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A folha de pagamento é um documento mensalmente planejado e organizado pela empresa, no qual todos os dados trabalhistas e ocorrências que envolvam o colaborador, são transformados em informações contábeis.
É um documento obrigatório no dia a dia das empresas e é explicado pelos artigos 464 da CLT e 225 do Decreto 3048/1999. E você sabe como é importante conhecer a legislação trabalhista né? Além de livrar sua empresa de possíveis ações ou processos trabalhistas, esse conhecimento também mantém saudável as relações entre colaborador e gestor.
No entanto, apesar da folha de pagamento estar presente mensalmente em todo negócio com funcionários, há ainda muitas dúvidas sobre como fazer a folha de pagamento.
E por isso escrevemos um artigo super completo para te explicar o passo a passo de como fazer a folha de pagamento na sua empresa, e deixar sua gestão muito mais organizada e produtiva!
A maneira correta de como fazer a folha de pagamento inclui as funções: operacional, fiscal e contábil. Normalmente esse documento é visto como um histórico onde o funcionário tem acesso a todas as informações sobre suas rotinas de trabalho.
O resultado desse documento discrimina o valor total do salário que o profissional vai receber. E isso quer dizer que é o salário bruto que vai estar escrito na folha de pagamento.
Assim como falamos ali em cima, o artigo 225 do Decreto 3048/1999 é o que prevê a obrigatoriedade e dá detalhes específicos sobre como fazer a folha de pagamento:
Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
A maneira como fazer a folha de pagamento é feita, é extremamente decisiva para ambas as partes do contrato, porque ela representa o real controle financeiro da empresa.
É por meio deste documento que será possível comprovar o recolhimento de impostos, INSS, se o salário foi pago corretamente, se todas as verbas trabalhistas estão em ordem e como estão sendo pagos os benefícios aos colaboradores.
Portanto, esse controle financeiro que você vai ter depois de aprender como fazer a folha de pagamento, afetará completamente a gestão do seu negócio ou empresa. As organizações que têm facilidade e sabem como adotar ferramentas que automatizam processos, conseguem evitar possíveis ações e processos trabalhistas.
E você sabe como isso é um adianto para seu negócio, né? Além de, consequentemente, aumentar a produtividade, reduzir os custos e manter a vida de qualquer gestor em paz!
Você viu como fazer a folha de pagamento corretamente é importante para uma empresa. Mas não é só isso, porque o jeito como é feita a folha de pagamento, afeta diretamente também a rotina do empregado.
O documento é essencial e serve como comprovante de renda para o colaborador. Tendo um papel importantíssimo também no que diz respeito a pedidos de aposentadoria, visto que serve como comprovante do pagamento do INSS.
Não existe um modelo pronto de como fazer a folha de pagamento, mas é preciso seguir um passo a passo com todas essas informações abaixo:
E o passo a passo de como fazer a folha de pagamento, preenchendo corretamente todas essas informações a cima, é super fácil também. Você pode escolher o modelo que quiser na internet, mas lembre-se sempre de que todas essas informações devem estar presentes!
Vou te mostrar exatamente como funciona cada uma dessas informações que devem estar presentes na hora de você aprender como fazer a folha de pagamento.
Você não precisa saber de cabeça como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento, basta orientar o sistema, e atualiza-lo anualmente com os valores informados pelo Instituto Nacional da Previdência Social (INSS).
A contribuição previdenciária é descontada mensalmente sobre todos os vencimentos do funcionário. E sobre o percentual, ele vai de acordo com os ganhos do funcionário e também segundo a tabela divulgada pelo próprio INSS a cada início de ano.
O recolhimento é feito no mês de referência e o repasse da empresa para o INSS acontece até o dia 15 do mês subsequente ao recolhimento.
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do trabalhador, pois se trata de uma obrigação da empresa. A alíquota a ser recolhida é de 2% sobre o salário bruto do jovem aprendiz e de 8% sobre o salário bruto de qualquer outro colaborador.
Por mais que não seja descontado ou creditado ao funcionário, o valor do FGTS recolhido deve sempre figurar no holerite, a título de conhecimento. Nós escrevemos um artigo para o Jornal Contábil sobre todas as especificações do FGTS, inclusive as mudanças que recentemente aconteceram. Clique aqui para ler o guia atualizado!
Vale lembrar também que funcionários contratados que já sejam aposentados têm o direito de sacar o FGTS todos os meses, portanto, cabe à empresa fazer o devido recolhimento para garantir esse direito ao trabalhador.
Outro tributo a ser descontado na folha de pagamento é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRFF), cuja alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela divulgada pela Receita Federal anualmente.
Entre os benefícios concedidos pelas empresas, está o vale-refeição, que se destina à alimentação do trabalhador em seu horário de almoço, janta ou intervalo.
Para todos os efeitos legais, o vale-refeição faz parte da remuneração do trabalhador desde que seja previsto em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho ou seja mencionado no contrato de trabalho.
Do contrário, a empresa não é obrigada a conceder o benefício, porém, deve destinar um local apropriado para que os trabalhadores possam realizar suas refeições, sejam levadas de casa ou compradas em estabelecimentos comerciais.
Quando há o pagamento do benefício, o empregador pode cadastrar-se no PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), e assim descontar até 20% do salário do colaborador a título de remuneração pela concessão do benefício.
O vale transporte concedido pela empresa deve, obrigatoriamente, ser descontado na folha de pagamento. A alíquota comumente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que este percentual. Neste caso, o valor integral do benefício é descontado em folha de pagamento.
Escrevemos um artigo sobre todos detalhes que você precisa prestar atenção quando for pagar o vale-transporte para seu funcionário. Só clicar aqui para ler!
Também desenvolvemos uma matéria para tirar todas as dúvidas sobre o pagamento do vale-transporte em dinheiro, pode ou não? Clique aqui para ler.
Após a reforma trabalhista que entrou em vigor em novembro de 2017, esse desconto só é aplicado ao contracheque do trabalhador que opta pelo vínculo ao sindicato e autoriza o desconto. A contribuição sindical que antes era obrigatória, hoje passa a ser voluntária.
Assim, a empresa recolhe o valor da mensalidade integral e repassa à organização sindical.
A empresa também pode descontar faltas e atrasos dos trabalhadores no cálculo de folha de pagamento, a fim de remunerá-los de forma adequada e também educá-los quanto à necessidade de cumprir com o que prevê o contrato de trabalho.
O desconto por atrasos é feito com base no salário-hora do trabalhador e proporcional à quantidade de minutos de ausência. Já as faltas injustificadas possuem um cálculo mais complexo, pois deve-se considerar a perda do descanso semanal remunerado (DSR).
Assim, se o trabalhador ganha R$ 2.000,00 e trabalha 22 dias, divide-se o salário pelo total de horas, descontando-se o dia não trabalhado mais um dia de DSR.
O cálculo de como fazer a folha de pagamento também compreende o lançamento de adicionais noturno, de insalubridade e periculosidade, além de pagamento de horas extras, premiações e comissões, entre outros.
Escrevemos dois outros artigos sobre adicional de periculosidade e adicional de insalubridade, se quiser ficar por dentro é clicar e ler!
O cálculo de horas extras deve ser feito com base na Convenção Coletiva de Trabalho da categoria na qual o trabalhador está inserido. O que quer dizer que uma mesma empresa pode ser obrigada a remunerar as horas extras de dois trabalhadores de uma maneira diferente.
Por exemplo: o colaborador que trabalha em uma indústria que exige adicionais como o de periculosidade, pode estar dentro de uma CCT diferente do funcionário que trabalha no administrativo.
Os acordos ou convenções trabalhistas também costumam diferenciar a remuneração de horas extras trabalhadas em dias de semana, sábados, domingos e feriados. Porque só assim é possível compensar corretamente o trabalhador pelo tempo trabalhado na empresa.
As horas extras realizadas em domingos e feriados são remuneradas em 100%, o que significa que o trabalhador ganha em dobro. As de sábado, costumam ser pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas durante a semana podem ser remuneradas a 20% ou 30%, por exemplo.
O adicional noturno é previsto no artigo 73 da CLT como um benefício para os funcionários que trabalhem em determinadas horas da noite dependendo da sua atividade:
Ou seja, caso um trabalhador exerça alguma atividade entre esses horários ele terá o direito a receber um adicional noturno pelas horas trabalhadas neste período. Para entender mais leia nosso blogpost exclusivo sobre como fazer o pagamento do adicional noturno.
O DSR é um direito de todos os funcionários que trabalham sob o regime da CLT. Ele diz respeito a permissão de que, ao menos uma vez por semana, o funcionário pode descansar sem ter esse dia abatido do seu salário.
Esse dia é pré-estabelecido por lei aos domingos, mas o combinado pode mudar caso o gestor e o colaborador façam um acordo ou convenção coletiva.
O salário-família é um benefício concedido às famílias de baixa renda que possuem filhos menores de 14 anos e segue as prescrições de uma tabela estipulada pelo INSS.
O colaborador empregado em regime CLT deve solicitá-lo à empresa. Mas o trabalhador avulso deve fazer o pedido junto ao sindicato ou órgão de classe que está vinculado.
Beneficiários de aposentadoria por invalidez ou afastamento pelo INSS devem requisitar o salário-família junto a este mesmo órgão.
O cálculo de férias é feito com base no salário do trabalhador acrescido de um terço deste valor, chamado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo de folha de pagamento mensal.
O trabalhador pode optar por “vender” 10 dias de férias e receber o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário. Se você quiser mais detalhes, leia o blogpost sobre como fazer o cálculo das férias do seu funcionário.
Por fim, é necessário também saber sobre o 13º para aprender como fazer a folha de pagamento. Esse pagamento do 13º é feito sempre nos dois últimos meses do ano, independentemente de quanto tempo o colaborador trabalha na empresa em questão. Por isso, se ele tiver sido contratado após janeiro, deve receber o proporcional ao tempo de atividade na empresa.
A base de cálculo do 13º também é a remuneração-base, dividida em 12 partes. Assim, se o funcionário tiver oito meses de trabalho, por exemplo, vai receber a soma de oito frações.
E, para o empregador, há duas possibilidades de pagamento. Ele pode quitar, integralmente, até o dia 30 de novembro ou pagar a primeira parcela nesse mesmo dia e a segunda até 20 de dezembro.
O holerite ou contracheque é de extrema importância para o controle dos recebimentos, tanto para a empresa, como para os funcionários. Ele costuma estar atrelado à folha de pagamento e serve como um documento para comparar que o depósito do salário foi realmente feito.
No holerite serão destacados todos os vencimentos, contribuições previdenciárias, seguros, plano de aposentadoria, e contribuições no geral, que vão determinar o valor líquido a ser recebido pelo colaborador.
Para o colaborador, ele garante segurança completa do que recebe, do que é descontado e o motivo de todos esses valores. Além disso, esse documento serve para comprovação de renda em muitas situações. Como a abertura de contas bancárias, financiamentos, empréstimos, para fins de imposto de renda etc.
Para a empresa, é uma forma de segurança que também garante o cumprimento de todas as obrigações como contratante. Também uma forma de fazer um controle individual e ter o histórico do que está sendo pago para cada colaborador.
Lembre-se sempre de que o holerite precisa ter as informações cadastrais da empresa contratante e do funcionário em questão. Tais como nome, endereço, número e série da carteira de trabalho, cargo e natureza da função, quase da mesma maneira como fazer a folha de pagamento.
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Conteúdo original My Work
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