Cuidar da
frente de caixa PDV é garantia de que um cliente finalizará uma compra satisfeito. Não é para menos, afinal, é na frente de caixa que o processo se materializa. Toda a cadeia logística envolvida na compra de mercadorias e matérias-primas, passando pelo estoque e marketing, terminando ali, naqueles minutos em que o cliente faz o pagamento. Se fôssemos comparar com o futebol, é a hora em que seu time está “de cara para o gol”. Portanto, um erro nesse momento pode significar uma enorme frustração. Para não dar chance ao azar, neste artigo, você vai saber:
- O que é PDV?
- Frente de caixa e PDV são a mesma coisa?
- O que significa sistema de retaguarda?
- A importância de um atendimento de qualidade
- Como o seu time contribui quando motivado?
- A necessidade de ajuste às obrigações fiscais
- Como estruturar seu PDV?
- Integração de processos e ganho estratégico.
Frente de caixa e PDV, sinônimos, mas até certo ponto
Você sabe o que é PDV? Se respondeu “Ponto de Venda”, muito bem. É exatamente esse o significado da sigla, tão conhecida pelos
varejistas. Contudo, um PDV pode ser definido de múltiplas formas, todas elas corretas, conforme o contexto em que se aplicam. Veja só:
- Um display de mercadorias dentro de uma loja é um PDV
- Balcões, estandes e lojas em contêineres montados temporariamente também são
- Lojas temáticas e megastores são igualmente pontos de venda
- O mesmo se aplica a todo e qualquer local onde o cliente entre em contato com o produto e faça o pagamento por ele.
Para nós, interessa a definição de frente de caixa PDV como o local onde o comprador
finaliza o processo de aquisição da mercadoria. Perceba, entretanto, que estamos aplicando esse termo ao contexto de caixa
dentro de uma loja. Ou seja, o ponto em que converge todo o esforço que sua empresa faz para poder disponibilizar produtos à venda. O papel que a frente de caixa exerce para a percepção de
satisfação do clienteé decisivo. Basta imaginar que todo um bom atendimento prestado por vendedores em lojas pode ir por água abaixo caso haja demora na conclusão do pagamento. Quem está dando início a um negócio precisa, o quanto antes, estar preparado para lidar com esse aspecto crucial em empresas varejistas. De sua
eficiência dependerá o cumprimento de uma série de exigências legais, fiscais e contábeis. Sem uma frente de caixa bem estruturada, não importa a quantidade de vendas que se faça ao longo do dia: sua
contabilidade não poderá se organizar. Da mesma forma, a
prestação de contas ao Fisco corre sério risco de não ser feita corretamente. E se isso acontecer, saiba que a mão do governo costuma ser pesada e não tolera falhas de contribuintes despreparados.
Os componentes de um sistema de retaguarda
Outro termo que poderíamos usar em referência à frente de caixa é sistema de retaguarda. Fique tranquilo, pois não há nenhuma complicação em usar essa referenciação. Ela apenas traduz outro aspecto importante do frente de caixa PDV, que é a
função tripla que ele exerce. Na hora em que um cliente finaliza uma compra, precisamos entender que são desencadeados
três tipos de processo, ou seja, a frente de caixa poderia ser desmembrada nas seguintes partes:
- O terminal: local físico, onde fica a máquina de pagamento no cartão, a caixa registradora com a impressora de Danfe ou qualquer outro dispositivo utilizado para efetuar pagamentos.
- O software: como a maioria dos caixas atuais opera com sistemas informatizados, até para cumprir as exigências do SPED, é necessário ter algum tipo de software instalado. Sua função é muito importante, uma vez que integra estoque e finanças em uma única interface.
- O banco: dispositivos de pagamento e software interligam-se às instituições financeiras, comunicando a entrada e saída de valores na hora em que um pagamento é feito.
Como são múltiplas as operações envolvidas em uma venda, sistemas de retaguarda que forneçam
informações estratégicas são extremamente valiosos. Imagine, por exemplo, que um software instalado em seu equipamento de emissão de notas fiscais possa informar que o movimento de um dia foi responsável por aumentar a
margem de lucro? Trata-se de um
dado útil que você não poderia saber ou sequer pensaria em apurar espontaneamente, mas que pode ser processado por um software que tenha essa finalidade. Logo, o sistema de retaguarda é muito mais do que um processador de pagamentos. Ele pode ser um verdadeiro
parceiro em seu negócio, provendo-o com dados valiosos que não seriam extraídos de outra maneira que não fosse eletronicamente.
A importância do atendimento e da agilidade
Independentemente da quantidade de vendas que sua empresa faça em um dia, o
bom atendimento deve prevalecer na frente de caixa. O cliente não pode ter nenhum tipo de má impressão. Caso contrário, pode sair de sua loja disposto a nunca mais voltar, ou pior, decidido a detonar seu estabelecimento para amigos, familiares e nas redes sociais. Para que nada disso aconteça, o primeiro fator que deve ser valorizado é a rapidez.
Estudos comprovam que a
percepção de qualidade de um atendimento está diretamente ligada a essa característica. Sendo assim, seu caixa precisa estar em condições de receber o pagamento de seus clientes de forma ágil. Essa agilidade, entretanto, não é a mesma coisa que “despachar” o cliente. O mesmo bom atendimento,
cordialidade e simpatia observados no momento da escolha do produto deve continuar. A diferença é que, agora, o foco está em fechar a venda de maneira que cause a melhor impressão possível. Para garantir a agilidade, é fundamental o
apoio da tecnologia. Seu software precisa ser, ao mesmo tempo, simples, confiável e fazer toda a integração entre vendas, estoque e retaguarda instantaneamente. Uma dica: o
software ContaAzul é uma solução completa para integrar todas as instâncias envolvidas em uma compra.
Mantenha colaboradores motivados e treinados
Não se pode, ainda, descuidar de outro ponto fundamental, que é a
participação de funcionários para causar uma ótima impressão no cliente. Nesse aspecto, vale lembrar uma frase de uma das maiores varejistas do mundo, a norte americana
Mary Kay, fundadora da marca de cosméticos que leva seu nome:
“Finja que todas as pessoas que você conhece estão andando por aí com uma placa no pescoço que diz: faça eu me sentir importante.” A
necessidade de reconhecimento move as pessoas do início ao fim de uma compra. Se, na hora de pagar, elas percebem que não são mais reconhecidas, significa que seu negócio está falhando na tarefa a que se propõe. Cabe às pessoas que estão na frente de caixa
zelar pela boa imagem de seu estabelecimento, fazendo o máximo para manter o envolvimento das pessoas com sua empresa. Mas como incutir em seus funcionários o senso permanente por atender bem? A resposta é:
treinamento. Se você deixa sua frente de caixa a cargo de pessoas que não sabem o porquê de estarem ali, as chances de um bom atendimento acontecer serão mínimas. É tarefa sua criar e manter nas pessoas de sua equipe a motivação necessária para estarem sempre dispostas a fazer algo mais. Existem diversas formas de
motivar, entre elas
bonificar por produtividade, brindes, como reconhecimento por metas atingidas e superadas ou simplesmente um elogio na frente de todos. Caberá a você estudar a forma ideal de premiar e identificar o que funciona melhor para seu negócio.
Sua empresa precisa estar ajustada às obrigações fiscais
O bom atendimento é fundamental, e ele acontece em meio ao
registro dos dados do cliente para pagamento. É como naquelas competições olímpicas de levantamento de peso ou nado sincronizado, em que o atleta, mesmo fazendo enorme esforço físico, precisa sorrir o tempo todo. Quem opera um caixa deve trabalhar mais ou menos nesse ritmo. Até porque,
se algo der errado na hora de registrar a venda, é grande a possibilidade de problemas com a Receita Federal. Com a expansão da categoria de Microempreendedor Individual (MEI), cada vez mais empreendimentos estão aderindo aos
meios eletrônicos de emissão de notas fiscais. São elas que documentam toda a movimentação financeira de seu negócio. Quando a empresa não conta com dispositivos e
softwares adequados para emissão de
NFC-e e seu posterior repasse à contabilidade, corre o risco de se ver em maus lençóis depois. A propósito,
emitir notas fiscais é outro aspecto fundamental em uma frente de caixa PDV bem estruturada. Como sabemos, hoje as notas são armazenadas e repassadas ao Fisco eletronicamente. Por outro lado, seu caixa também deve estar em
permanente contato com os setores de compras e estoque. Afinal, eles dependem diretamente do desempenho da loja para controlar suas operações e para a emissão de notas fiscais. Aí vai mais uma dica: o software ContaAzul dispõe de
sistema automatizado de captura de
arquivos XML em notas fiscais de compra. Essa função elimina um grande trabalho, até mesmo para pequenos negócios, que precisavam apurar cada nota individualmente para posterior registro e armazenamento desses arquivos.
Estruturar o PDV pode ser trabalhoso, mas compensa
Na verdade, em empresas pequenas, ainda é muito comum o descuido com a frente de caixa PDV. Como operam com um
volume médio de notas fiscais emitidas, no máximo 100 por dia, acabam deixando de dar atenção ao controle de
Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). E quando o negócio já começa sem ter esse cuidado, posteriormente, se torna muito mais trabalhoso implementar um
sistema de retaguarda. Afinal, será como mexer em uma casa de marimbondos, de onde poderão sair surpresas desagradáveis e redundar em muito mais trabalho. O que podemos dizer a você é que vale a pena ter um pouco de trabalho para garantir uma
frente de caixa eficiente em todos os sentidos. Pode ser trabalhoso, mas fundamental, considerando as recompensas geradas.
Integre processos e ganhe um aliado estratégico
Processos de PDV e retaguarda integrados, como vimos no início, significam atendimento ágil,
controle preciso da emissão de notas e, muito importante, uma fonte de informação estratégica. Você tem muito pouco tempo para pensar em como
expandir o seu negócio, certo? Sabemos como é complicado dar conta de tantas obrigações e, ao mesmo tempo, pensar em formas nem sempre garantidas para esse objetivo. E é justamente nisso que um software que integre todas as obrigações financeiras e fiscais de sua loja pode ajudar. Será dele a responsabilidade por dar
ideias que poderão ser úteis no redirecionamento dos negócios. Por exemplo, se o giro de um produto em estoque é baixo, o software poderá detectar isso e
informar em tempo real, possibilitando medidas para evitar a perda de mercadorias por vencimento do prazo de validade. Por outro lado, se o pagamento de impostos, tributos, comissões ou empréstimos bancários está prestes a vencer, ele pode, além de informar,
oferecer alternativas para pagar sem comprometer a sua lucratividade. Sendo assim, o ideal e aconselhável é que, desde o início, uma empresa seja equipada com
ferramentas de frente de caixa com integração entre setores. Será um trabalho a menos, e a garantia de contar com um recurso mais que fundamental, mas
estratégico.
A boa notícia: é possível com poucos recursos
Ser eficaz é, por definição, fazer mais com os recursos disponíveis. Essa sentença tem a ver com um outro conceito que deve fazer parte do vocabulário de todo empreendedor de sucesso, o de
escalabilidade. Negócios escaláveis são aqueles em que a
curva de crescimento se mantém estável, graças à aplicação de ferramentas e recursos que promovem sua alavancagem. O próprio software ContaAzul é um exemplo de um recurso dessa natureza. Ao integrar diversos tipos de operações financeiras, ele
poupa custos que, de outra forma, deveriam ser aplicados em contratação de pessoas e de infraestrutura. Como elimina boa parte desses gastos, ele acaba abrindo espaço para sua
empresa crescer, mas gastando menos. Isso é escalabilidade. A
computação em nuvem tornou possível, para pequenas empresas, contar com ferramentas antes inacessíveis. O uso da
business intelligence (BI), por exemplo, hoje está disponível para quase todos. Basta saber aplicar esses recursos em função de objetivos tangíveis. Afinal, não se pode esperar por milagres ou que a informática faça tudo. É a mente do dono do negócio que vai
definir os rumos que ele vai tomar.
Tenha visão integral do negócio
Agora que você sabe sobre a importância da frente de caixa PDV, vai ficar menos complicado implementar as
medidas necessárias em sua empresa. Entretanto, nunca deixe de cuidar dos aspectos elementares de um negócio, como o
planejamento financeiro, contábil, fiscal e da parte estratégica. A frente de caixa PDV é apenas um elo na grande corrente formada por toda uma
cadeia produtiva que faz com que clientes e produtos se encontrem. Tenha isso sempre em vista e faça vendas melhores!
Anselmo Massad
Content Manager da
ContaAzul, jornalista, sempre em busca de conhecimento e informação. Especialmente as que ajudam os donos de negócios no Brasil
