Folha de pagamento: Quais são os impostos devidos sobre esse documento

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Não é nenhuma novidade para o profissional do Departamento Pessoal responsável por elaborar a folha de pagamento, a incidência de alguns impostos atribuídos a este documento.

A emissão correta da folha de pagamento é uma responsabilidade de extrema relevância para todo o empreendimento, tendo em vista que através dele é possível controlar vários fatores como, as despesas com o salário dos funcionários, bem como, os impostos devidos pelo empreendimento, além de ter um importante papel na regularização das atividades contábeis e fiscais, permitindo que os gestores dos Recursos Humanos se inteirem sobre o procedimento adequado a esta etapa.

Portanto, a empresa deve tomar bastante cuidado e atenção ao apurar estes impostos sobre a folha de pagamento, pois, do contrário, ele estará sujeito a arcar com a incidência de multas e processos trabalhistas provenientes do mal gerenciamento dos encargos. 

Legislação que aborda o cálculo da folha de pagamento e relevância da atividade

De acordo com o Artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), e o Artigo 255 do Decreto de Lei nº 3048, de 1999, o processamento da folha de pagamento é uma obrigatoriedade de todas as empresas que contam com a participação de colaboradores, a qual deve discriminar o salário bruto e o salário líquido mensal, além de ter uma atuação operacional, fiscal e contábil. 

É através deste documento que o negócio consegue comprovar uma série de procedimentos obrigatórios, como o pagamento de salários, verbas trabalhistas, bem como, o recolhimento dos impostos correspondentes à atividade exercida pela empresa. 

Todos estes fatores ajudam a evitar problemas trabalhistas e a reduzir expressivamente as quantias relativas a multas e indenizações. 

É importante mencionar que, para os funcionários, a folha de pagamento atua mediante a comprovação da renda em processos como financiamento, abertura de crédito, entre outros, além de também ser obrigatório durante a solicitação da aposentadoria.

Impostos devidos sobre a folha de pagamento

Conforme mencionado, há uma série de impostos agregados à emissão de folha de pagamento das empresas, os quais são cobrados no intuito de custear as necessidades dos trabalhadores além de investir o montante recolhido em melhorias perante diversos segmentos do país 

Lembrando que, o não recolhimento dos impostos pode colocar a empresa em uma situação delicada ao gerar impasses trabalhistas e tributários junto ao Governo Federal. 

É recomendado que os responsáveis pelo fechamento da folha de pagamento guardem todos os documentos e comprovantes da folha de pagamento dos funcionários no intuito de se resguardar em casos de processos trabalhistas. 

INSS

A contribuição junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) precisa ser descontada pela empresa diretamente da folha de pagamento. 

Este desconto é destinado à autarquia no intuito e contribuir com benefícios previdenciários que podem ser obtidos no futuro pelos funcionários de empresas privadas, tais como, aposentadoria por tempo de contribuição/invalidez/idade, pensão por morte, auxílio doença, salário família, auxílio-acidente, reabilitação do profissional e 13º salário. 

Já o INSS deve respeitar as seguintes regras ao descontar o imposto com base no salário dos colaboradores:  

  • até R$ 1.045,00 — alíquota de 7,5%;
  • de R$ 1.045,01 até R$ 2.089,60 — alíquota de 9%;
  • de R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40 — alíquota de 12%;
  • de R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06 — alíquota de 14%.
  • acima de R$ 6.101,06, o valor máximo para a contribuição para o INSS é de R$ 713,08 fixo.

Os percentuais sofrem alterações sempre que o valor do salário mínimo é alterado, mas, tanto os empregadores quanto os empregados podem ficar despreocupados, pois, o instituto sempre comunica sobre o reajuste. 

FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço consiste em um recurso criado para o trabalhador no intuito de assegurar alguma quantia caso ele seja demitido sem justa causa. 

Este saldo é recolhido parcialmente a cada mês trabalhado para determinada empresa, e deve ser depositado pelo empregador em uma conta aberta da titularidade do funcionário junto à Caixa Econômica Federal (CEF), instituição responsável por administrar o dinheiro.

O desconto corresponde a 8% sobre o salário bruto dos colaboradores celetistas e 2% para o jovem aprendiz.

O trabalhador pode retirar o benefício nas seguintes circunstâncias: 

  • Financiamento do primeiro imóvel junto à Caixa Econômica;
  • Aposentadoria;
  • Doenças graves;
  • Amortização de dívidas de contrato habitacional.

É importante destacar que este percentual não é descontado sobre a remuneração do trabalhador, porém, precisa constar na folha de pagamento para assegurar que o depósito seja efetuado da maneira correta, por isso, é essencial que o trabalhador compreenda o cálculo da rescisão contratual e saiba quais sãos os seus direitos perante o FGTS. 

RAT

O Risco Ambiental no Trabalho (RAT) consiste em uma contribuição previdenciária específica, criada no intuito de custear despesas oriundas do tratamento de acidentes de trabalho ou doenças desenvolvidas através da atividade exercida, também conhecida por doenças ocupacionais. 

A alíquota equivalente a este imposto pode variar de acordo com a gravidade e particularidades do trabalho, em outras palavras, quanto maior for o risco ao qual o trabalhador se expõe, maior é a alíquota. 

De modo geral, as taxas são calculadas com base no salário integral do colaborador no decorrer do mês e, são categorizadas da seguinte maneira: 

O percentual de alíquota da contribuição varia de acordo com a periculosidade do trabalho que é feito pelo colaborador na empresa, ou seja, quanto maior o risco para o trabalhador, maior é a alíquota.

  • Empresas com risco mínimo à integridade do trabalhador – alíquota de 1%
  • Empresas com risco médio à integridade do trabalhador – alíquota de 2%
  • Empresas com risco grave à integridade do trabalhador – alíquota de 3%

É importante considerar também o Fator Acidentário de Prevenção (FAP), o qual pode alterar de acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), tendo em vista a probabilidade de ocorrer acidentes no ambiente de trabalho. 

A regra é que, as empresas que registram um maior número de acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais terão que arcar com uma contribuição maior, o mesmo vale para o FAP, que aumenta as bonificações das empresas que notificam menos acidentes. 

IRRF

O recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é direcionado aos contribuintes que recebem alguma renda e, quando determinado profissional possui carteira assinada, o valor equivalente ao IRRF já e descontado diretamente da folha de pagamento, tarefa que é responsabilidade do empregador. 

Para que isso aconteça é necessário deduzir do salário bruto do colaborador o INSS, os atrasos, faltas, entre outros fatores, de maneira que, o saldo restante corresponde à base de incidência do IRRF. 

A partir desta base, é preciso aplicar a tabela de descontos do IRRF, a qual é atualizada periodicamente pelo Governo Federal no intuito de possibilitar a verificação da faixa de incidência agregada à situação de cada colaborador. 

Os descontos podem variar entre 7,5%, 15%, 22,5% a 27,5%, conforme a tabela a seguir:

Base de cálculo Alíquota Dedução

de 0,00 até 1.903,98 isento 0,00

de 1.903,99 até 2.826,65 7,50% 142,80

de 2.826,66 até 3.751,05 15,00% 354,80

de 3.751,06 até 4.664,68 22,50% 636,13

a partir de 4.664,68 27,50% 869,36

Salário-família 

O salário-família se trata de um benefício disponibilizado pela Previdência Social ao trabalhador de baixa renda que tem filhos de até 14 anos, ou de qualquer idade que possua algum tipo de deficiência. 

O pagamento deste recurso se baseia no salário mensal pago ao funcionário, além do que, tanto o pai quanto a mãe têm direito ao salário família, caso sejam contemplados com remunerações de até R$ 859,89 ou entre R$ 859,89 a R$ 1.292,43. 

Sistema S

A contribuição junto ao Sistema S, nome dado ao conjunto de entidades administradas pode federações e confederações patronais direcionadas ao treinamento profissional, consultoria, pesquisa, assistência social e técnica.

  • Serviço Social da Indústria (Sesi); 
  • Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (Senai); 
  • Serviço Social do Comércio (Sesc); 
  • Serviço Nacional de Aprendizagem do Comércio (Senac);
  • Serviço Social de Transporte (Sest); 
  • Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte (Senat); 
  • Serviço Nacional de Aprendizagem Rural (Senar); 
  • Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo (Sescoop); 
  • Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).

Desde abril deste ano, o Superior Tribunal de Justiça estabeleceu que a base de cálculo de contribuições referentes ao Sistema S deve se limitar até 20 salários mínimos, podendo abranger as seguintes alíquotas: 

  • Sescoop – 2,5%;
  • Sesi – 1,5%;
  • Sesc – 1,5%;
  • Sest –  1,5%
  • Senac – 1,0%;
  • Senai – 1,0%
  • Senat – 1,0%
  • Senar – entre 0,2% e 2,5%; e
  • Sebrae – entre 0,3% e 0,6%;

Neste caso, também é possível haver variações com base no tipo de contribuinte, perante o enquadramento no código do Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS).

Para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido 

As empresas optantes pelos regimes do Lucro Presumido ou Lucro Real estão sujeitas ao recolhimento de 20% da contribuição previdenciária patronal, incidente sobre o total da folha de pagamento da organização, bem como o RAT e FAP.

É importante mencionar que, dependendo da atividade da empresa, o cálculo pode incidir sobre a receita bruto, basta que se aplique a seguinte fórmula:

20% do INSS + (RAT * FAP).

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Por Laura Alvarenga