Folha de pagamento: Principais desafios e soluções para o departamento pessoal

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Manter em dia os pagamentos dos funcionários é mais do que uma obrigação do departamento pessoal. Trata-se de um fator decisivo para o sucesso de toda e qualquer empresa. Por isso, devemos gerir bem a folha de pagamento.

Colaboradores que não recebem em dia — ou cujos valores estão errados — ficam desmotivados e produzem abaixo do esperado, provocando resultados insatisfatórios.

No entanto, não são todas as organizações que conseguem manter um gerenciamento organizado e eficiente da folha de pagamento. Elas enfrentam desafios que vão desde a dificuldade de acesso às informações até a falta de um panorama sobre as despesas.

Este artigo aborda estes e outros desafios, apresentando as soluções que podem ser adotadas por sua empresa. Acompanhe!

CONTROLE DE PONTO

O cálculo da folha de pagamento depende, basicamente, de um eficiente controle de ponto — onde devem ser encontrados os períodos exatos de entrada e saída do colaborador. Esse documento revela a necessidade de descontos ou acréscimos.

É fundamental que sua companhia adote uma forma legítima e funcional para controlar o ponto e, dessa maneira, evitar erros. O investimento em um ponto eletrônico, sistema mais seguro e confiável, é uma excelente solução.

A leitura pode ser feita por meio de cartão magnético ou biometria, armazenando os dados na memória do equipamento e compartilhando-os com o seu sistema de gestão. Outro método eletrônico é a utilização de um aplicativo no smartphone do funcionário.

CÁLCULO DE HORAS EXTRAS

O departamento pessoal deve ficar muito atento ao cálculo de horas extras, pois a correta execução desse processo depende de determinados fatores. Um deles é a categoria a qual o colaborador pertence.

Cada categoria é regida por uma convenção coletiva diferente. Logo, os parâmetros estabelecidos interferem diretamente no cálculo de horas extras.

Além disso, o cálculo envolve a verificação de necessidades como o pagamento de adicionais por trabalho noturno — das 22h até 5h —, periculosidade, insalubridade ou Descanso Semanal Remunerado (DSR).

ESTRUTURA DE CARGOS E SALÁRIOS

Um bom plano de cargos e salários proporciona a correta estruturação que a empresa necessita, permitindo ao colaborador traçar um caminho real para desenvolver a própria carreira.

Também é importante porque determina e sustenta todas as estruturas de cargos e salários da organização, facilitando o alcance do equilíbrio interno e externo tanto por meio das atribuições, deveres e responsabilidades, quanto pelos níveis salariais.

É dessa maneira que o departamento pessoal tem como contemplar a folha de pagamento de cada indivíduo com as suas respectivas remunerações, gratificações e benefícios proporcionais ao trabalho desenvolvido.

ACOMPANHAMENTO DAS MUDANÇAS

Outro desafio da gestão da folha de pagamento é o constante acompanhamento de mudanças que envolvem a legislação trabalhista e as modificações na estrutura interna da organização.

Cada mudança deve ser acompanhada para que não ocorram erros no cálculo da folha de pagamento — evitando situações que podem gerar processos trabalhistas e multas.

Uma delas é a adoção ao eSocial, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ele digitalizou e automatizou a gestão da folha de pagamento.

Desse modo, facilita a rotina de contadores e profissionais do departamento pessoal, pois os dados obrigatórios no holerite, como salário, bônus e hora extra, passam a ser controlados mais facilmente.

VARIAÇÃO DE IMPOSTOS NA FOLHA DE PAGAMENTO

Os encargos tributários incidentes sobre a folha de pagamento podem mudar por causa de alguns fatores, como a troca da faixa salarial do colaborador, os bônus que são pagos ou os benefícios recebidos.

É fundamental que o departamento pessoal acompanhe esses dados para verificar se estão atualizados e sendo pagos da forma correta. Assim, a organização evita ações trabalhistas e fiscais.

O desconto feito para a contribuição previdenciária, por exemplo, ocorre sobre a remuneração do colaborador e obedece a percentuais como:

  • R$ 1.659,38: alíquota de 8%
  • R$ 1.659,39 até R$ 2.765,66: alíquota de 9%
  • R$ 2.765,67 até R$ 5.531,31: alíquota de 11%

PROBLEMAS DE GESTÃO

A ineficiência na gestão da folha de pagamento também pode estar relacionada com a falta de pessoal para acompanhar o desenvolvimento dessa atividade.

Note que citamos a necessidade de verificar se os processos internos estão muito burocráticos ou se são executados da maneira correta, permitindo a elaboração e execução de estratégias para otimizar essa gestão.

Destacamos ainda a importância de manter os profissionais do departamento pessoal sempre treinados e capacitados para que executem suas funções. Programas de reciclagem e desenvolvimento também devem ser considerados.

FALTA DE PLANEJAMENTO

Todos os processos que envolvem a folha de pagamento devem ser planejados. Por isso, uma das ações deve ser o planejamento orçamentário com a projeção desse documento.

O planejamento é essencial para que as despesas da empresa sejam controladas da forma correta, pois encargos e salários correspondem a mais 80% das despesas de uma organização.

Sendo assim, a folha de pagamento requer um monitoramento constante e, anualmente, um profundo estudo para garantir que todos os funcionários serão remunerados da forma correta.

FALTA DE TECNOLOGIA

tecnologia da informação na área de Recursos Humanos é uma realidade presente — e relevante — em muitas empresas. Soluções tecnológicas otimizam as tarefas cotidianas e tornam o departamento pessoal mais estratégico e menos operacional.

Sistemas são verdadeiros aliados para a eficiente gestão da folha de pagamento, pois ajudam a registrar as horas trabalhadas com precisão e realizam cálculos complexos sem desconsiderar bônus, comissões e descontos mensais.

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Com informações Cast Group