, por exemplo, vai receber a soma de oito frações.
Para o gestor, há duas formas de pagamento. Ele pode quitar todo o valor até o dia 30 de novembro ou pagar a primeira parcela nesse dia e a segunda até 20 de dezembro.
As férias são calculadas com base no salário do colaborador, somado a um terço desse valor, nomeado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo de folha de pagamento mensal.
O funcionário pode escolher vender 10 dias de suas férias e ganhar o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário.
As horas extras são calculadas com base na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria em que o colaborador está inserido. Ou seja, uma mesma empresa pode ser obrigada a pagar as horas extras de dois trabalhadores de forma diferente.
Por exemplo: em uma indústria, o colaborador que trabalha na produção pode estar enquadrado em uma CCT que difere de quem atua no administrativo.
As CCTs costumam, também, divergir a remuneração de horas extras trabalhadas em dias úteis, sábados, domingos e feriados, a fim de compensar o funcionário pelo tempo dedicado à companhia.
As horas extras feitas em domingos e feriados são remuneradas em 100%, o que significa que o funcionário ganha em dobro. As de sábado, geralmente, são pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas em dias úteis podem ser remuneradas a 20% ou 30%, por exemplo.
Antes de explicar sobre o cálculo do adicional noturno, é necessário deixar claro que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) classifica como expediente noturno apenas o período entre 22 horas e 5 horas da manhã seguinte.
Logo, esse período compreende apenas 7 horas. Porém, como as horas noturnas são computadas a cada 52 minutos e 30 segundos, o período abrange 8 horas de trabalho na prática trabalhista. Quanto ao percentual de adição, esse é de 20% sobre a remuneração básica do colaborador noturno.
O vale transporte pago pela companhia precisa, obrigatoriamente, ter seu desconto em folha de pagamento. A alíquota normalmente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que esse percentual. Nesse caso, todo o valor do benefício é descontado em folha de pagamento.
Não é necessário decorar como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento. Basta parametrizar o sistema, fazendo atualizações anuais dos valores por meio do Instituto Nacional da Previdência Social (INSS).
Mensalmente, a contribuição previdenciária é descontada sobre todos os vencimentos do funcionário. Quanto ao percentual, vai de acordo com os ganhos do funcionário e segundo a tabela divulgada pelo próprio INSS, a cada início de ano.
O recolhimento é feito no mês de referência e o repasse da empresa para o INSS acontece até o dia 15 do mês subsequente ao recolhimento.
Outro tributo a ser descontado na folha de pagamento é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRFF), cuja alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela divulgada pela Receita Federal anualmente.
O cálculo do pagamento final do funcionário leva em conta todos os valores que devem ser adicionados e subtraídos de seu salário líquido. O colaborador pode ficar sujeito a ser cobrado por uma taxa de contribuição assistencial e, para que isso não aconteça, é necessário que ele envie uma carta para o sindicato.
Nesse caso, é preciso consultar o seu sindicato e ver de quanto é essa contribuição assistencial. É dever da empresa descontar esse valor e emitir um boleto para o sindicato. Mas esse é o valor que a empresa gasta no total? Não! Ela paga isso, mais todos os custos que explicaremos em seguida.
O INSS patronal é uma contribuição realizada pelo empregador que tem o objetivo de garantir a Seguridade Social. Logo, nas companhias os gastos com o INSS patronal se referem à contribuição social.
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do trabalhador, pois se trata de uma obrigação da empresa. A alíquota a ser recolhida é de 2% sobre o salário bruto do jovem aprendiz e de 8% sobre o salário bruto de qualquer outro colaborador.
Por mais que não seja descontado ou creditado ao funcionário, o valor do FGTS recolhido deve sempre figurar no holerite, a título de conhecimento.
Vale lembrar, também, que funcionários contratados que já sejam aposentados têm o direito de sacar o FGTS todos os meses. Portanto, cabe à empresa fazer o devido recolhimento para garantir esse direito ao trabalhador.
Para otimizar o cálculo e a elaboração da folha de pagamento, é necessário computar corretamente as horas trabalhadas e manter as informações do funcionário atualizadas.
Além disso, é importante escolher um software de gestão e alimentar o sistema com os dados do colaborador. Por fim, deve-se separar o salário líquido do bruto e checar as informações relevantes, como o ponto do colaborador.
Trabalhando com essa disciplina, calcular e elaborar a folha de pagamento se tornará uma tarefa simples. Ao otimizar esse processo, o gestor ganha com a satisfação dos funcionários, a segurança por estar cumprindo seus deveres com a lei e a certeza de que seus recursos financeiros não estão sendo investidos de forma errônea, com cálculos incorretos, gerando malefícios à empresa e ao colaborador.
Como vimos, calcular folha de pagamento é um trabalho de extrema relevância para a empresa e impacta diretamente os resultados da organização. Por isso, é importante contar com uma equipe de RH atualizada e preparada para dar o melhor de si na elaboração da folha. A companhia que investe em garantir que seus deveres sejam cumpridos, ganha a confiança do público interno e externo e se torna mais competitiva no mercado.
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