gestão de tempo é um acelerador da transição do escritório contábil para a empresa contábil.

Hoje em dia, mais do que orientar a respeito de questões fiscais e tributárias, é preciso oferecer ao cliente um pilar estratégico para a tomada de decisões.

É possível otimizar atividades burocráticas e operações manuais para que os profissionais possam se dedicar a questões mais complexas.

Dessa forma, o contador assume o papel de um consultor empresarial. Ele pode analisar não apenas a situação e as perspectivas do negócio sob o prisma fiscal e tributário, mas também com o olhar de quem tem grande familiaridade com finanças e custos.

Mas, devido uma rotina atribulada e a uma montoeira de papéis, essa virada de jogo nem sempre é possível. Não adianta tentar ampliar o escopo de sua assessoria sem antes organizar a casa.

Por isso, é preciso aprimorar a gestão do tempo. A seguir, reunimos dicas práticas, métodos e ferramentas para melhorar a gestão de tempo na sua empresa contábil.

Gestão de tempo em uma empresa contábil: é hora de acelerar

gestão de tempo em um escritório de contabilidade sofreu uma grande revolução nas últimas décadas.

Antes da era digital, o papel do contador se concentrava muito no cumprimento de obrigações fiscais e tributárias.

Era difícil e demorado coletar, organizar, armazenar e transmitir todas as informações das empresas ao fisco.

Eram necessárias muitas mãos para processos repetitivos, lentos e operacionais.

Mas as empresas contábeis de hoje contam com um aparato digital para acelerar sua rotina, ocupar menos tempo com atividades operacionais, minimizar a margem de erro e se concentrar em questões estratégicas, em um papel de constante diálogo com o cliente.

Mas como otimizar tudo isso? Como poupar ainda mais tempo com processos repetitivos e ampliar o leque de serviços ao cliente?

É aí que entra a importância da gestão de tempo. Sem ela, é praticamente impossível gerenciar tantos dados e ainda analisá-los com pensamento estratégico.

Em uma empresa contábil, a gestão de tempo passa, principalmente, pela automatização de tarefas repetitivas e burocráticas, como veremos adiante. Isso poupa muito trabalho do profissional, que pode dedicar um tempo maior para a interpretação de dados e, consequentemente, para o suporte ao cliente.

Tenha em mente que negócios de contabilidade que não lidarem bem com o tempo perderão cada vez mais espaço no mercado, já que uma má organização das horas de trabalho pode resultar em uma atuação sem foco no crescimento e no longo prazo.

Claro que, além disso, toda empresa que investe na gestão de tempo ganha produtividade de um modo geral, tornando os colaboradores mais ágeis e eficientes.

Agora, que tal ver algumas maneiras de gerenciar melhor o tempo na rotina de uma empresa contábil?

Ferramentas para a gestão de tempo

Como vimos, a gestão de tempo na era digital depende de ferramentas de automatização. Existem centenas delas, que podem se aplicar a diferentes casos.

Abaixo, organizamos quatro ações principais para você organizar sua rotina e separamos algumas ferramentas importantes em todo esse processo:

1. Identifique erros na gestão de tempo

Antes de criar uma estratégia de gerenciamento do tempo, é preciso identificar quais são os principais problemas relacionados a ele. Quais atividades ficam de fora da rotina produtiva? Quais processos poderiam ser feitos mais rapidamente ou automatizados? Existem fatores externos que prejudicam a produtividade?

Pense, portanto, em todas as atividades e demandas de sua empresa e como são realizadas todas as tarefas do dia a dia. Há caminhos para acelerar esses processos? Todas essas ações assinaladas são de fato necessárias? Quanto retorno você tem por cada uma das tarefas?

Além de criar uma lista, vale conversar com seus colaboradores. Esse espaço para o diálogo e para o feedback pode render insights valiosos para que a rotina da empresa seja otimizada. Como eles estão encarando cada uma daquelas tarefas no dia a dia, eles serão as melhores fontes para esclarecer os gargalos da produção.

Ferramentas

Rescue time: esta ferramenta ajuda a monitorar como o seu tempo é gasto toda semana. Talvez você se surpreenda ao ver quantas horas são despendidas com tarefas que não produzem crescimento para sua empresa.

Planilhas: planilhas online ajudam a anotar todas as ideias e tarefas e, depois, atualizá-las e, se for do seu interesse, compartilhá-las. As planilhas do Google e da Microsoft são duas boas opções.

Formulários: existem diversas ferramentas que oferecem formulários online, que podem servir de questionário para que seus colaboradores expressem pontos importantes de atenção na gestão de tempo.

Tarefas e lembretes: as ferramentas de tarefas e lembretes estão por todos os lados, inclusive integradas em muitas plataformas de e-mail. Mesmo assim, apesar de sua importância e utilidade, nem todo mundo usa. Lembre-se: o uso constante e não monitorado do seu e-mail costuma ser um dos gargalos do tempo no escritório. Por isso, se você fica se mandando e-mails para alertar de tarefas e compromissos, vale repensar o método.

2. Planeje as rotinas da empresa

Muitas empresas não possuem rotina de trabalho e, por isso, alguma demanda pode ficar esquecida. É por isso que fazer o planejamento das atividades, como burocracias, prazos e reuniões com clientes, é tão importante.

Ao visualizar todos os processos a serem feitos ao longo do mês, é possível organizar o tempo com mais calma. A dica é utilizar um gerenciador de tarefas online, no qual toda a equipe possa ter acesso aos projetos e acompanhar seu andamento.

Ferramentas

Gestão de tarefas e projetos: na gestão de tarefas da equipe, você pode usar o Trello ou o Runrun.it. Nesses softwares, você organiza as tarefas e os projetos em cards e pode movê-los para que todos os membros acompanhem e monitorem os avanços no desenvolvimento.

Calendário online: reuniões podem ser assinaladas em um calendário online, como o do Google, para que você tenha uma visão ampla de sua semana e do seu mês, de forma fácil e prática. O calendário pode ser usado também para assinalar compromissos periódicos – aquele tipo que nem sempre está no seu radar e que pode ficar de fora do seu controle do tempo.

Planilhas na nuvem: se não quiser usar um software específico, pode adotar o Google Drive, por exemplo, para criar planilhas de controle de tarefas e de projetos. No Drive, você pode ainda manter todos os arquivos digitais na nuvem, com maior segurança e maior facilidade de colaboração. Para quem usa o pacote Office, há uma versão de todos os aplicativos na nuvem.

3. Automatize o máximo possível

Como mencionamos antes, a automatização é uma grande aliada das empresas contábeis, pois ela permite que o profissional se dedique mais ao seu papel estratégico.

Assim, vale retomar os itens do passo número 1 e descobrir quais deles podem ser automatizados.

Ferramentas

Para que as ferramentas façam sentido para o seu caso, vamos dividi-las em alguns grupos.

Integrações de e-mail com tarefas: existem integrações de e-mail que desencadeiam ações automaticamente em softwares de gestão de tarefas. Com a aplicação de algumas regras, você pode determinar que qualquer e-mail com certo título ou certas informações apareça em um painel de tarefas, para que elas sejam compartilhadas com colegas ou organizadas da melhor forma dentro de sua semana.

Integrações de e-mail com orçamentos: você também pode automatizar o recebimento de pedidos de orçamento pelo site para que o cliente receba na hora uma confirmação e que você receba os dados dele de forma organizada, em um card no sistema de gestão ou em uma plataforma de leads.

Otimização da informação: além da automatização tecnológica, você pode também se antecipar às dúvidas mais frequentes dos seus clientes, para não perder tempo quando elas se surgirem. Faça uma lista de questões e guarde na nuvem as respostas. Exemplos: qual é o processo para cadastro da empresa do cliente na prefeitura de São Paulo, como emitir nota fiscal para anúncios do Facebook, etc.

4. Organize o trabalho na nuvem

Como você viu, boa parte do trabalho de gestão do tempo de uma empresa contábil na era digital pode ocorrer na nuvem, em sistemas de armazenamento e colaboração do Google, da Microsoft, entre outros. Existem vários motivos para usar esse recurso:

  • Colaboração fácil em arquivos de texto, apresentações e planilhas
  • Armazenamento seguro, que não depende de mídia física
  • Facilidade de organização dos dados, que podem ser encontrados de diversas formas.

Se você ainda armazena arquivos no computador e, de vez em quando, não sabe onde colocou alguma pasta, vale a pena repensar sua estratégia e migrar para a nuvem. Você pode economizar muito, muito tempo.

Ferramentas

Ganhe tempo com a ContaAzul

Todas essas automatizações acima vão simplificar muito a sua vida.

Mas uma delas, por si só, pode reduzir drasticamente o tempo que você perde no processamento, na coleta e na apuração de dados, pode eliminar o retrabalho e ainda garantir que você consiga assumir de vez o papel de parceiro estratégico da empresa: a ContaAzul.

Com a adoção de uma plataforma como a ContaAzul, você oferece ao seu cliente um controle eficiente de custos e finanças e recebe todas as informações tributárias e fiscais automatizadas. Dessa forma, quem se responsabiliza pela inserção dos dados é o próprio cliente.

Para você, essa mudança na gestão de tempo significa uma revolução no seu sistema produtivo e um potencial incrível para captação de novos clientes.

Para a empresa, a ContaAzul significa não apenas a facilidade da integração dos dados fiscais e financeiros, mas também uma visão estratégica de seu negócio, que será possibilitada não apenas pelo software, mas pelo acompanhamento do seu parceiro estratégico, o contador.

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Gabriel Manes

Gabriel Manes é Coordenador de Marketing do ContaAzul para Contadores. Tem pós-graduação em Estratégias Digitais, Redes e Mídias Sociais pela Sustentare Business School.

Via ContaAzul

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